Efficiënt vergaderen, ook op afstand
Efficiënt vergaderen, ook op afstand
Iedereen kent de stress van tijdverspilling in een vergadering die uitloopt, te laat begint of slecht is voorbereid. Dit wordt ook nog eens versterkt als ideeën, die op afstand worden geroepen, moeilijk zijn te volgen. En er is helemaal weinig aan als je de juiste bestanden niet bij de hand hebt.
Kwaliteit van samenwerken
Digitalisering heeft onze manier van werken sterk veranderd. Werken op afstand vanuit meerdere locaties is logistiek gezien gemakkelijker dan ooit. Zo kunnen medewerkers al efficiënt werken. Maar kunnen medewerkers ook kwalitatief samenwerken? Nieuwe technologieën, zoals interactieve whiteboards, brengen de kwaliteit van samenwerking op de werkvloer.
AkzoNobel bijvoorbeeld gebruikt in een groot deel van de vergaderruimtes interactieve whiteboards om de samenwerking te verbeteren. Dit heeft het werken tussen locaties eenvoudiger gemaakt, het internationale reisverkeer verminderd en de productiviteit en de medewerkerstevredenheid verhoogd.
Realtime documenten delen
Ik werk bij een wereldwijde organisatie. Digitale whiteboards stellen ons in staat om te vergaderen met collega’s op andere locaties. We gebruiken ze regelmatig om plannen te vergelijken met die in het buitenland. Het realtime delen van documenten op je scherm en gezamenlijk notities maken blijkt ongelooflijk nuttig. Met behulp van interactieve whiteboards kunnen we interactief presentaties, demo’s of visuele campagnes bespreken. Deze documenten kunnen gedeeld worden op het scherm dat de deelnemer aan de vergadering gebruikt, dus ook op een eigen mobiel of iPad. Er kunnen direct aantekeningen op het document worden gemaakt, dus feedback geven is heel gemakkelijk. De aangepaste documenten kunnen na de vergadering meteen digitaal gedeeld worden met alle deelnemers aan de vergadering, zodat iedereen up-to-date is.
Maar ook voor thuiswerkers is het interactieve whiteboard op kantoor ideaal. Door op afstand verbinding te maken met het whiteboard kun je als thuiswerker de slides en notities zien die in de vergaderkamer worden gepresenteerd.
Face-to-face
Begeleidende video en audio maken het proces nog efficiënter en effectiever. Je ziet elkaar alsof je bij elkaar in de ruimte zit. Je wordt als het ware ‘gedwongen’ om actief deel te nemen aan de vergadering en kan je niet verschuilen achter de mute knop, zoals bij een audiovergadering. Ook is je non-verbale communicatie zichtbaar voor iedereen, dus is een actieve houding gewenst. Je kunt ook direct zien wat er op het scherm wordt getoond en daar realtime aantekeningen op maken. Je benut alle voordelen van face-to-face vergaderen, alleen dan op afstand.
Interactieve whiteboards helpen bedrijven efficiënt samen te werken. Visuele communicatie is belangrijk voor de interactie op afstand. Het is ten slotte makkelijker om actief deel te nemen als iedereen op het scherm voor iedereen te zien is en om details te bespreken als je iemand kunt tonen wat je eigenlijk bedoelt.
Meer weten over wat hybride werken betekent voor jouw organisatie? Bekijk alle tips over hoe je hybride werken faciliteert.
Wouter Aarts (auteur) Specialist in ICT en Samenwerken. Ik laat graag zien hoe je met nieuwe technologieën op een andere manier kunt (samen)werken. Volg mij op LinkedIn en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van samenwerken.
