nieuwe printer

4 eigenschappen die jouw nieuwe printer moet hebben

Behoeftes rond kantoorinrichting en faciliteiten vanuit medewerkers veranderen continu. Oók de rol van print. Hoe richt je jouw printpark toekomstbestendig in? Ik help je op weg met de belangrijkste zaken die niet mogen ontbreken.

143
0

Het vergt tegenwoordig best wel wat inspanning om de inrichting van jouw organisatie up-to-date te houden. Moderne bedrijven zijn meer dan ooit op zoek naar oplossingen die de productiviteit verhoogt en toekomstbestendig is. Dus als het goed is ook niet naar een willekeurige nieuwe printer. Met een moderne multifunctionele printer (MFP) kun je niet alleen printen, scannen en kopiëren, maar nog veel meer. Ik help je met dit artikel graag op weg.

Zo kun je vanaf de MFP scannen en het gedigitaliseerde document rechtstreeks op de plaats van bestemming zetten of een werkproces (bijv. facturatie) inschieten. Met de moderne technologie kun je dus kennis en informatie uitwisselen en efficiënt samenwerken met collega’s en klanten.

1. Toekomstbestendig
Jouw volgende MFP moet een volwaardige ’assistent’ zijn waarmee je een breed scala aan processen vereenvoudigt of automatiseert en waarmee je de hele organisatie op een nieuwe manier laat werken.

Tegenwoordig werken we mobieler dan ooit tevoren. We werken op afstand of op onze eigen apparaten (BYOD, bring your own device) en een MFP moet de dynamiek van zo’n moderne werkplek moeiteloos kunnen bijbenen. De meeste moderne MFP’s zijn voorzien van diverse mogelijkheden om vanaf smart devices te printen of te scannen. Bijvoorbeeld door standaard apps, maar ook oplossingen om tegoeden toe te kennen of mobiel betaald te printen. Daarnaast hebben veel MFP’s nu een touchscreen of een tabletachtige interface waarmee je het apparaat kunt bedienen zoals je dat gewent bent van je smartphone. Dus eenvoudig door middel van een paar tikjes en swipes kun je aan de slag.

efficient printen mfp2. Zuinig
Natuurlijk kijk je bij je zoektocht naar een MFP naar de aanschafkosten. Maar bedenk wel dat je volgende MFP een aantal jaar meegaat. Je wilt niet de hele tijd met hoge gebruikskosten opgescheept zitten. Houd daarom goed rekening met de volgende zaken:

Verbruiksartikelen
Printers kunnen flink hard door je voorraad toner en andere verbruiksartikelen gaan, zoals nietjes – tenzij je natuurlijk een model hebt dat nietloos kan nieten. Als je de juiste printer kiest, heb je ook minder vaak nieuwe verbruiksartikelen nodig. Je kunt de voorraad zelfs automatisch laten aanvullen. De meeste MFP’s worden met behulp van een service-contract aangeschaft, waarbij de gebruikskosten (de kosten voor supplies, onderhoud etc.) worden meegenomen in de zogeheten CPP (cost per page). De afnemer ontvangt vervolgens periodiek een factuur, op papier of digitaal.

Service
Als je voor aanschaf een goede inventarisatie van de requirements maakt, is de kans veel kleiner dat je uiteindelijk technische ondersteuning voor je MFP nodig hebt. En als je al ondersteuning nodig hebt, zorg er dan voor dat deze ‘op maat’ beschikbaar is. Bijvoorbeeld door instructievideo’s, op afstand mee te kijken op de machine en niet te vergeten de juiste responsetijd. Je leverancier kan een servicecontract voor je opstellen dat perfect aansluit op de behoeften van je bedrijf. Daarnaast hoort de leverancier te beschikken over gekwalificeerde service engineers die ervoor zorgen dat je MFP, en daarmee je organisatie, op volle toeren blijft draaien.

