5 dingen die onmisbaar zijn in elke huddle room
5 dingen die onmisbaar zijn in elke huddle room
Sommige werknemers willen zich graag in een eigen ruimte kunnen terugtrekken, bijvoorbeeld voor vergaderingen, om hun creativiteit te bevorderen of gewoon omdat ze in de kantoortuin veel te snel afgeleid raken.
Uit onderzoek blijkt dan ook dat de kantoortuin contraproductief werkt: de productiviteit gaat er omlaag, werknemers voelen zich er minder prettig en het ziekteverzuim stijgt. Voor succes op de lange termijn hebben werknemers daarom een plek nodig waar ze kunnen samenwerken met zo min mogelijk afleiding.
Een huddle room is een kleine vergaderruimte waar 4 tot 6 mensen beter kunnen samenwerken tijdens ongeplande of geplande vergaderingen. Een mooie vergelijking is die van voetballers die tijdens de rust de koppen bij elkaar steken om hun tactiek voor de tweede helft te bespreken; al is de gemiddelde kleedkamer wel groter dan een huddle room. Is het tijd voor een of meer huddle rooms op jouw kantoor? Dan heb je het volgende nodig:
Een niet al te grote tafel
Of je werknemers nou liever zitten of staan: in het midden van je huddle room moet een kleine tafel staan. Iedereen moet zijn/haar laptop kunnen neerzetten.
Geen huddle room zonder verbindingsmogelijkheden. Sommige tafels hebben kant-en-klare aansluitpunten, zodat je geen verschil merkt tussen werken aan je eigen bureau en in de huddle room. Zo’n tafel geeft de ruimte extra flexibiliteit.
Comfortabele stoelen
Weleens in een vergadering gezeten die flink uitliep? Dan heb je aan den lijve ondervonden hoe belangrijk het is dat je stoel lekker zit. Besef goed dat het voor je werknemers knap lastig is om met hun aandacht bij de vergadering te blijven als ze steeds op hun stoel zitten te draaien. En zijn je huddle rooms ook bedoeld voor bezoekers? Realiseer je dan dat degelijke stoelen een betere en professionelere uitstraling hebben dan goedkope, oncomfortabele stoelen. Kies je voor stoelen op wieltjes, dan wordt het nog gemakkelijker om even snel om de tafel te gaan zitten.
Een whiteboard
Vergeet niet dat gebruikers van de huddle room hun ideeën moeten kunnen opschrijven. Iedereen vergeet in de haast weleens pen en papier mee te nemen naar een vergadering. Maar ook dan moet je je speerpunten voor iedereen kunnen uittekenen.
Na afloop kun je een foto van het bord maken, zodat je niet alles hoeft over te schrijven. Nog beter? Een interactief whiteboard! Net zo simpel als een gewoon whiteboard, maar dan met digitale pennen. Met een interactief whiteboard kun je content bovendien in een handomdraai vastleggen en delen.
Technologie voor videovergaderen
Zo, je meubilair staat. Nu ga je bedenken welke technologieën voor videovergaderen je nodig hebt. Met de juiste tools krijg je snel de juiste persoon te pakken en hoef je niet eindeloos de agenda’s naast elkaar te leggen. Bovendien is het fijn om je gesprekspartner gewoon te kunnen zien. Voor videovergaderen en -bellen heb je hardware nodig: een luidspreker, een microfoon en een camera.
Daarnaast heb je software nodig, zodat iedereen optimaal met elkaar kan samenwerken. Vergeet niet dat je moet kunnen deelnemen aan vergaderingen die via verschillende services lopen. Tegenwoordig zijn er complete vergaderpakketten met soft- en hardware te koop. Dat lijkt ideaal, maar toch kleven daar beperkingen aan. Vaak kun je namelijk alleen deelnemen aan vergaderingen via één bepaalde service. Als je dan wordt uitgenodigd voor een vergadering via een andere service, is je ruimte achterhaald.
Zorg er daarom voor dat je huddle room toekomstbestendig is door voor software te kiezen waarmee je aan ELKE vergadering kunt deelnemen, ongeacht de vergaderservice.
Een groot scherm (tv-, lcd- of ledscherm)
Tegenwoordig hoef je voor een presentatie of videovergadering echt niet meer met z’n allen achter een laptopschermpje te kruipen (een wel erg letterlijke interpretatie van ‘de koppen bij elkaar steken’).
Deelnemers moeten hun eigen scherm kunnen delen via een beeldscherm in de ruimte. Dat scherm moet groot genoeg zijn zodat iedereen het goed kan zien en zich betrokken voelt bij de meeting. Verbinding maken met het scherm mag niet te ingewikkeld zijn en niet te lang duren, zodat je je tijd in de huddle room optimaal kunt benutten.
Een huddle room is een waardevolle toevoeging aan je kantoor. In deze flexibele ruimte kunnen werknemers samen aan de slag gaan en lekker doorwerken. Dankzij betaalbare en eenvoudig in gebruik te nemen oplossingen, beschik je razendsnel over je eigen huddle room.
Richt er vandaag nog een in en steek die koppen bij elkaar!
Wouter Aarts (auteur) Specialist in ICT en Samenwerken. Ik laat graag zien hoe je met nieuwe technologieën op een andere manier kunt (samen)werken. Volg mij op LinkedIn en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van samenwerken.
