Agile werken: efficiënt, inzicht en zelfredzaamheid
Agile werken: efficiënt, inzicht en zelfredzaamheid
Een verzamelplaats vol technologische hulpmiddelen voor medewerkers die het gebouw gebruiken hoe zij het graag willen. Dat is, summier gesteld, het kantoor waar flexibel oftewel agile werken door de intrede van jonge mensen de norm is en niet de uitzondering. In plaats van dat medewerkers zich conformeren aan het starre kantoor, conformeert het kantoor zich aan de wensen van deze agile medewerkers. Tegen welke uitdagingen lopen organisaties aan om hun kantoren optimaal in te richten voor agile medewerkers en hoe kunnen ze die verhelpen?
Hoewel agile benoemd is tot jeukwoord en op de lijst met kantoorclichés van een columniste van het NRC staat, betekent het woord wel degelijk iets. Agile werken is een manier van organiseren die draait om flexibiliteit. De flexibiliteit die nodig is omdat de wereld om ons heen steeds sneller verandert. Als je medewerkers steeds meer zelf hun eigen werk laat organiseren en verantwoordelijkheid laat nemen, ben ik ervan overtuigd dat je als organisatie succesvoller bent.
Voordelen
Als medewerkers flexibel kunnen werken, bevordert dat het werkplezier en de productiviteit. 
Gelukkige en gezonde medewerkers zijn immers productieve medewerkers. Organisaties die een flexibele werkomgeving creëren, hebben een aantrekkelijkere positie op de arbeidsmarkt in de ‘war for talent’. Andere bijkomende voordelen zijn onder meer het verlagen van de kosten, omdat je het kantoor zo efficiënt mogelijk gebruikt. Daardoor wordt ook het energieverbruik en de CO2-uitstoot tot een minimum beperkt. Dat zijn voordelen waar natuurlijk iedere organisatie voor open staat, maar in hoeverre zijn dat ook voordelen voor de medewerker? Het kantoor kan nog zo modern zijn ingericht, de voordelen van een agile werkomgeving zijn er pas echt als medewerkers het daadwerkelijk ook zo gebruiken. Het is daarom noodzakelijk dat organisaties hun medewerkers uitrusten met de juiste digitale middelen.
Digitale middelen
De effecten van die middelen zijn onder te verdelen in drie niveaus:
1. Efficiënt samenwerken
Organisaties kunnen medewerkers, ook op afstand digitaal en efficiënter met elkaar laten samenwerken, door de inzet van videovergadermiddelen. Dat minimaliseert de behoefte om te reizen en dat bevordert de duurzaamheid. Ook zijn er oplossingen, waarmee medewerkers zelf hun agenda kunnen beheren en specifieke ruimtes kunnen reserveren.
2. Inzicht
Het gebruik van een gebouw genereert veel data en we slaan deze dan ook op. Door die informatie wordt inzichtelijk wat het printgebruik of het gebruik van ruimtes is. Organisaties kunnen daarop sturen, tegelijkertijd wordt voor medewerkers bijvoorbeeld inzichtelijk waar de rustige ruimtes zijn, zodat ze daar geconcentreerd kunnen werken.
3. Zelfredzaamheid
Het derde niveau betreft het bevorderen van de zelfredzaamheid van medewerkers door medewerkers digitaal en mobiel te laten werken. Werknemers kunnen met behulp van gebruiksvriendelijke apps vanaf hun mobiel allerlei zaken zelf regelen. 
Zo is te zien waarhet rustig of druk is in het gebouw. Wie in stilte wil werken, kan dat deel van het gebouw opzoeken waar weinig collega’s zitten. Via de app op hun smartphone, tablet of laptop kunnen werknemers ook snel een ruimte vinden en boeken met gewenste faciliteiten. Alles regelen ze zelf.
In de praktijk
Het inzetten van deze middelen blijft niet bij theoretische mogelijkheden, want het wordt wel degelijk al in de praktijk toegepast. Een mooi voorbeeld hiervan is AkzoNobel. Dankzij het inrichten van zeventig vergaderruimten met digitale whiteboards, smartphone-toepassingen voor het reserveren en beheren van die vergaderruimten, narrowcasting-schermen en audiovisuele toepassingen zetten we samen met AkzoNobel in op een slimmere samenwerking tussen medewerkers en het besparen van –nationale en internationale- reistijd en reiskosten. Daarnaast levert deze digitale werkwijze een belangrijke bijdrage aan het verder beperken van de ecologische voetafdruk, iets waar AkzoNobel als organisatie naar blijft streven.
De technologische middelen om flexibel of agile werken te ondersteunen zijn dus al beschikbaar en klaar om geïmplementeerd te worden. Het is zeker dat de jongste generatie op de werkvloer graag gebruik maakt van deze hulpmiddelen, maar waarom zou alleen deze nieuwe generatie de vruchten mogen plukken van deze middelen? Agile werken is voor iedereen en hoe sneller dat de norm wordt, hoe beter het is voor organisatie en medewerkers.