3. Productief
Productiviteit draait niet alleen om zo snel mogelijk werken. Staar je daarom niet blind op fraaie cijfers over de pagina’s per minuut van een MFP. Je haalt immers een multifunctioneel apparaat in huis dat kan scannen, printen, kopiëren en faxen. Dat levert heel veel meer productiviteit en efficiëntie op, omdat je collega’s voortaan voor al deze taken bij één apparaat terecht kunnen. Moderne MFP’s kunnen op allerlei manieren de productiviteit verhogen. Denk maar aan:

Afwerking
Veel MFP’s kunnen documenten op allerlei manieren afwerken. Ze kunnen documenten voor je perforeren, nieten, binden, vouwen of tot een boekje maken. Door dit allemaal op 1 machine automatisch te kunnen doen, bespaar je tijd om documenten handmatig af te werken.

Scannen
Met een MFP die snel en eenvoudig documenten kan scannen, hebben je collega’s minder vaak geprinte documenten nodig. Als je een document eenmaal hebt gescand, kun je het gemakkelijk opslaan en delen met zo veel mensen als je maar wilt. Bovendien zorgt de OCR-functionaliteit (automatische herkenning van data) ervoor dat je informatie makkelijk en snel terug kunt vinden.

Documentserver
De meeste moderne MFP’s zijn standaard voorzien van een grote harde schijf waarop je allerlei bestanden kwijt kunt. Dat kunnen niet alleen standaarddocumenten of sjablonen zijn, maar ook documenten die medewerkers zelf hebben gedigitaliseerd, zodat ze die naar collega’s kunnen sturen.

Uitgebreide verbinding
Moderne MFP’s zijn steeds vaker voorzien van bluetooth, NFC en andere draadloze verbindingsmogelijkheden. Daardoor kun je documenten rechtstreeks naar de printer sturen en soms ook gescande documenten direct ophalen zonder dat je telkens verbinding hoeft te maken met het bedrijfsnetwerk. Zo kunnen collegas in de buitendienst als ze op kantoor aanwezig zijn met behulp van een telefoon of tablet gebruikmaken van de MFP. Maar ook gasten kunnen zo van de MFP gebruik maken.

Werkproces
Geavanceerde MFP’s bieden vaak de mogelijkheid om verschillende oplossingen te integreren en zo de algehele werkwijze van het bedrijf naar een hoger niveau te tillen. Je kunt daardoor bijvoorbeeld gemakkelijk documenten opslaan en delen, het printerpark en de apparaten zelf beheren, de uitvoeropties aanpassen, de beveiliging goed afstellen en het apparaat verbinden met de cloud.

milieuvriendelijk printen4. Milieuvriendelijk
Steeds meer bedrijven hanteren een actief beleid wat betreft hun maatschappelijke verantwoordelijkheid. Alles wat een bedrijf doet, is van invloed op de duurzaamheidsreputatie van dat bedrijf. Daarom doe je er goed aan om tijdens de zoektocht naar je volgende MFP rekening te houden met de volgende zaken:

Energy Star V2.0-certificering
Energy Star is een Amerikaans programma, geheel op vrijwillige basis, van het Environmental Protection Agency. Bedrijven en particulieren kunnen met het programma geld besparen en het milieu beschermen door in te spelen op energiezuinigheid. Je volgende MFP heeft op zijn minst deze certificering nodig. Op de website van Energy Star vind je welke producten deze certificering dragen.

Het Blue Angel Environmental-label (BAM)
In totaal hebben zo’n 12.000 milieuvriendelijke producten en diensten van ongeveer 1500 bedrijven het Blue Angel Eco-label ontvangen. Dit milieukeurmerk is opgezet door de Duitse overheid, met als doel mens en milieu te beschermen. De norm is heel precies gedefinieerd, is onafhankelijk en staat al meer dan 35 jaar bekend als een goede richtlijn voor wie milieuvriendelijke producten wil kopen. Op de website van de Blue Angel vind je kantoorproducten met een BAM-certificering.

In het artikel 10 tips om bewuster te printen lees je meer tips om milieuvriendelijker te printen.

Downloads bij dit artikel

Marcel Kleintjens Less paper office, paperless office, print, MPS

"De paperless office heeft veel voordelen, maar is niet altijd realistisch vandaag de dag. Ik maak me sterk voor een 'less paper office'. Oftewel een invulling van printbehoeften, die gericht is op zowel het heden als de toekomst."

Reageer ook

Reacties 0


Reageer

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Reageer ook