5 tekenen van informatie overload

Verdrinkt u in een zee aan informatie? Deze vijf tekenen geven aan dat u met te veel informatie te maken heeft. Inclusief tips voor een betere werk-privé balans.

902
0

Verdrinkt u in een zee aan informatie? Deze vijf tekenen geven aan dat u met te veel informatie te maken heeft. Inclusief tips die de informatie overload helpen te verminderen.

Is de werk-privébalans ver te zoeken?
Als u nooit de deur uit gaat zonder uw werkmail in de gaten te houden en u iedere vrije minuut gebruikt voor het obsessief controleren van uw berichtenbox, pas dan op. Mogelijk bent u dan verslaafd aan data. Nu hoeft dat natuurlijk niet het geval te zijn, maar wellicht is het een gewoonte die u graag afleert. Maar hoe doet u dat? Eén manier is door simpelweg uw telefoon niet op tafel te leggen. Dit is de makkelijkste manier om binnenkomende berichten en telefoontjes te negeren. Die kunnen vaak wel even wachten. Een andere manier om afstand tot uw inbox te creëren, is door vaste tijden te hanteren waarop u niet beschikbaar bent voor werkgerelateerde zaken.

TIP: Neem even letterlijk afstand van uw telefoon en ga een eindje lopen. En als u een iPhone heeft, gebruik dan de ingebouwde Do Not Disturb-functie van iOS7.

Lijkt uw mailbox overvol?
Wordt u elke dag geteisterd door meer dan 300 nieuwe  e-mails? Als dat het geval is, dan zou u echt eens moeten beginnen met het prioriteren en categoriseren van uw berichten. Vind een manier waarop u ze snel en efficiënter kunt afhandelen. Hint: de Delete-toets kan uw beste vriend zijn. Gebruik mappen en verplaats minder belangrijke berichten naar die mappen: deze kunt u op een later tijdstip afhandelen. Maar wat als later er nooit van komt? Goed nieuws: dan hoeft u helemaal niets meer met deze berichten te doen! En onthoudt: verschillende werknemers communiceren op verschillende manieren.

TIP: Lees Mark Hurst’s (eBook) Bit Literacy en lees vooral zijn “zero inbox”-strategie eens door. Veel e-mails kunnen een bijverschijnsel zijn van hoe u communiceert met collega’s. Soms is het makkelijker om de telefoon te pakken of iemand een chatberichtje te sturen. Dit voorkomt een volstromende inbox met replies.

Een eindeloze to-do-list?
Ieder uur een of meerdere reminders? De idealie to-do-list is in een paar uur af te tikken. Handel snel op te lossen zaken direct af. En gebruik de mailbox als een reminder voor grotere projecten of taken die voltooid moeten worden.

TIP: Gebruik één reminder-programma en houdt die goed bij, net als uw mailbox. Met sommige cloud-oplossingen, zoals Basecamp, kunnen teams samenwerken via een gedeelde online omgeving die gekoppeld is aan hun smartphone, zodat ze taken en projecten ook op afstand kunnen bijhouden.

Is het tijd om uw rommelige desktop op te ruimen?
We hebben het hier over uw virtuele desktop, al kunt u natuurlijk ook uw bureau opruimen. Ziet uw desktop eruit als één van deze voorbeelden?

Hoe kunt u hier iets terugvinden? Desktops als deze komen de productiviteit niet bepaald ten goede. Gebruik, net als voor uw e-mails, mappen om items te ordenen in categorieën, zodat u ook daadwerkelijk kunt vinden wat u nodig heeft, wanneer u het nodig heeft.

TIP: Meestal zijn desktops zoals deze het gevolg van werknemers die moeten navigeren door een ingewikkelde mappenstructuur van de gedeelde servers van het bedrijf. Houd uw mappenstructuur eenvoudig en maak snelkoppelingen aan die linken naar de meestgebruikte mappen door deze mappen te verslepen naar uw ‘Favorieten’.

Geeft u de voorkeur aan een bepaald communicatiemiddel?
E-mail als voornaamst communicatiemiddel is ingeburgerd, maar dat kan anders zijn in uw organisatie. Het belangrijkste is dat u nooit té beschikbaar moet zijn door op alle telefoontjes, Facebook-, chat-, sms-, Whatsapp- en e-mailberichten te reageren die gedurende een werkdag binnenkomen.

TIP: Kies één communicatiemiddel en probeer uw collega’s te laten weten dat dit de beste manier is om in contact te komen met u, zodat zij niet meerdere berichten hoeven te versturen om u te vinden.

Meer ideeën voor een betere werk-privé balans? Bestel of download het gratis inspiratieboek Work. Live.

Downloads bij dit artikel

  • Inspiratieboek Work. Live.Inspiratie

    Download gratis het e-book Work. Live. met heel veel inspiratie om anders te werken en beter te leven.

  • 9 tips voor nog slimmer werken van Gerald EsserseBook

    Alles moet goedkoper, sneller en beter en dan ook nog het liefst gisteren. Iedereen is gewend aan snelle service en korte productie- of doorlooptijden. Dat vraagt wat van ondernemers. Ook het vinden van de juiste balans tussen werk en privé wordt steeds lastiger. In dit gratis e-book deelt expert Gerald Essers zijn tips.

Redactie WerkTrends Blaast dit platform dagelijks leven in

"Wij geloven in kennisdelen en verbinden. Zowel on- als offline. We brengen dit in de praktijk door nieuws, tips en inzichten te publiceren die het samenspel tussen werken en leven voor zowel mensen als bedrijven leuker, beter en efficiënter maakt."

Reageer ook

Reacties 0


Reageer

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Reageer ook