Laptop met procesbeschrijving

Het succesvol implementeren van een P2P-systeem

De start van een project rondom de implementatie van een purchase-to-pay applicatie is altijd spannend. Gaan we het halen binnen de gestelde tijd? Gaan de gebruikers het systeem adopteren? Hoe zorg je voor een goede implementatie?

257
0

Een vraag die ik vaak krijg van klanten. Een vraag die ook mij bezighield en dus ging ik op zoek naar het antwoord. De uitkomst: 3 factoren die helpen bij een succesvolle implementatie van een Purchase-to-Pay systeem.

De factoren die het succes van het project beïnvloeden zijn: complexiteit, communicatie en samenwerken. Hoe kun je deze uitdagingen aanpakken?

  1. Verminder complexiteit

    Zelfs bij kleine projecten kan het complexiteitsniveau enorm zijn. Probeer de complexiteit te verminderen door je af te vragen:

    • Hebben we echt zoveel gebruikersrechten nodig om facturen en bestellingen goed te keuren?
    • Kan er een factuur worden ontvangen voor elke order?
    • Kan de opzet met leveranciers worden gewijzigd als zij niet mee kunnen in de stap naar e-invoicing en e-orders?
    • Wat hebben mijn medewerkers nodig om te kunnen werken met het nieuwe systeem?
  1. Communicatie

    Hoewel iedereen tijdens een kick-off heel nauw bij het project betrokken is, kan die betrokkenheid minder worden nadat de randvoorwaarden zijn bepaald. En dat kan leiden tot misverstanden binnen het projectteam. Een communicatie- en actieplan kan dit voorkomen. Intern overleg

    Na het identificeren van de belangengroepen, kun je bepalen welke kernboodschappen per groep van belang zijn, wat de beste communicatiemethode per groep is en welke timing wordt verwacht. Naast nieuwsbrieven en berichten op een interne portal, kun je denken aan informatiebijeenkomsten en 1-op-1 toelichting. Hiermee krijg je nuttige informatie en feedback van medewerkers om mee te nemen in het project. Zorg er ook voor dat je na go-live blijft communiceren.

  1. Samenwerken

    Samenwerken gaat over een aantal assen binnen het project. Natuurlijk de samenwerking met de implementatiepartner van het systeem, maar ook de interne interactie en de afstemming met je leveranciers.

         Samenwerking met implementatiepartner

  • Maak gebruik van de kennis van je implementatiepartner. Business consultants spelen hierbij een belangrijke rol, omdat zij niet alleen kennis hebben van de (toepassing van de) oplossing, maar ook weten hoe de oplossing is geïmplementeerd bij andere (soortgelijke) organisaties.
  • Maak gebruik van de best-practices. Ook deze aanpak gaat over het benutten van bestaande kennis. Best-practices zijn gebaseerd op ervaring die is opgedaan bij een groot aantal eerdere projecten. Begin met de best-practice om vervolgens te beoordelen wat werkt en wat moet worden geoptimaliseerd in fase 2.
  • Zorg voor een goede overdracht tussen je projectmanager en de helpdesk. Zodra een project is voltooid, is de projectmanager niet langer beschikbaar. Een helder proces voor het ondersteuningsproces door de helpdesk en goede SLA afspraken helpen hierbij. Door de juiste ondersteuning krijg je meer vertrouwen in het gebruik van de nieuwe oplossing.

          Interne samenwerking

  • Zorg ervoor dat je vanaf het begin de steun krijgt van het management. Zo kun je tijdens het project snel beslissingen (laten) nemen.
  • Stel een projectteam samen met daarin vertegenwoordiging van alle bedrijfsonderdelen die te maken krijgen met de verandering. Finance, inkoop, IT en een afvaardiging van de budgethouders en aanvragers/bestellers. Het is ook belangrijk om HR te betrekken om de (cultuur)verandering mee te managen.
  • Bepaal samen de nieuwe processen om ervoor te zorgen dat de oplossing efficiënt kan werken.

         Samenwerking met leveranciers

  • Bespreek in een vroeg stadium de verandering met je leveranciers. Moedig leveranciers aan om aan de pilot mee te doen. Zo kun je vaststellen wat wel en wat niet werkt onder echte testomstandigheden.
  • Leveranciers kunnen weerstand hebben tegen de veranderende processen, registratie op een (nieuw) platform en mogelijke kosten hiervoor. Goede argumenten en een voortdurende informatievoorziening zijn essentieel. Zorg ervoor dat hier iemand verantwoordelijk voor is. Blije medewerkers

Successen moet je vieren

Het belangrijkste advies heb ik tot het laatst bewaard: met alle uitdagingen die een implementatie met zich mee kan brengen, is het heel belangrijk om stil te staan bij  je prestaties én successen te vieren!

Downloads bij dit artikel

  • Stappenplan digitaal facturerenStappenplan

    Hoe kun je eenvoudig overstappen op volledig digitaal factureren? Waar begin je? En hoe betrek je leveranciers erbij? Dit stappenplan biedt uitkomst. Met visies van o.a. Jaap Jan Nienhuis (Manager SimplerInvoicing) en Friso de Jong (oprichter Keurmerk e-facturatie).

  • Trendrapport digitaal facturerenRapport

    Dit trendrapport Digitaal Factureren: 'Pure winst voor de financieel manager' bevat visies van o.a. Jaap Jan Nienhuis, (Manager SimplerInvoicing) en Friso de Jong (oprichter Keurmerk e-facturatie) over de trends rondom volledig digitaal factureren.

Marcel van der Steen Optimalisatie van informatieprocessen

"Alles is mogelijk..! Vraag is niet wat, maar hoe en waarom..?"

Reageer ook

Reacties 0


Reageer

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Reageer ook