De werkplek van de toekomst
De werkplek van de toekomst
We staan voor het begin van een nieuwe manier van werken. In de ochtend haasten naar het kantoor om daar achter je bureau plaats te nemen. De koffieautomaat staat in de buurt en wellicht speel je in de pauze wel een potje tafelvoetbal met je collega’s. Het lijkt allemaal zo vanzelfsprekend. Maar over een aantal jaar kan jouw werkdag totaal anders ingericht zijn. Ook het kantoor zal er anders uitzien dan nu.
Korte termijn
Toen de term Big Data voor het eerst opdook, was het vooral de trend om erover te praten. Een grote invloed op het bedrijfsleven had het daarom nog niet. Steeds meer leidinggevenden beginnen de kracht van Big Data in te zien. Waarom zou je immers niet een betrouwbaar plan opstellen op basis van betrouwbare gegevens? Dit wordt één van de belangrijkste ontwikkelingen die we de komende tijd op de werkvloer tegen gaan komen. Anderzijds gaat ook d e werkcultuur op de schop. Generatie Z, personen geboren na 1992, belandt steeds meer in het werkveld. Veel babyboomers verlaten op hun beurt de arbeidsmarkt, waardoor er een cruciale rol weggelegd is voor millennials. Zij pakken nog veel meer macht dan dat ze al doen.
Evolutie
Gedurende de jaren evolueert de werkplek alsmaar verder. Dit betekent enorm diverse globale en grotendeels virtuele kantoorruimtes. Er is al een aantal indicatoren hoe dat eruit gaat zien. We zien bijvoorbeeld dat aanwezigheid een steeds mindere rol betekent. Bepaald werk kan ook vanuit huis verricht worden. De werkplek van de toekomst lijkt daarom meer een plaats te zijn waar werknemers samenkomen voor het prikkelen van creativiteit en innovatie. Dit gebeurt in ondernemingen die veel weg hebben van startups: onduidelijke bestuursstructuren, korte tijdsperiodes en hoge verwachtingen. De communicatie verloopt daarbij nog meer digitaal via e-mail en chatdiensten wat de afstand ten opzichte van een collega aan de andere kant van een gebouw verkleint. Een nadeel is dat dit het vertrouwen en de band met die persoon niet bevordert.
Generatie Z-personen geboren na 1992-belandt steeds meer in het werkveld.
Digitaal
Idealiter is straks op de werkvloer ieder document gedigitaliseerd, maar op korte termijn is dat een utopie. Bestaande bedrijfsprocessen zijn vaak zo ingericht dat bepaalde documenten nou eenmaal op papier moeten, en dat verander je niet zo maar. De rol van print is wel nog steeds aan het veranderen. Dat komt deels door nieuwe toetreders tot de arbeidsmarkt, die gewend zijn om meer digitaal te werken. Maar ook het feit dat documenten als facturen steeds meer via e-mail verzonden worden. Daar komen administratieve taken bij kijken als goedkeuren van het ordernummer en het fiat van de budgethouder. Dit soort processen kun je volledig digitaliseren. Het is daarbij altijd de vraag of de kosten opwegen tegen de baten. Hoe meer je wil digitaliseren des te duurder en complexer het wordt. Kanttekening is dat digitale klantcommunicatie soms als minder waardevol dan print beschouwd wordt. Sommige ontvangers nemen soms zelfs niet te moeite om het te lezen.
Voordelen
Al die nieuwe technologieën op de werkvloer zal op veel manieren het werk ten goede komen. De Society of Human Resources Management voorziet in het rapport ‘2016 Employee Benefits‘ zelfs al wat ontwikkelingen. Vooral gezondheids- en welzijnsprogramma’s zullen belangrijk zijn voor het behouden en aantrekken van talent. Dit houdt onder andere in niet-medisch eicellen invriezen, betaald verlof voor draagmoederschap en gratis kappersbehandelingen. Ook het opladen van elektrische auto’s, gratis vervoer naar werk, onbeperkt vakantiebeleid en aflossen van studieschulden zullen normale diensten van werkgevers worden. Dat betekent een grotere kostenpost voor het bedrijf, maar al de aanwezige technologieën brengen ook besparingen met zich mee. Doordat veel taken geautomatiseerd worden, neemt de efficiëntie en productiviteit op het werk toe. Ook de trend van thuis werken zal de noodzaak van kantoorruimte doen afnemen. Een kleiner pand betreden scheelt een slok op de borrel.
