Hoe intelligent is jouw printer?
Hoe intelligent is jouw printer?
Bedrijfsprocessen beter inrichten en efficiënter werken. Om zo tijd en kosten te besparen. Het is een belangrijke uitdaging voor veel mkb-bedrijven. Er is dan ook steeds meer behoefte aan slimme (cloud)diensten, zoals online samenwerken, documenten delen of videovergaderen. Minder vaak denken we aan de rol van de printer, terwijl ook hier een grote efficiencyslag kan worden gemaakt.
Digitalisering is in volle gang. Ook in het mkb. Denk maar aan het digitaliseren van papieren documenten, formulieren en archieven, om dit vervolgens op te nemen in slimme documentstromen. In toenemende mate is er vraag naar nieuwe technologieën. En vrijwel alles wordt ‘smart’ gemaakt. We gebruiken al jaren onze smartphones, beheren onze agenda op onze smartwatch en maken gebruik van smartboards tijdens presentaties en meetings. Maar terwijl alles in ontwikkeling is, blijft de printer in bedrijven het ondergeschoven kindje.
Intelligentie toevoegen
‘Een printer is een printer’, hoor ik vaak als ik in gesprek ben met ondernemers. Het apparaat om belangrijke 
documenten af te drukken, zoals hand-outs, contracten en facturen. En natuurlijk, dat is ook zo. Tegelijk kan er nog zoveel meer. Het is noodzakelijk in deze tijd van digitalisering om printers ‘smart’ en zelfs intelligent te maken.
Altijd up-to-date
Door gebruik van technologie is het mogelijk om de apparatuur altijd up-to-date te houden. Een printer is immers een keuze voor jaren. Terwijl bedrijfsprocessen snel veranderen, was het tot voor kort niet mogelijk om de software op de printer zelf te updaten of nieuwe apps toe te voegen. Tussenkomst van een engineer was onontkoombaar, met bijhorende downtime.
Flexibiliteit in software en applicaties
Nu bestaan er oplossingen waarbij je de nieuwste functionaliteiten en laatste software-upgrades direct vanaf de printer kunt downloaden. Via een speciaal platform is het dan mogelijk om je apparatuur te upgraden, zodat deze steeds aansluit op nieuwe situaties en bedrijfsapplicaties. Kortom: de printer is in staat mee te bewegen met je business.
Monitoring en reparatie op afstand
Ook bestaat er technologie om technische downtime te verminderen. Via zogenaamde ‘predictive maintenance’ maken we slim gebruik van de data die een printer genereert. Continue datametingen voorspellen of de apparatuur toe is aan reparatie of onderhoud. Dreigt er iets mis te gaan? Dan ontvang je tijdig een notificatie. En is er onverhoopt toch een servicemelding? Dan kan een engineer via speciale software op afstand meekijken en de apparatuur overnemen en in veel gevallen direct ondersteunen. Natuurlijk is reparatie op locatie niet altijd te voorkomen. In dat geval kan de engineer op afstand een diagnose stellen en zorgen dat hij precies de juiste onderdelen bij zich heeft. Dit bevordert een snelle reparatie op locatie, zodat de dagelijkse werkzaamheden snel hervat kunnen worden.
Optimale workflow
Tot slot kan een centrale print hub bijdragen aan een efficiëntere workflow. Ga maar na. Wilde je voorheen een papieren document verzenden? Dan kwam daar een hele reeks aan stappen bij kijken. Inscannen, verzenden via e-mail en vervolgens opslaan op de juiste plek. Nu kun je documenten meteen vanaf de printer aan meerdere mensen verzenden. En bestanden zijn direct beschikbaar in de Cloud. Er vallen dus meerdere stappen weg, wat een veel efficiëntere workflow creëert.
Van printer naar centrale hub
En zo transformeert de printer naar een intelligente hub die met jouw organisatie meebeweegt. Een plek waar werkprocessen en documentstromen samenkomen én slim wordt gewerkt. Dan zijn er natuurlijk nog andere vraagstukken, zoals security en sustainability. Hoe dit wordt gewaarborgd binnen de hub? Dat lees je in mijn volgende artikel.
Tim Scharn (auteur) “De enige constante factor in het IT landschap is verandering” Volg Tim op LinkedIn. En blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen rondom printen.
