videovergaderen

6 tips over videovergaderen

Sommige organisaties halen niet het maximaal rendement uit hun investeringen in videoconferentiesystemen. Eén van de oorzaken is dat bedrijven denken dat ze niets hoeven te doen om hun werknemers het nieuwe videoplatform te laten gebruiken. Wil jij videovergaderingen ten volle benutten?

74
0

Gelukkig is er goed nieuws: de weg naar optimaal rendement hoeft niet ingewikkeld te zijn. Ieder bedrijf houdt er natuurlijk unieke processen op na en staat voor zijn eigen uitdagingen. Toch hebben we 6 tips, waarmee jij en jouw teamgenoten zo snel mogelijk van videoconferenties kunnen profiteren.

1. Bepaal wie er met video gaan werken en wat het doel ervan is

Heb je in het verleden al met videoconferenties gewerkt? Dan weet je waarschijnlijk al enigszins in hoeverre jouw teams met videoconferenties uit de voeten kunnen. Toch loont het de moeite om nog even stil te staan bij het beoogde gebruik van dag tot dag. Videoconferenties zijn het stadium van de geplande vergadering in vergaderruimtes al lang voorbij. Dankzij de cloud is de videoconferentie inmiddels mobiel, flexibel en op korte termijn instelbaar. Je kunt de volgende vragen als leidraad gebruiken bij het opstellen van een strategie voor videoconferenties:

  • Heeft iedereen een persoonlijke videoruimte nodig of is het voldoende als een paar collega’s over hun eigen ruimte beschikken?
  • Moet de vergaderruimte met andere groepen, afdelingen en projectteams kunnen worden gedeeld?
  • Moet je in speciale hardware investeren? Bij veelvuldig gebruik is dat zeker aan te bevelen.
  • Ga je veel externe partijen uitnodigen, zoals klanten, leveranciers en wederverkopers? En gaan die zich vanaf een breed scala aan apparaten aansluiten bij uw vergadering?

2. Stel een projectmanager aan

Vroeger zou dit een ICT-manager zijn geweest, maar dankzij de voortschrijdende cloudtechnologie hoef je niet per se een ICT’er als projectleider aan te stellen, tenzij je een bijzonder grote implementatie voor ogen hebt. Iemand die bereid is zich de basisbeginselen van de dienst eigen te maken en daarna gebruikersaccounts kan beheren, volstaat prima. Een greep uit het typische takenpakket van zo’n projectmanager:videovergaderen

  • Verschillende leveranciers vinden en uitproberen;
  • Andere collega’s tot beheerder benoemen, indien nodig;
  • Nagaan of collega’s van het systeem gebruikmaken en daarop aansturen;
  • Trainingen en introductiesessies organiseren, indien nodig.

3. Kies een conferentieplatform waarmee iedereen eenvoudig kan werken

Zoals altijd bij zakelijke technologie kunnen videoconferentiesystemen compatibiliteitsproblemen veroorzaken. Het juiste platform moet de mensen binnen jouw netwerk ondersteunen en een vlekkeloze gebruikerservaring bieden, ongeacht het apparaat of de software van de gebruiker. Dat geldt ook voor gebruikers buiten het netwerk. Controleer daarom of de aanbieder ondersteuning biedt voor:

  • mobiele apparaten en tablets, maar ook desktopsystemen en traditionele videoconferentiesystemen die met de SIP- en H.323-standaarden werken;
  • gebruikers die zich via de browser willen aanmelden. Dat heet ook wel WebRTC en biedt vrijwel iedereen de mogelijkheid om zich via een browser aan te melden;
  • gebruik met andere videosoftware, zoals Skype voor Bedrijven;
  • voor alleen audio, bijvoorbeeld voor gebruikers die geen videosignaal kunnen verzenden of ontvangen.

Het kan zijn dat een pakket een aantal van deze functies biedt. Dat is natuurlijk fijn, maar de beste kandidaat zou al die functies tegelijkertijd moeten kunnen bieden. Het belangrijkste aspect is dat je niet alleen interne, maar ook externe partijen een snelle en gemakkelijke manier biedt om aan vergaderingen deel te nemen.

4. Verken de mogelijkheden

Het lijkt misschien een open deur, maar maak altijd optimaal gebruik van de volledige proefperiode. Videoconferenties vallen of staan bij de signaalsterkte van de verbinding met het netwerk. Wil je het systeem echt aan de tand voelen, dan moet je niet simpelweg een aantal snelle videogesprekken met acceptabel beeld voeren. Het gaat erom dat je met de software keer op keer vergaderingen kunt houden met beeld en geluid van uitstekende kwaliteit. Benut de proefperiode dus optimaal en onderwerp het systeem regelmatig aan intensieve tests. Videoconferenties moeten tot meer samenwerking leiden, zodat je mensen meer voor elkaar krijgen. Het is funest voor de productiviteit als de vergadering continu stilvalt door slecht geluid of onscherp beeld. Dat verstoort immers het werkritme. Dus, voor de zekerheid:

  • Voer tijdens de proefperiode meerdere gesprekken van verschillende duur en op verschillende tijdstippen.
  • Denk van tevoren na over de partijen waarmee je regelmatig gesprekken gaat voeren. Ga je bijvoorbeeld iedere week een keer overleggen met het kantoor in Peking? Kan het netwerk gesprekken van en naar China aan?

