Hoe eenvoudig is jouw printer?
Hoe eenvoudig is jouw printer?
Bij efficiënter werken denk je misschien niet direct aan optimalisatie van de printer(s) in jouw organisatie. Toch valt hier vaak een belangrijke slag te halen. Een intuïtieve en eenvoudige printer draagt namelijk bij aan de efficiency, de productiviteit én het werkplezier onder medewerkers.
Veel organisaties zien de printer als een ‘noodzakelijk kwaad’. Apparatuur om belangrijke documenten mee af te drukken, zoals facturen, brieven, overzichten, planningen en hand-outs. Medewerkers willen er het liefst zo weinig mogelijk tijd aan kwijt zijn en er prettig en soepel mee kunnen werken.
Transformatie
Tegelijk is in veel organisaties de apparatuur vaak jaren geleden aangekocht. ‘Als de printer maar kan printen’, is meestal de gedachte. Een gemiste kans, want printers hebben de afgelopen jaren een enorme transformatie doorgemaakt. Door gebruik van slimme technologie en door het toevoegen van connectiviteit hebben printers tal van handige features gekregen. Waarmee je tijd bespaart en de productiviteit verhoogt.
Intuïtief bedieningspanel
Leg dus zeker eens de loep op het gebruiksgemak van de printers in jouw organisatie. Dat begint al bij de bediening. Hoe werkt dit bij jouw printer? Verouderde apparatuur heeft vaak een klein of helemaal geen bedieningspaneel. De gebruikersinterface is vaak onduidelijk en functies zijn soms lastig vindbaar voor medewerkers die niet dagelijks printen. Dat resulteert in frustratie en verlies van tijd.
Tegenwoordig bestaan er printers met een groot bedieningspaneel en een interface die veel weg heeft van die van een tablet of smartphone. Handig: want zo ‘swipen’ medewerkers geheel intuïtief hun weg door het bedieningspaneel.
Functionaliteiten en apps aanpassen
Printers beschikken natuurlijk ook over een scala aan functionaliteiten en applicaties. Handig, maar waarschijnlijk gebruikt niet elke afdeling altijd elke app of feature. Waar de afdeling HR misschien dagelijks documenten scant, kan dat voor andere afdelingen heel anders zijn. Dan is het fijn als je deze functie van het startscherm of uit het menu kunt verwijderen. Dit houdt het bedieningspaneel overzichtelijk en collega’s vinden sneller de feature waarnaar zij wél op zoek zijn.
Slim scannen
Documenten scannen? Via oudere apparatuur kan dat best een klusje zijn. Scannen, de juiste map zoeken en opslaan. Ongemerkt gaat er in één scanopdracht best wat tijd zitten. Herkenbaar? Dit kan een stuk efficiënter. Er bestaan printers waarmee je rechtstreeks vanaf het apparaat naar je tablet of laptop kunt printen. Jouw gescande document verschijnt dan direct op je beeldscherm. Of sla het document op in de cloud en deel ‘m in één keer met collega’s of relaties.
Slimme support
Tot slot het onderhoud en eventuele reparatie aan de printer. Dit zorgt in veel organisaties voor de nodige vertraging en downtime. Wat als een toner leeg is? Of er een papierstoring plaatsvindt? Dan weten veel collega’s vaak niet hoe zij dit kunnen verhelpen en moet er een engineer of IT-collega naar de afdeling komen voor support.
Nu bestaan er printers waarbij collega’s direct via het bedieningspaneel een aantal acties zelf kunnen uitvoeren. Via een instructie in video of tekst ontdekken zij stap voor stap hoe zij een toner vervangen of storing verhelpen. Komt de collega er niet uit? Dan kunnen zij via het bedieningspaneel de eigen IT-manager vragen hen te helpen. Hij kan op afstand het paneel overnemen en de storing direct verhelpen.
Maak het eenvoudig!
Dus, zie jij de printer(s) in jouw organisatie ook als een ‘noodzakelijk kwaad’? Dan is het tijd om eens te kijken naar de kansen om efficiënter én prettiger te werken. Want je ziet: de mogelijkheden zijn eindeloos.
Tim Scharn (auteur) “De enige constante factor in het IT landschap is verandering” Volg Tim op LinkedIn. En blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen rondom printen.
