5 vragen over scannen

Scanning heeft ervoor gezorgd dat het gebruik van MFP’s enorm veranderd is. De evolutie van de productcategorie ‘Multi-Functionele Printer’ naar ‘Multi-Functioneel Device’ onderstreept deze verandering.

82
0

Output (het geprinte document) is niet langer de belangrijkste functie van het apparaat maar input. Veel gebruikers scannen namelijk meer dan dat ze printen/kopiëren. In welke branche je je ook bevindt, de kans is groot dat je bekend bent met de kansen en uitdagingen die scannen met zich meebrengt.

Waarom scannen?

Zoals in de beroemde TED talk van Simon Sinek is het belangrijk om met de ‘waarom-vraag’ scannente beginnen als het gaat om scanning. Vragen zoals onderstaande kun je bediscussiëren met je leverancier. De antwoorden hierop moeten de fundering zijn bij het bepalen van de juiste oplossing (hardware, software en diensten) voor jouw situatie.

  • Waarom wil je gaan scannen?

Als je gaat scannen om te voldoen aan wet-/regelgeving en compliance, zullen je behoeften heel anders zijn dan wanneer je dat gaat doen om samenwerking te faciliteren. Scan-kwaliteit, connectiviteit, veiligheid en workflow functionaliteit zijn een aantal facetten waar je rekening mee moet houden.

  • Wat ga je met de gescande documenten/informatie doen?

Worden de gescande documenten bewerkt? Dan is het raadzaam om gebruik te maken van een OCR oplossing. Deze converteert het gescande plaatje naar een bewerkbaar document-format. Gaat het gescande document een werkproces in? Kijk dan naar de mogelijkheden die het workflow pakket biedt op het gebied van data-input en koppelingen.

  • Waar wordt de digitale informatie opgeslagen?

De Cloud is niet zomaar een ‘buzz’ woord. Het is een kosten-effectief en efficient alternatief voor lokale opslag. Veel moderne MFP’s zijn ‘smart’, en kunnen makkelijk koppelen naar vele cloud-bestemmingen.

  • Hoe ga je informatie terugvinden?

Een bestand digitaal maken is leuk, maar als je informatie niet op een structurele wijze opslaat is het terugvinden van informatie eigenlijk hetzelfde als in een grote papieren archief; document voor document nakijken totdat je vindt wat je zocht. Zorg ervoor dat je gescande documenten simpel, snel en effectief indexeert en opslaat om de informatie snel te vinden en efficienter te kunnen werken.

  • Wie heeft er toegang tot de informatie nodig?

2 of 20 personen? 3 afdelingen? 4 klanten? Je externe accountant? Delen van informatie is vaak de drijfveer achter de behoefte om te scannen. Een eenvoudige, gestroomlijnde manier om informatie te verspreiden maakt of breekt het scanproces.scannen Houdt hier dus rekening mee bij het implementeren van een scan-oplossing.

Onder aan de streep

De toegevoegde waarde van het digitaliseren van documenten wordt minder als het niet op een intuïtieve en makkelijke manier bereikbaar is. Daarom is een veelzijdige oplossing bestaande uit de juiste hardware, software en diensten essentieel.

Net zoals seinmachines en postduiven vroeger, is scannen een manier om informatie mobiel,  bruikbaar en beschikbaar te maken waarbij het proces (indien niet juist geïmplementeerd) soms in de weg staat van dat einddoel.

Downloads bij dit artikel

Erica van den Biggelaar Mobiel werken en de digitale werkplek

Reageer ook

Reacties 0


Reageer

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Reageer ook