hoe kies ik de juiste printer

Hoe kies ik de juiste printer?

Is jouw organisatie toe aan een nieuwe printer? Dit is vaak een keuze voor jaren. En het aanbod is enorm. Waar kun je op letten? Dit zijn 4 tips.

262
0

Onmisbaar voor vrijwel elke onderneming: een goed functionerende printer. Hoogwaardige apparatuur, met functionaliteiten die aansluiten op de werkzaamheden, wensen en behoeften van je organisatie én klanten. Het aanbod is enorm. Hoe maak je de juiste keuze voor jouw organisatie? Lees mijn 4 tips.

1. Anticipeer op de toekomst – Scalable

In je keuze voor een nieuwe printer kan het verleidelijk zijn om te focussen op de capaciteit en features waar je op dit moment behoefte aan hebt. Maar een printer is vaak een keuze voor jaren. Vraag je daarom altijd af: voldoet de printer die je nu kiest over 3 of 4 jaar nog steeds?

Natuurlijk, je ontkomt er niet aan om keuzes te maken op basis van wat je organisatie nu nodig heeft. Denk aan de keuze tussen A4 en A3, kleur en zwart-wit en mogelijkheden om te scannen en faxen. Maar denk vooral ook na over wat je als organisatie in de toekomst nodig hebt. Wees op de hoogte van de richting waarin de business zich ontwikkelt. Kijk naar trends in de markt én naar de bedrijfsstrategie.

De directie kan bijvoorbeeld plannen hebben voor procesvereenvoudiging door middel van digitalisering. 66% van de bedrijven geeft namelijk in het onderzoeksrapport Designed for Tomorrow aan dat het automatiseren van papierprocessen voor meer succes zal zorgen. Of misschien veranderen er wel richtlijnen, zoals we hebben gezien bij de invoering van de AVG. Dit soort wijzigingen hebben invloed op de keuze voor de juiste printer. Kijk dus niet alleen naar ‘vandaag’, maar ook naar ‘morgen’!

2. Let op duurzaamheid – Sustainable

Mijn tweede tip: neem kennis van de duurzaamheidsdoelstellingen van jouw bedrijf. Want onderzoek wijst uit dat meer dan de helft van de organisaties hun bedrijf wil aanpassen aan deze doelstellingen.Sustainable

De keuze voor een multifunctionele printer met intelligente technologie kan in belangrijke mate bijdragen aan deze doelstellingen. Let op zaken als stroom- en papierverbruik. Vaak blijven documenten op of bij de printer liggen, wat zonde is van het papier en bovendien veiligheidsrisico’s kan opleveren. Dit kan anders.

Kijk ook naar het tonerverbruik. Is het bijvoorbeeld mogelijk om bepaalde teams of afdelingen standaard in zwart-wit en dubbelzijdig te laten printen? Dan wordt er minder papier en toner verbruikt. En hoe zit het met de storingsgevoeligheid van de apparatuur? Misschien kunnen eventuele defecten ook op afstand worden gerepareerd, waardoor je onnodige reparaties op locatie voorkomt. En je kunt snel weer aan de slag!

Hoe weet je of een printer écht bijdraagt aan jouw duurzaamheidsdoelstellingen? Vraag bij de aanbieder in elk geval eens naar de mogelijkheden om toners te vervangen. Worden deze weggegooid, óf biedt de leverancier mogelijkheid tot recycling van de toners? En: beschikt de printer over een systeem dat tot op de laatste druppel de toner gebruikt, of moet je deze al vervangen terwijl er nog een laagje inkt in de printer zit? Soms is ‘just-in-time’ levering van toner mogelijk, waardoor je automatisch nieuwe toner ontvangt, vóórdat de machine zonder komt te zitten. Zo heb je geen onnodige voorraad en geen verouderde toners.

3. Gebruiksgemak – Simple

Ten derde: let op het gebruiksgemak. Een (te) klein bedieningsscherm kan zorgen voor flink wat tijdverlies en frustratie onder gebruikers. Zeker als de gebruikersinterface onduidelijk is en functies moeilijk vindbaar zijn. Kies daarom voor een printer met een gebruikersvriendelijk bedieningsplatform, waardoor je geheel intuïtief de gewenste functionaliteiten vindt en gemakkelijk kunt swipen tussen schermen.Simple

Printers zijn tegenwoordig toegerust met tal van applicaties en functionaliteiten, waarvan je er een aantal misschien niet eens gebruikt. Dan is het prettig als je deze van het startscherm of uit het menu kunt verwijderen. Check of het mogelijk is om applicaties naar behoefte toe te voegen. Bijvoorbeeld als je wilt scannen naar cloud omgevingen als Dropbox of Google Drive, waardoor je documenten gemakkelijk deelt met groepen of personen. Kies het liefst voor een printer met een flexibele gebruikersinterface. Dit verhoogt de productiviteit. En het gebruiksgemak.

4. Veiligheid – Secure

Het spreekt misschien voor zich, maar toch belangrijk om te noemen: de veiligheid van jouw printer. Meer dan de helft van bedrijven maakt zich zorgen dat hun technologie achterloopt op bedreigingen, blijkt uit onderzoek. Nieuwe online dreigingen steken namelijk te pas en te onpas de kop op en veranderen sneller dan je kunt bijhouden. Je wilt dus een printer die dat wél kan.

Mijn vierde tip is dan ook: schaf een printer aan die zijn security altijd up-to-date houdt. Er bestaat apparatuur die automatisch software-updates uitvoert als er nieuwe security voorhanden is. Dat scheelt de IT-afdeling veel werk en is weer een zorg minder.

Wil je meer weten over waar je op kunt letten bij het aanschaffen van een printer? En wil je meer weten over hoe managers in het bedrijfsleven kijken naar het belang van de printer voor hun business?

Laat het hieronder weten, ik denk graag met je mee.

Downloads bij dit artikel

  • Onderzoek Designed for TomorrowRapport

    De wereld verandert voortdurend. Niemand weet wat er volgend jaar, volgende week of zelfs morgen zal gebeuren. Dit betekent dat ondernemingen ruimte nodig hebben om te bewegen. Om te evolueren. Om een nieuwe richting uit te gaan op basis van hun huidige behoeften. Wordt succes echter vooral bepaald door externe factoren of door de onderneming zelf? De vrijheid om de koers van een onderneming te bepalen, is de sleutel voor succes.

    Nieuw onderzoek analyseert in hoeverre Europese bedrijven hun toekomstige succes naar hun hand zetten.

Tim Scharn Product Marketing

"When nothing goes right, go left…"

Reageer ook

Reacties 0


Reageer

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Reageer ook