5 tips om je team te overtuigen van de kracht van videovergaderen
5 tips om je team te overtuigen van de kracht van videovergaderen
Hoewel veel mensen weleens een videovergadering of -gesprek hebben meegemaakt, hebben sommige teamleden ook vast wel een keer zitten stoeien met slechte beeldkwaliteit of ingewikkelde platformen. Door dat soort negatieve ervaringen kijken sommige mensen kritisch naar de technologie voor videocommunicatie.
Maar er is ook goed nieuws: met cloudvideotechnologie wordt het heel eenvoudig om vanaf wat voor apparaat dan ook een videovergadering bij te wonen en tegelijkertijd te profiteren van de betrouwbaarheid, kwaliteit en professionaliteit waarop je als deelnemer wilt kunnen rekenen.
Maar net als bij iedere andere zakelijke tool is het misschien nog wel de grootste uitdaging om je collega’s de tool daadwerkelijk te laten gebruiken. Om die horde weg te nemen, hebben we een aantal overtuigende tips voor je.
1. Benadruk het gebruiksgemak
Onderstreep dat je dankzij videovergaderingen overal efficiënt kunt werken, vanaf welk apparaat dan ook. Zelf kunnen bepalen hoe en waar je wilt werken, is voor veel teams en collega’s een enorm voordeel.
Je hoeft niet meer iedere keer strak in pak op kantoor te verschijnen. Als je thuiswerkt, volstaat een net wit overhemd. Niemand kan zien wat je daaronder draagt, dus dat kun je helemaal zelf bepalen. Je favoriete sportbroek? Prima. Een kilt? Waarom niet! Het is geheel aan jou. Natuurlijk kun je je ook netjes kleden, maar het gaat erom dat je een nieuw soort vrijheid hebt gekregen.
En had je dit al bedacht: als je bijvoorbeeld met je kinderen naar de huisarts moet of thuis zit te wachten tot de loodgieter langskomt, is het wel zo prettig dat je weet dat je nog steeds productief kunt zijn. Zo komt een gezond evenwicht tussen werk en privé veel meer binnen handbereik te liggen.
Bovendien hoef je je geen zorgen meer te maken over allerlei praktische problemen. Gaat er een meter sneeuw vallen en zit je thuis vanwege onbegaanbare wegen en uitgevallen treinen? Dat maakt helemaal niets meer uit. Je zet de verwarming aan en gaat lekker aan de slag. Je collega’s spreek je gewoon via de virtuele vergaderruimte.
2. Vertel dat je minder vaak op pad hoeft
Met cloudvideotechnologie kun je met collega’s die bij andere vestigingen of met klanten communiceren zonder dat je meteen op pad moet.
Bijna iedere organisatie die met videovergaderingen werkt, kan je vertellen dat de reiskosten aanzienlijk afnemen. Bovendien profiteer je niet alleen van lagere reiskosten, maar zijn je mensen ook minder lang onderweg. Daardoor kunnen ze meer tijd voor productief werk vrijmaken – gewoon vanuit huis, bij hun gezin.
Wie zou er op tegen zijn om na een dag werken niet meer doodop te zijn door de lange reis en werkdag? Niet alleen je team geniet zo van flinke voordelen, maar jij ook, want je kunt zo je pijlen richten op een breder klantenbestand. Als een klant namelijk in het buitenland zit, kun je alsnog persoonlijk contact hebben.
3. Geef aan dat het persoonlijk contact efficiënter is
We mogen de kracht van persoonlijke communicatie niet onderschatten. E-mail en chat zijn natuurlijk leuk en aardig als je met verdeelde teams of collega’s op afstand werkt, maar niets werkt zo prettig als het contact van mens tot mens, in tegenstelling tot contact van scherm tot scherm.
De ideale technologie moet ervoor zorgen dat je echt het gevoel hebt ter plekke aanwezig te zijn. Ook moet je er gemakkelijk vergaderingen mee kunnen plannen. Met helder geluid en scherp beeld voelt het tijdens de vergadering alsof je met de anderen in dezelfde ruimte zit. Bijkomend voordeel: je hebt nooit te weinig stoelen of een te kleine tafel. Iedereen kan gewoon ‘binnenlopen’.
4. Maak duidelijk wat ze er qua samenwerking aan hebben
Met videovergaderingen kun je rekenen op gesprekken met HD-beeld en helder geluid. Daardoor voelen alle aanwezigen zich ook daadwerkelijk aanwezig.
Met goede technologie krijg je scherp beeld en helder geluid, waardoor het voelt alsof je in dezelfde ruimte zit als je collega’s. Zo smeed je een hechtere band tussen mensen die elkaar anders amper persoonlijk spreken en stuur je aan op dezelfde hechte samenwerking als op kantoor.
Omdat je met elkaar kunt praten alsof je in dezelfde ruimte zit, voelt het alsof je veel dichter bij elkaar bent dan daadwerkelijk het geval is. Videovergaderen is snel en makkelijk – je kunt gewoon aan je bureau of op de bank blijven zitten.
5. Leg uit hoe handig videovergaderen is
Iedereen kan videovergaderen. Alle apparaten kunnen namelijk overweg met video via de cloud. Je hoeft dus alleen nog maar via wifi verbinding te maken met je collega’s of klanten.
Iedere virtuele vergaderruimte heeft een eigen link waarmee gebruikers en gasten gemakkelijk kunnen aanschuiven. Gasten hebben enkel een browser en de juiste link nodig. Je kunt de vergaderruimte in een handomdraai met wie dan ook delen en zonder enige vertraging beginnen.
Daarnaast kun je met een mobiel apparaat of tablet via onze app My Meeting Video nieuwe videovergaderingen inplannen en rechtstreeks bij lopende vergaderingen aansluiten.
Wachten is dus niet meer nodig. Maak dat duidelijk aan je team. Leg uit hoe je met videovergaderingen meer uit je dag haalt en efficiënter kunt werken. Dat geldt voor jou, je team en je klanten.
Dit artikel is tot stand gekomen met één van onze partners.
Wouter Aarts (auteur) Specialist in ICT en Samenwerken. Ik laat graag zien hoe je met nieuwe technologieën op een andere manier kunt (samen)werken. Volg mij op LinkedIn en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van samenwerken.