Bepaalde factoren
De werkplek van de toekomst zal het veel moeten hebben van zijn eigen identiteit. Zo zie je nu bijvoorbeeld ook al enorme diversiteit binnen afdelingen met vaste bureaus en flexplekken. Bepalend is het type werk dat op werkplek plaatsvindt, alsmede de identiteit en structuur binnen een organisatie. Een salesafdeling heeft baat bij een open ruimte zodat de werknemers kunnen communiceren. Appontwikkelaars zien op hun beurt weer liever een afgesloten ruimte om zo de concentratie erbij te houden. Een callcenter ziet er nu ook heel anders uit dan een architectenbureau. Wat wil het bedrijf daarbij uitstralen: hip of zakelijk? Al dit soort factoren spelen mee met de manier waarop een organisatie er over tien, twintig en dertig jaar uitziet.
Cloud
Daarbij is in ieder geval een belangrijke rol weggelegd voor hardware en cloud. Er komt andere apparatuur bij de werkplek van de toekomst kijken. Doordat we steeds mobieler gaan werken hebben we speciale computerapparatuur nodig voor onder andere videovergaderen. Tablets zijn ook handig voor werken op afstand. De cloud gaat voor dat mobile werken een belangrijke rol spelen. Je ziet dat grote bedrijven als Amazon, Microsoft en Google zich daar te veel op richten. In sommige gevallen zal data bij hen veiliger zijn dan wanneer je het lokaal opslaat. Bij lokale opslag ben je immers afhankelijk van de regels van het bedrijf. De grote partijen houden voortdurend in de gaten of de beveiliging voldoende is. Ze kunnen zich eenvoudigweg geen fouten permitteren op dit vlak omdat het afbreukrisico te groot is.
Er komt andere apparatuur bij de werkplek van de toekomst kijken.
Dell en Intel
Techbedrijven Dell en Intel lieten onderzoeksbureau PSB in 2016 onderzoek doen naar de werkplek van de toekomst. ‘De grote veranderingen die zich voordoen op de werkplek lijken op een verhaal van twee steden; de bedrijven die moderniseren, vooral met mobiliteit, zal toptalent aantrekken en behouden, en degenen die dat niet doen creëren bij de werknemer frustratie, lagere productiviteit en ongeluk. De Future Workforce Study ontdekt dat millennials grote veranderingen stimuleren in hoe en waar het werk wordt gedaan, het gebruik van meerdere apparaten en liever tot 60 procent van de tijd weg van een traditioneel kantoor werken. Het resultaat is een belangrijke mandaat voor CIO’s om de infrastructuur te moderniseren, hun veiligheidsstructuur en apparaatbepalingstrategieën te herdefiniëren’, aldus Bob Egan, hoofdanalist van Sepharim Research Group over de studie.
Apple Park
Een levend voorbeeld van de werkplek van de toekomst vinden we in de Amerikaanse stad Cupertino. Sinds april heeft Apple daar zijn gloednieuwe hoofdkantoor Apple Park, informeel ook wel ‘ruimteschip’ genoemd, in gebruik. De campus neemt in totaal 70 hectare grond in beslag, vergelijkbaar met 140 voetbalvelden. Naast de zeer moderne werkruimtes beschikt het ook over een auditorium met de naam Steve Jobs Theater. Hierin vinden we 1000 stoelen die geschikt zijn voor evenementen. Werknemers kunnen ook gebruikmaken van een fitnessruimte van 9000 vierkante meter. Lichamelijke beweging kan ook gehaald worden uit de wandel- en joggingpaden van ruim drie kilometer. Het bezoekerscentrum met een café en Apple Store biedt ruimte aan geïnteresseerden. Dit alles draait op hernieuwbare energie, mede mogelijk gemaakt doordat het grootste deel van het dak bezet is met zonnepanelen.
