Aan de slag in de virtuele vergaderruimte
Aan de slag in de virtuele vergaderruimte
De afgelopen jaren zijn we op een compleet nieuwe manier gaan werken en samenwerken. Al die vernieuwing is hoofdzakelijk te danken aan digitalisering en cloudtechnologie. Ook dankzij de komst van smartphones en tablets, vinden en gebruiken we informatie en technologie anders dan ooit tevoren. Een mooi voorbeeld hiervan is de virtuele vergadering: dé ideale manier om tijd te besparen.
Wat is een virtuele vergaderruimte?
Een virtuele vergaderruimte, ook wel Virtual Meeting Room (VMR), is een digitale ‘ruimte’ in de cloud. Deelnemers kunnen zich wanneer ze maar willen via een statische URL bij de VMR aanmelden, met video en/of audio, of anderen uitnodigen. Het hele proces werkt eenvoudig.
Omdat de VMR via een afzonderlijk videonetwerk in de cloud wordt gehost, kunnen er tot wel 50 verschillende gebruikers – ieder op een eigen apparaat – tegelijkertijd aan de vergadering deelnemen. Alle verbindingen verlopen via het netwerk, dat scherpe beelden en een stabiele verbinding levert. De gebruiker hoeft niet in te loggen om aan de virtuele vergadering deel te nemen. Uiteraard is de veiligheid op het hoogste niveau ingeregeld.
VMR’s kunnen worden beveiligd met een pincode. De deelnemers voeren de code in en worden vervolgens in de wachtkamer geplaatst totdat de organisator zijn code invoert en zich bij de deelnemers voegt. Een VMR kan ook als traditionele telefoonconferentie dienstdoen. Zo kunnen gebruikers die via hun telefoon geen videosignaal kunnen verzenden of ontvangen ook deelnemen. De voorziening voorziet in lokale inbelnummers in 65 landen, zodat er geen additionele kosten zijn.
De pluspunten van videoconferenties
Dat je met een virtuele vergadering tijd kunt besparen, spreekt voor zich. En er zijn nog meer voordelen te benoemen die deze nieuwe manier van werken de moeite waard maken.
- Altijd beschikbaar via eenvoudige toegang
Het grootste verschil tussen een ‘echte’ en een virtuele vergaderruimte is de beschikbaarheid. Bij een virtuele vergaderruimte zijn reserveringen nooit nodig. Daarnaast kunnen alle genodigden de vergadering bijwonen op een manier die voor hen handig is. Een VMR is altijd beschikbaar en meedoen kan simpelweg door op een link te klikken. - Documenten zichtbaar via scherm delen
Je kunt vanaf je laptop, tablet en smartphone je scherm met alle aanwezigen in de VMR delen. Zowel de organisator als de andere deelnemers kunnen hun scherm naar wens delen. Dat is handig als je bijvoorbeeld een presentatie of Excel-werkblad wilt laten zien. Je ziet dan je eigen scherm en de andere deelnemers kunnen meekijken. Zo bespaart je tijd, want je laat gewoon zien wat je bedoelt. Dit is praktisch voor teambijeenkomsten, productdemonstraties en trainingen. - Ideaal voor spoedbijeenkomsten
Heb je een spoedbijeenkomst? Een VMR is altijd beschikbaar! Met videovergaderingen heb je een oplossing in handen voor situaties waarin vooruitdenken geen optie is en je snel knopen moet doorhakken. Je kunt al voorbereidingen treffen om spoedsituaties effectief op te lossen met een VMR door bijvoorbeeld virtuele ruimten en instructies aan te maken en de toegang te testen. - Toegang via ieder apparaat
Iedereen vergadert op zijn eigen manier. De een wil via een app op smartphone of tablet aan de vergadering deelnemen, de ander juist via een computer of een speciaal apparaat voor videoconferenties. En weer anderen hebben een overvolle planning en willen op ieder mogelijk moment kunnen aansluiten. Een VMR is toegankelijk via al deze verschillende apparaten en platformen, Daarom zijn VMR’s zo ideaal voor videovergaderingen op grote schaal. Alle deelnemers kunnen met de technologie of het apparaat van hun eigen voorkeur gemakkelijk aan de vergadering deelnemen.
Bespaar ook tijd door te vergaderen vanaf de plek die jou uitkomt!
Dit artikel is tot stand gekomen met één van onze partners.
Wouter Aarts (auteur) Specialist in ICT en Samenwerken. Ik laat graag zien hoe je met nieuwe technologieën op een andere manier kunt (samen)werken. Volg mij op LinkedIn en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van samenwerken.
