Efficiënt vergaderen in de bouw
Efficiënt vergaderen in de bouw
Denken we aan de bouw? Dan denken we al snel aan de fysieke bouwplaats. Daar waar een pand of snelweg gebouwd wordt. Maar daar gaat natuurlijk nog een heel proces aan vooraf. En juist daar kan vaak een efficiencyslag worden gehaald. Tijdens het tekenproces bijvoorbeeld, als veel overleg en vergaderen noodzakelijk is.
De productie van elk nieuw bouwproject – groot of klein – start met een professionele tekening van het project of de constructie. Een dergelijke bouwtekening is niet in één dag gemaakt. Er vinden vaak verschillende correctierondes of vergaderingen plaats, zowel met collega’s als met opdrachtgevers, onderaannemers of andere betrokken partijen.
Uitprinten, opschrijven, inscannen
Tijdens zo’n vergadering wordt in veel bouworganisaties de concepttekening uitgeprint op (grootformaat) papier. Eventuele aanpassingen worden dan met pen op de tekening geschreven. Om deze vervolgens in te scannen (of er een foto van te maken) en de correcties door te voeren in het tekenprogramma. Een omslachtige manier. En door het vele printen van tekeningen kunnen de kosten ook (onnodig) oplopen.
Den Ouden Groep: bouwtekeningen vlot en soepel aanpassen
Dat kan ook anders, dachten ze bij Den Ouden Groep in Schijndel. Het bedrijf koos voor een Interactive Whiteboard, waarmee zij bouwtekeningen van nieuwe infrastructuur direct vanaf de eigen computer kunnen inladen en tonen aan collega’s en opdrachtgevers. Uitprinten, aantekeningen maken met de pen én weer inscannen is niet langer nodig. Dat kan namelijk direct op het scherm. Dit bespaart Den Ouden Groep al snel een halve dag per week. Terwijl de printkosten met zo’n 2500 euro per jaar afnemen.
De mogelijkheid om te werken met verschillende kleuren en lagen zorgt voor nog meer gemak bij Den Ouden Groep. Alle personen in de vergaderruimte kunnen de tekeningen goed zien op het scherm, waardoor de sessies interactiever worden.
Vic Obdam Staalbouw: 3D-modellen wijzigen
Ook Vic Obdam Staalbouw in Obdam ruilde de handgeschreven notulen in voor een Interactive Whiteboard. Voor het ontwerp van nieuwe staalco
Instructies tekent Vic Obdam altijd eerst nauwkeurige 3D-modellen, die worden besproken met een volledig projectteam. Dat gebeurde voorheen nog met een tv en laptop. Eventuele wijzigingen werden dan eerst genotuleerd met pen en daarna pas doorgevoerd op de digitale tekening. Dat kostte veel tijd en was omslachtig.
Vic Obdam kan nu onder meer eenvoudig inzoomen op details van een 3D-tekening en er vervolgens een screenshot van maken. Op dit screenshot worden dan direct de wijzigingen geschreven. Na afloop van de vergadering bundelt het whiteboard automatisch alle screenshots, om deze te verzenden naar alle betrokken collega’s of partijen. Het 3D-model kan na de vergadering snel en eenvoudig worden aangepast, omdat het whiteboard is geïntegreerd in de bestaande IT-infrastructuur van Vic Obdam.
De nieuwe werkwijze betekent een belangrijke professionaliseringsslag voor Vic Obdam. Collega’s kunnen beter en prettiger vergaderen, terwijl ook opdrachtgevers en partners graag naar Vic Obdam komen om tekeningen te bespreken.
Voor de toekomst heeft Vic Obdam nog mooie plannen. De organisatie wil graag gaan videovergaderen, zodat er ook op afstand kan worden vergaderd met opdrachtgevers en partners. Dit kan gemakkelijk met het whiteboard.
Kosten besparen én prettiger werken
Door te kijken naar nieuwe manieren van vergaderen, kan er ook in de bouw een hoop winst worden behaald. Zo kun je besparen op printkosten, reistijd en -kosten en werk je duurzamer. De efficiencyslag die daarmee gepaard gaat, resulteert vaak ook in hogere medewerkerstevredenheid. Collega’s vergaderen efficiënter, met meer plezier. Terwijl je ook professioneler voor de dag komt bij partners en opdrachtgevers.
Wouter Aarts (auteur) Specialist in ICT en Samenwerken. Ik laat graag zien hoe je met nieuwe technologieën op een andere manier kunt (samen)werken. Volg mij op LinkedIn en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van samenwerken.
