digitaliseren - scannen

Digitaliseren in de praktijk

De economie leeft op. Toch blijft er bij organisaties behoefte bestaan aan meer efficiency. Die kun je relatief eenvoudig behalen door te digitaliseren. Hoe werkt dat in de praktijk bij Seydlitz Notarissen, Bouwmensen Zuid-West en Compassion?

515
1

Hoe gaat dat: digitaliseren? Een scanoplossing is een grote stap in de juiste richting. Je scant al jouw documenten eenvoudig in (denk aan facturen, dossiers, brieven): dubbelzijdig of enkelzijdig, wat je wilt. Deze worden automatisch op de juiste plek en onder de juiste naam in jouw systeem opgeslagen. Met de handige zoekfunctie heb je jouw document zo weer gevonden. Vervolgens kun je de documenten eenvoudig (automatisch) verzenden, bijvoorbeeld ter accordering of archivering.

Kosten besparen bij Seydlitz Notarissen
Een scanoplossing kan leiden tot een flinke kostenbesparing. Zo nam Seydlitz Notarissen een scanoplossing in gebruik voor de klantdossiers. Papieren en digitale documenten (zoals aktes) worden nu veel eenvoudiger en sneller aan het online dossier toegevoegd en de foutkans is vrijwel nihil. Deze efficiencyslag bespaart het notariskantoor veel (onnodige) kosten en handelingen.

Tijd besparen bij Bouwmensen Zuid-WestDigitaliseren Bouwmensen Zuid-West
Wist je dat het gemiddeld 7 minuten kost om één document op te zoeken en weer op te bergen? En dat keer op keer opnieuw? Als dit zo’n 10 keer op een dag gebeurt (70 minuten), betekent dit een productiviteitsverlies van 10 – 15%. Kostenbesparing hangt dan ook samen met een betere urenbesteding en meer productiviteit.

Neem opleidingsinstituut Bouwmensen Zuid-West. Zij kozen voor een scanoplossing om hun facturen te digitaliseren. Het opruimen, archiveren en terugzoeken van papieren facturen was hierdoor niet meer nodig. Het verminderde drastisch de repeterende handelingen van medewerkers en leverde een tijdsbesparing op van 68%. De organisatie was voorheen 32 uur per maand bezig met factuurverwerking, nu nog maar 10 uur per maand. De overige tijd kunnen medewerkers nu aan andere taken besteden.

Tevreden Compassion-sponsoren en blije kinderen
Ook hulporganisatie Compassion wilde graag meer efficiency in het werkproces brengen met een scanoplossing. De Digitaliseren bij CompassionCompassion-sponsoren en hun sponsorkinderen houden onderling contact via brieven. Vroeger werden deze brieven met de hand verzonden. Met de scanoplossing worden ze nu direct gescand en digitaal verstuurd, en komen vervolgens terecht op de juiste plek. De postkamer is veel minder tijd kwijt aan de verzending en het bespaart ook nog eens opslagruimte.

Deze nieuwe werkwijze zorgt ook voor extra tevreden sponsoren en blije kinderen: voorheen duurde het tot 12 weken voordat een brief aankwam, nu is dit nog maar maximaal 3 weken. En de brieven komen ook nog eens onbeschadigd op de plaats van bestemming.

Je ziet: het digitaliseren van documenten kan je organisatie veel voordelen opleveren. Digitaliseren in de praktijk leidt tot optimalisatie van informatie- en documentenstromen. Dat is een enorme besparing van tijd en kosten en verhoging van efficiency, veiligheid, klanttevredenheid etc.

Downloads bij dit artikel

  • Gratis handleiding voor digitaal werkeneBook

    Bespaar tijd, kosten en creëer efficiency: digitaliseer uw zakelijke documenten en start met digitaal werken. Het e-book ‘Documenten digitaliseren’ biedt inzichten, tips en eye-openers. Download het e-book hier.

  • Case Seydlitz NotarissenCase

    Het klantproces staat bij Seydlitz Notarissen centraal. Er zijn veel documenten in omloop en is het een uitdaging om alle klantgegevens bij elkaar te houden. Papieren en digitale documenten die klanten aanleveren worden nu direct toegevoegd aan dossiers. In deze case leest u hoe dat werkt en wat het oplevert.

  • Case Bouwmensen Zuid-WestCase

    Handmatig verwerken van inkomende facturen kostte Bouwmensen Zuid-West één hele dag, dus 32 uur per maand. Door het digitaliseren van deze facturen besparen ze nu 68% van die tijd. Hoe die besparing precies werd bereikt leest u in deze case.

  • Case CompassionCase

    Briefverkeer tussen de sponsoren en kinderen uit ontwikkelingslanden is heel belangrijk voor de internationale christelijke hulporganisatie Compassion. Het duurde via papieren post vaak 10 weken of langer voor een brief een kind bereikte. Dat proces is enorm versneld en tegelijk duurzamer ingericht. In deze case leest u exact hoe.

  • Stappenplan: makkelijk, veilig en betaalbaar printenStappenplan

    Met dit stappenplan kun je makkelijk, veilig en betaalbaar gaan printen. Waarbij de printer onderdeel is van je werkproces en klaar is voor gebruik voor zowel vandaag als in de toekomst.

Marcel Kleintjens Less paper office, paperless office, print, MPS

"De paperless office heeft veel voordelen, maar is niet altijd realistisch vandaag de dag. Ik maak me sterk voor een 'less paper office'. Oftewel een invulling van printbehoeften, die gericht is op zowel het heden als de toekomst."

Reageer ook

Reacties 1

Anton Schaerlaeckens ,

Inderdaad “less paper office” Marcel ! Soms heb je ook situaties dat een stuk papier in je handen voordelen heeft voor de gebruiker. Het leesproces tussen digitaal /papier blijkt namelijk soms een verschillend resultaat te hebben of een werknemer in het veld is vaak blij met een werkdocument in zijn achterzak als geheugensteuntje. Desondanks blijken er ook grote voordelen te halen bij automatisering of digitalisering van bedrijfsprocessen. Het mooie is bovendien dat “less paper office” ook voor kleinere organisatie betaalbaar is en er zelfs “no code” oplossingen beschikbaar zijn.


Reageer

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

Reageer ook