5. Maak een plan om collega’s soepel en snel op het nieuwe systeem te laten overstappen

Licht het nieuwe systeem kort toe en benoem, afhankelijk van de omvang van uw organisatie, de grootste voordelen in documentatie of tijdens trainingssessies. Bij grote organisaties moet de aanbieder ervaring hebben met het trainingsproces. Daarnaast moet die informatiemateriaal en advies kunnen bieden, zodat je zo snel mogelijk aan de slag kunt.

Zorg ervoor dat je effectief duidelijk maakt hoe je collega’s moeten inloggen en per wanneer het systeem klaar voor gebruik is. Ook moet duidelijk zijn tot welke beheerders gebruikers zich kunnen wenden, mochten er zich problemen voordoen.

  • Zorg ervoor dat iedereen zijn videoadres aan zijn e-mailhandtekening toevoegt. Als de dienst eenmaal beschikbaar is, moet iedereen ervan weten. Alleen zo gaan je collega’s er daadwerkelijk gebruik van maken.
  • Doe een proefronde met een wat minder belangrijke vergadering. Zo kunnen collega’s het systeem uitproberen zonder dat ze zich ondertussen zorgen maken over een belangrijk rapport of een grote presentatie.
  • Heb je een virtuele vergaderruimte voor jouw teams? Behandel die dan als een normale, ‘echte’ vergaderruimte en zet afspraken in de agenda.
  • Het duurt niet lang om van e-mail of de telefoon over te stappen op video. Hoe vaker je via video vergadert, des te sneller iedereen eraan gewend raakt. Laat videoconferenties deel uitmaken van de bedrijfscultuur door iedereen er zo veel mogelijk van gebruik te laten maken.

6. Houd de voortgang bij

Het is belangrijk om bij te houden in hoeverre het nieuwe videoconferentiesysteem wordt gebruikt. De voortgang bijhouden is een belangrijk aspect als je nieuwe technologie of strategieën in je bedrijfsmodel wilt opnemen. Beschikje niet over een efficiënt proces, dan kun je ook niet de volledige potentie benutten. Dat heeft zijn weerslag op het rendement. Bij videodiensten via de cloud kun je gemakkelijk binnen de gehele organisatie het gebruik en de gespreksgeschiedenis bijhouden. Binnen een paar minuten per week weet je dus precies hoeveel mensen er van de dienst gebruikmaken. Houd daarbij de volgende punten in acht:checklist

  • Houd het algemene gebruik bij zodat je precies weet in hoeverre jouw organisatie is overgestapt.
  • Controleer of specifieke teams en afdelingen achterblijven. Moet je extra trainingen aanbieden?
  • Is er genoeg apparatuur in huis? Zijn er wel genoeg gebruikers? Moet je, als er steeds meer collega’s overstappen, speciale systemen en ruimten inrichten?
  • Zijn er meer gebruikerslicenties nodig nu videogesprekken een pijler van de bedrijfscultuur worden?
  • Met een VCaaS-dienst (Video Conferences as a Service) kun je de dienst heel gemakkelijk qua omvang afstemmen op het aantal gebruikers, zonder dat er extra technische ondersteuning of architectuur bij komt kijken.

Dit zijn onze tips om in kaart te brengen welk videoconferentiesysteem het beste bij jouw bedrijf past. Uiteraard komen er nog andere overwegingen bij kijken, maar als je deze tips opvolgt, kom je al best ver.

Dit artikel is tot stand gekomen met één van onze partners.

Downloads bij dit artikel

  • Digitaal samenwerkeneBook

    Online samenwerken is tijd- en kostenbesparend en productief. Het scheelt reiskosten, reistijd, ondersteunt de creativiteit en is efficiënt. Download het e-book ‘Digitaal samenwerken’ en lees er alles over.

  • 30 dagen gratis videovergaderenDemo

    Ervaar de eenvoud van het systeem, de rijke geluids- en beeldkwaliteit, de beveiligde verbinding en hoe gemakkelijk het mee te nemen is. Verhoog je werkplezier en bespaar op reis- en verblijfskosten.

  • Online samenwerken in 5 stappenStappenplan

    De manier waarop u online samenwerkt optimaliseren? Download het stappenplan.

Bert de Vos Smart Collaboration & Visuele communicatie

Bespaar tijd & geld tegelijkertijd met het verhogen van de productiviteit van uw mederwerkers met de inzet van de slimme samenwerkingsoplossingen van Ricoh

Reageer ook

Reacties 0


Reageer

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Reageer ook