Faxen..? Jazeker, maar dan digitaal..!

Faxen via een telefoonlijn is een aanslag op uw IT afdeling en vreet kosten. De hoogste tijd om digitaal te gaan faxen

1464
0

Werken met minder papier is binnen veel branches al jaren een trend. Bedrijven stappen over op compleet geautomatiseerd informatie opslaan, versturen en delen.  Binnen de zorgsector wordt nog altijd veel met papier gewerkt. En waar de fax in veel sectoren niet meer gebruikt wordt als medium, speelt deze in de zorg in veel bedrijfsprocessen nog een belangrijke rol. Recepten van en naar apothekers, om maar eens een voorbeeld te noemen, worden bijna altijd via de fax verstuurd. Maar wist u dat dit proces niet alleen efficiënter en veiliger, maar ook nog stukken goedkoper kan? Ik leg graag uit hoe.

Natuurlijk is in één keer rigoureus overstappen van werken met papier naar een compleet geautomatiseerde bedrijfsvoering een zeven-mijls-sprong. Maar gelukkig kan steeds digitaler werken ook stapsgewijs worden ingevoerd. Ook binnen de zorg. En de reden dat u zou moeten overstappen? Aan faxen zijn behoorlijk wat kosten verbonden. Niet alleen qua tijd. Bedenk ook maar eens welke abonnementen u allemaal nodig heeft om te kunnen faxen. En dan heb ik het nog niet eens over het beheer van de sterk verouderde infrastructuur. Juist dat is een aanslag op uw IT afdeling.

Start digitaal faxen met een faxserver
Ga het faxproces digitaliseren en niet alleen kostbare abonnementen, maar ook het beheer van een sterk verouderde infrastructuur zijn voorgoed verleden tijd. En dat terwijl de bestaande werkwijze voor uw medewerkers gehandhaafd blijft. Daar hoeft u zich geen zorgen over te maken. Het grote verschil is dat – aan de achterkant – faxen niet meer via de telefoonlijn maar via een faxserver worden verstuurd. En omdat deze faxserver wordt geïntegreerd met uw digitale telefonieomgeving, is het beheer hiervan heel erg eenvoudig. U heeft er geen omkijken meer naar.

Digitaal faxen helpt veilig en betrouwbaar te werken
Een mooi bijkomend voordeel is dat digitaal faxen het werkproces ook een stuk veiliger maakt. Hoe dit werkt? Elke fax (of scan, want met digitaal faxen scant u documenten in) wordt automatisch opgeslagen op de faxserver. Dit document kan dus nooit meer zoek raken. En dat kan een papieren recept of fax natuurlijk wel. Tot slot is digitaal werk altijd traceerbaar. Wie wanneer waarop heeft ingelogd en wat diegene heeft gedaan, is te allen tijde terug te vinden. En dat maakt het wel heel erg aantrekkelijk toch een overstap te maken naar digitaal faxen.

Een goede stap richting compleet automatiseren
Stel, u bent om en wilt digitaal gaan werken. Anders (lees: duurzamer) omgaan met  processen staat hoog op uw verlanglijst. Dan is het verstandig daar vooraf met een partnerpartij over te praten. Zo zorgt u er namelijk voor dat digitaal faxen een logische stap kan worden binnen een proces waarin geautomatiseerd werken steeds meer in de hand wordt gewerkt. U en ik weten allebei dat digitaliseren en automatiseren de toekomst heeft. Ook (of misschien wel juist) binnen de zorg. En dan kunt u dat natuurlijk maar beter slim en kostenefficiënt aanpakken.

Downloads bij dit artikel

  • Gratis handleiding voor digitaal werkeneBook

    Bespaar tijd, kosten en creëer efficiency: digitaliseer uw zakelijke documenten en start met digitaal werken. Het e-book ‘Documenten digitaliseren’ biedt inzichten, tips en eye-openers. Download het e-book hier.

Sjoerd Groeneweg Digitalisering en kantooroptimalisatie

‘It is more important to know how we know, than what we know.’
- Alfred Korzybski

Reageer ook

Reacties 0


Reageer

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Reageer ook