Efficiënter werken door printoplossing bij het Tabor College
Efficiënter werken door printoplossing bij het Tabor College
Leerlingen en docenten werken bij het Tabor College vanaf hun eigen iPad en MacBook. De school is helemaal ingericht op Apple en alles gebeurt in de cloud. Een vooruitstrevende school, die ook efficiënter en op een modernere manier wilde omgaan met printen. De vraag was dan ook: ‘Hoe vinden we een uniforme en flexibele Apple-proof printoplossing, die aansluit op onze architectuur?’
Op het Tabor College stond nog niet zo heel lang geleden in bijna elk lokaal een printer. Dit was in de loop van de tijd nu eenmaal zo gegroeid. In totaal stonden er zo’n 150 exemplaren. En dat waren allemaal verschillende typen en merken.
Inkoop en voorraadbeheer
Er was dus een enorme wildgroei en dat heeft een aantal nadelen. Onderdelen vervangen, voorraadbeheer en inkoop van toners is met zoveel verschillende printers complex. Je raakt al snel de controle kwijt. Raymond van den Berg, hoofd ICT op het Tabor College, vertelt: “We hadden voorraadkasten vol verschillende toners. En ging er een printer stuk? Dan konden veel van die toners – die niet bij de andere printers pasten – zo de prullenbak in.”
Zelf studiemateriaal drukken
Naast de decentrale printpunten koos het Tabor College er ook voor om per locatie één repro te plaatsen. Hiermee kan de school zelf grotere documenten, brochures en studiemateriaal voor leerlingen afdrukken. In dezelfde kwaliteit als wanneer zij dit uitbesteden aan een externe drukkerij, maar tegen een fractie van de kosten.
Wens: printen vanaf eigen iPad
Leerlingen en docenten van het Tabor College wilde ook graag kunnen printen vanaf hun eigen iPad en MacBook. Dit is mogelijk gemaakt via Myprint, een printoplossing waarmee leerlingen en leraren via de cloud kunnen printen. Ook wilde de school meer drukwerk in eigen beheer houden, zoals brochures en studiemateriaal.
Decentraal printpunt
Uiteindelijk koos het Tabor College ervoor om alle oude printers van de hand te doen. Daarvoor in de plaats kwam in elk van de drie schoollocaties één printpunt. Ook het bedrijfsgebouw werd opnieuw ingericht. De school beschikt nu over hoogwaardige multifunctionele printers die kunnen printen, kopiëren en scannen. Er zijn nog maar 2 verschillende typen printers. En nog belangrijker: met maar één soort toner.
Minder printfouten
Met een persoonlijke pas, rfid-chip of pincode kunnen leerlingen en docenten direct printen vanaf hun device. Het printen start pas als de gebruiker de printopdracht ophaalt bij de printer. Dat vermindert het aantal foutieve afdrukken. Raymond vertelt: “Voorheen gebeurde het regelmatig dat ik bij een printer aankwam en er een pak papier lag, dat niet meer werd opgehaald. Dat gebeurt nu niet meer zo snel.” De oplossing laat leerlingen ook bewuster printen, want zij krijgen elk jaar een vooraf vastgesteld budget op hun pas waarmee zij kunnen printen. Is dat op? Dan kunnen zij tegoed bijkopen.
Beter inzicht
Via een online managementtool in combinatie met Streamline NX, is op elk moment inzichtelijk met welke machines er hoeveel geprint wordt. En is er een printer defect, dan krijgt de school direct een melding. Met de tool kun je bijvoorbeeld zien of er voor een bepaald vak veel geprint wordt. Je kan dan onderzoeken hoe dit komt en of het eventueel efficiënter kan.
Minder printen
Tabor College is blij met de manier waarop er nu geprint wordt. Raymonds reactie: “We hebben eindelijk een uniforme printoplossing. Het voorraadbeheer is een stuk eenvoudiger. En bij een lege toner wordt er automatisch een nieuwe besteld. Op dit moment printen we ongeveer 50% minder dan voorheen. Maar bovenal gaat het allemaal gewoon een stuk efficiënter!”
Meer werk- en studeerplezier
Kortom: je staat er misschien niet elke dag bij stil, maar harmonisatie van het printerpark kan behoorlijk wat kosten besparen. Zoals bij het Tabor College. En nee, het printerpark is zeker niet de grootste kostenpost van een onderwijsinstelling. Dat klopt. Maar het zorgt óók voor meer efficiency in het dagelijks werk- en leerproces. En dat is heel wat waard. Het zorgt immers voor meer studeer- en werkplezier. Precies waar elke onderwijsinstelling voor staat.
Tim Scharn (auteur) “De enige constante factor in het IT landschap is verandering” Volg Tim op LinkedIn. En blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen rondom printen.
