10 manieren om op printkosten te besparen

Gemiddeld gaat 15% van het IT budget naar printen. Is dat wel écht nodig en hoe verminder je deze kostenpost? 10 manieren waardoor je fors kunt besparen.

144
0

Bij een gemiddeld bedrijf wordt 15% van het totale IT budget verbruikt door printkosten. Vaak is dat (deels) onnodig en kun je deze kostenpost fors terugdringen. Tien concrete manieren waarop je direct kunt gaan besparen op het maken van prints:

1. Gedecentraliseerde printbenodigdheden
Niemand wil zonder toner komen te zitten. Daarom is het belangrijk om genoeg op voorraad te hebben. In veel organisaties is het probleem dat bestellingen ad-hoc worden uitgevoerd. Dit gebeurt zonder enige algemene controle of toezicht. Dat betekent dat printkosten uit de hand kunnen gaan lopen.

Oplossing: Centraliseer, standaardiseer en automatiseer je leveringen.

2. Goedkope printers
Dit is een nog veel duurder probleem dan het vorige. Het begint wanneer een afdeling of een individu beslist dat ze een extra printer nodig hebben, en dan kiezen voor een goedkope printer. Helaas kan goedkoop op de lange termijn zeer kostbaar zijn. Mensen bestellen dure  supplies afzonderlijk. Ook gebruiken zij uiteindelijk hun printer niet optimaal.


15% van het IT budget gaat naar printen


Oplossing: Centraliseer en standaardiseer je printers, voor lagere kosten, beter toezicht en verhoogde productiviteit.

3. Afdrukken in kleur als dat niet nodig is.
Uit onderzoek blijkt dat 69% nieuwe ideeën beter begrijpt wanneer documenten in kleur zijn afgedrukt. Documenten hebben meer attentiewaarde met kleur. Dit heeft voordelen bij bijvoorbeeld offertes. Maar niet elke afdruk hoeft in kleur te zijn. Toch wordt er vaak geen toezicht gehouden wie wat in kleur print met onnodige kosten als gevolg.


69% begrijpt documenten in kleur beter.


Oplossing: Stel een printbeleid op en stel automatisch in wie in kleur mag printen.

hoe je bespaard op printkosten4. Printers op de verkeerde plaats
Als printers op de verkeerde plaats ingezet worden, moeten gebruikers verder lopen naar de dichtstbijzijnde printer dan ze eigenlijk zouden moeten. Het kan dan zijn dat ze hierdoor in de rij moeten staan, omdat de printer vrijwel altijd in gebruik is. Werknemers zijn dan minder productief en minder tevreden. Bovendien kan het zo zijn dat veel mensen naar de dichtstbijzijnde printer lopen, waardoor deze (onevenredig) veel gebruikt wordt.

Oplossing: Scan je printomgeving (of laat dit doen). Zo kun je zien welke printers, op welke tijden het vaakst worden gebruikt. Waardoor je de juiste printer kan inzetten op de juiste locatie.

5. Frequente telefoontjes naar IT-support
Gemiddeld zijn tussen 40 en 60% van de servicevragen print-gerelateerd. Breng de kosten per telefoongesprek in kaart en je ziet al snel de ‘verborgen’ kosten. Goedkope printers worden alleen maar duurder op het moment dat de gebruikers tegen moeilijkheden aanlopen en ze IT-support bellen. Onnodige ingewikkelde processen (zoals mobiel printen zonder makkelijk te gebruiken print apps) kunnen ook het aantal telefoontjes vergroten.

Oplossing: Standaardiseer en update je printpark en vereenvoudig je processen.

6. Niet opgehaalde printopdrachten
Naar schatting wordt circa 25% van de printopdrachten nooit opgehaald. Dat betekent onnodige printkosten door verspilde toner en papier. Om nog maar te zwijgen over de vertrouwelijkheid van documenten, die onbeheerd op de printer blijven liggen.

Oplossing: Laat gebruikers printen met een pincode of andere authenticatie methode.


25% van geprinte documenten wordt nooit opgehaald


7. Afnemende productiviteit van de werknemers
Dit is één van de grote verborgen kosten van een printomgeving die niet is geoptimaliseerd. Gemiddeld worden 3,250 manuren per jaar verspild voor printopdrachten bij bedrijven met meer dan 250 mensen. Werknemers verliezen gemiddeld 488 uur productiviteit door te wachten op de printerservice of supplies.

Oplossing: Vereenvoudig en optimaliseer je afdrukomgeving en -processen.

Besparen op printkosten8. MFP’s die ‘alleen maar printers’ zijn
Multifunctional printers (MFP’s) zijn veel meer dan simpelweg printers. Ze hebben de mogelijkheid om geavanceerde documentstromen te verwerken en ingewikkelde taken te vereenvoudigen. En hierdoor het leven van haar gebruikers te vergemakkelijken. Dit kan veel tijd en printkosten besparen.

Oplossing: Gebruik geavanceerde MFP-technologie om workflows te automatiseren, zodat jij efficiënter en productiever kan werken.

9. Geen mobiele / cloud oplossing
In de tijd van BYOD (Bring Your Own Device) verwachten medewerkers snel en gemakkelijk te kunnen printen van zijn/haar Cloud-omgeving (zoals Dropbox, MS Office 365 of Google apps). Vanaf elk apparaat naar de dichtstbijzijnde printer. Als dat niet het geval is, kan het zo zijn dat ze een app downloaden van derden en zo jouw netwerkbeveiliging in gevaar brengen.

Oplossing: Verbind je printers met een mobiele / cloudoplossing om mensen overal, op elk gewenst moment, van elk apparaat te laten printen.

10. Doe het niet alleen
Het selecteren van de meest kostenefficiënte printers en het beheren van je printomgeving kan veel meer tijd, moeite en middelen kosten dan je zou denken. Het kan je op het verkeerde been zetten, met grote verborgen kosten onder aan de streep. Het uitbesteden van je printmanagement naar een partner kan de beste stap zijn die je maakt. Hierdoor kun je print-gerelateerde kosten tot 30% verminderen. Je hoeft alleen maar met één persoon contact te hebben die leveranciers beheert, leveringen verwerkt, een gedetailleerd inzicht heeft in jouw afdrukomgeving, uitgebreide ondersteuning biedt en de ‘best practices’ van andere bedrijven toepast.

Oplossing: Zoek een partner van Managed Print Services (MPS) die je helpt de huidige omgeving te evalueren en te plannen voor (alleen) de omgeving die jij in de praktijk daadwerkelijk nodig hebt. Nog meer inzicht krijgen printkosten? Lees ook dit artikel.

Downloads bij dit artikel

Marcel Kleintjens Less paper office, paperless office, MPS

"De paperless office heeft veel voordelen, maar is niet altijd realistisch vandaag de dag. Ik maak me sterk voor een 'less paper office'. Oftewel een invulling van printbehoeften, die gericht is op zowel het heden als de toekomst."

Reageer ook

Reacties 0


Reageer

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Reageer ook