3 kostenbesparende tips voor MKB’ers

De economie zit weer in de lift en deze groei geeft veel bedrijven weer vertrouwen in de toekomst. Toch is het belangrijk om als MKB’er je uitgaven eens onder de loep te nemen. Hoe doe je dit? Lees hier 3 tips waarop MKB’ers kosten kunnen besparen.

160
0

We lezen het overal om ons heen, de economie draait op volle toeren en bedrijven zitten weer in de lift. In sommige branches is er zelfs alweer een personeelstekort. Ondanks deze voorspoedige economische boodschap, is het voor veel MKB bedrijven nog steeds zaak om op de kosten te letten. In deze blog 3 eenvoudige manieren waarop MKB’ers kosten kunnen besparen.

Voor ondernemingen in het MKB is het tijd om toe te treden tot de gelederen van grootzakelijke organisaties welke al gebruik maken van technologie die hen helpt om kosten te besparen. Er zijn 3 gebieden waar je eenvoudig kunt starten:

  • Verbeteren van papier- en document management
  • Verminderen van reistijd
  • Uitbesteden van sommige IT zaken
  1. Verminder papier kosten

Veel MKB’ers vertrouwen nog op papieren processen, omdat dat van oudsher zo gegroeid is.MKB Alhoewel dit zeker niet altijd een slechte keuze is, zijn er aan papieren processen veel kosten verbonden. Denk bijvoorbeeld aan de kosten voor het papier, de printer en de verbruiksmaterialen. Als documenten eenmaal gecreëerd en geprint zijn, moeten ze ook nog gedistribueerd, opgeslagen, verstuurd en uiteindelijk veilig gerecycled worden. Hiervoor zijn archiefkasten, portokosten en medewerkers nodig. Deze laatste speelt daarnaast een belangrijke rol als er informatie teruggezocht moet worden.

Documenten digitaliseren

Eenmaal gedigitaliseerd, kun je de informatie in de documenten voor je laten werken. Medewerkers kunnen eenvoudig informatie zoeken en daarna lezen, bewerken, delen en zelfs printen. Door middel van diensten in de cloud kan dit proces zelfs tijd- en locatie onafhankelijk gedaan worden.

De uitdaging van het digitaliseren van documenten is een goede voorbereiding. Het is belangrijk een duidelijk plan op te stellen waarbij duidelijk wordt wat je wil digitaliseren (alleen nieuwe stukken, of ook archieven), hoe je de informatie/documentatie wilt opslaan en hoe je de informatie terug wil vinden. Betrek hierbij een gespecialiseerde partij om je te begeleiden, en ook een partner die kan zorgen voor een gebruiksvriendelijke maar vooral veilige (cloud) omgeving om je documenten in op te slaan.

Werkprocessen digitaliseren

Wanneer je documenten gedigitaliseerd zijn, is het zaak om te kijken of je je werkprocessen kunt digitaliseren. Het heeft immers geen zin al je documenten te digitaliseren, om vervolgens alle processen op papier door te laten lopen. Om dit te bewerkstelligen is het belangrijk te inventariseren hoe de huidige processen nu lopen en welke documenten daarbij horen. Vervolgens is het verstandig te kijken naar digitale content- en/of document management systemen en workflow automatiserings tools die deze papieren rompslomp beter handelbaar kunnen maken. Hanteer hierbij het credo: “Minder papier, meer productiviteit & minder kosten”.

Printerpark optimaliseren

Het is onmogelijk om in één keer de omslag te maken naar een volledig papierloze omgeving. De kans is echter groot dat je je huidige printerpark kunt optimaliseren. Kijk goed naar welke printbehoefte er is en faciliteer die zo optimaal mogelijk. En vergeet de scan- en digitaliseermogelijkheden van machines niet, deze dragen bij aan een zo effecient mogelijk proces.