Robots
Waar de mensheid vooral bang voor is wanneer er gedacht wordt aan de werkplek van de toekomst, is de opkomst van robots. Robots zullen ook werk overnemen van de mens, al staat dat nu nog in de kinderschoenen. De kunstmatige intelligentie is namelijk niet op een niveau om complexe besluiten te nemen. Als je dat op de financiële sector betrekt dan moet je je voorstellen dat softwarerobots eenvoudige administratieve taken kunnen verrichten. Dat betekent bijvoorbeeld een creditcheck uitvoeren of informatie verzamelen om tot een onderbouwd advies te komen. Zulke beroepen gaan daarmee steeds minder worden. Maar zelfstandig een hypotheek verstrekken kan een robot voorlopig niet. Een hypotheekadviseur hoeft niet zomaar te vrezen voor zijn baan.
Bedreiging
Hoe serieus is de opkomst van robotica dan? Welke taken een werknemer uitvoert kan een rol gaan spelen bij het behouden van de baan. Een onderzoek van McKinsey Global Institute lijkt meer duidelijkheid te verschaffen over wat we precies kunnen verwachten van de toekomstig arbeider. Daarvoor bestudeerde het 2000 activiteiten verdeeld over 800 beroepen om te ontdekken welke taken en banen te automatiseren zijn. het blijkt dat de huidige getoonde technologie slechts vijf procent van het werk kan overnemen. Volgens instituut zal het tientallen jaren duren voordat het grote invloed heeft. Robotica op de werkvloer wordt namelijk niet alleen bepaald door wat technisch haalbaar is. Factoren zoals de economie, overheidsbemoeienis en de opvatting van de maatschappij zijn eveneens belangrijke factoren. Volgens dit onderzoek zal op zijn vroegst in 2055 de helft van de banen geautomatiseerd kunnen zijn.
Riskant
Over het algemeen schetsen we bij de toekomst vooral een wereld vol technologie. Daar zullen de vruchten ongetwijfeld van geplukt worden maar het brengt ook een groot risico met zich mee. Het hacken van systemen en vinden van kwetsbare plekken zijn verhalen die dagelijks in het nieuws voorbij komen. De werkplek van de toekomst gaat daarom een grote uitdaging tegemoet wat betreft de beveiliging. Een bedrijf kan de betrouwbare data die het in bezit heeft simpelweg niet op straat laten belanden. Dit lijkt vooral voor de financiële dienstverlening en de zorg grote problemen met zich mee te brengen. De reputatie van de gehele sector loopt schade op bij iedere fout. Ook is het moeilijk te monitoren of werknemers van het bedrijf goed omgaan met de beschikbare date. Microsoft en Steelcase leken begin maart een voorschot te nemen op de werkplek van de toekomst. De twee Amerikaanse bedrijven presenteerden met Creative Spaces vijf werkomgevingen die veel moeten doen met een werknemer. Ze zijn zo ingericht om de creativiteit en samenwerking van het personeel te bevorderen. Ook maken de Creative Spaces veel gebruiken van apparaten. Dat is in ieder geval een trend die overduidelijk een rol gaat spelen in de toekomstige werkomgevingen. Werken op afstand wordt immers steeds belangrijker en daar is digitalisering voor nodig. En het kantoor gebruiken we straks slechts nog voor samenwerking en het opdoen van creativiteit.
Dit artikel is eerder verschenen in het WINMAG Pro magazine.
Wouter Aarts (auteur) Specialist in ICT en Samenwerken. Ik laat graag zien hoe je met nieuwe technologieën op een andere manier kunt (samen)werken. Volg mij op LinkedIn en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van samenwerken.