2. Reistijd-en kosten reduceren

Reizen is voor sommige werknemers onontkoombaar, maar het is helaas vaak inefficient. Zelfs met met alle mobiele technologie (smartphones, WiFi, etc.) beschikbaar verliezen medewerkers nog steeds tijd als ze reizen. Bovendien kost het reizen geld. Dankzij tools en diensten die ook voor het MKB betaalbaar zijn kan reizen echter in veel gevallen vermeden worden.

Smartphones, tablets, notebooks en desktops kunnen niet alleen voice en video conference calls faciliteren, ze kunnen ook gebruikt worden voor ‘remote desktop acces’. Hiermee kun je een device vanaf een ander apparaat controleren/overnemen, maar je kunt ook eenvoudig anderen op afstand mee laten kijken op je scherm. Apps en managed cloud diensten hiervoor zijn beschikbaar en prima betaalbaar. Audio en video conference calls kunnen net als remote acces, niet alleen ingezet worden voor meetings, maar ook voor klantenservice, administratie, opleiding en andere zakelijke activiteiten.

MKB

Activiteiten waar grote(re) groepen bij betrokken zijn kunnen profiteren van de mogelijkheden die videovergaderen biedt. Afhankelijk van hoe frequent je wil samenwerken op afstand kan videovergaderen verschillende oplossingen bieden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een groot scherm in een vergaderruimte of een ‘telepresence’ meeting in ruimtes voorzien van levensgrote videowalls, camera’s microfoons en speakers, interactive whiteboards en verlichting.

Ook het MKB gebruikt meer computer technologie dan ooit tevoren. Medewerkers -en klanten- willen dat informatie 24/7 beschikbaar en bereikbaar is zonder concessies te doen aan de veiligheid van hiervan. Dit kan een hele uitdaging zijn, zeker met de toegenomen mobiliteit van medewerkers. Zeker voor organisaties met beperkte eigen IT resources, of helemaal geen eigen IT resources.

Bang dat jouw kleine organisatie niet kan omgaan met dit soort activiteiten? Dat is niet nodig! Er zijn genoeg partijen met IT en AV experts die je hierbij kunnen helpen.

  1. Beheerskosten verlagen

Ook het MKB gebruikt meer computer technologie dan ooit tevoren. Medewerkers -en klanten- willen dat informatie 24/7 beschikbaar en bereikbaar is zonder concessies te doen aan de veiligheid van hiervan. Dit kan een hele uitdaging zijn, zeker met de toegenomen mobiliteit van medewerkers. Zeker voor organisaties met beperkte eigen IT resources, of helemaal geen eigen IT resources.

De oplossing? Een Managed Print Service. Hiermee kun je alles wat te maken heeft met je printomgeving optimaliseren en beheren om daarmee tijd en kosten te besparen. Het gaat hierbij over hardware zoals printers en copiers, maar vooral over de de manier waarmee je daarmee zo effectief, efficient en veilig mogelijk kunt werken. Zo hoef je bijvoorbeeld niet meer na te denken over levering van toners of afhandeling van servicemeldingen en updates, dat gaat namelijk automatisch. Ook mobiel printen is een van de vele mogelijkheden die MPS biedt. Een Managed Print Service helpt om ruimte in je agenda te creëeren en kosten te verlagen.

Alleen doen? Nee, bel de expert!

Of het nu gaat om document management, online vergaderen of digitalisering, je staat er niet alleen voor. Je organisatie genereert ook niet zijn eigen energie, bouwt niet zelf aan bezorgauto’s of teelt zijn eigen koffiebonen (tenzij je actief ben in deze business natuurlijk). Hoe meer je kunt uitbesteden aan experts, hoe meer je kunt focussen op je kernactiveiten. Lees meer in ons stappenplan Makkelijk, veilig en betaalbaar printen.

Marcel Kleintjens Less paper office, paperless office, MPS

"De paperless office heeft veel voordelen, maar is niet altijd realistisch vandaag de dag. Ik maak me sterk voor een 'less paper office'. Oftewel een invulling van printbehoeften, die gericht is op zowel het heden als de toekomst."

Reageer ook

Reacties 0


Reageer

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Reageer ook