Zó krijg jij inzicht in jouw daadwerkelijke printerkosten

  • 1315
  •  9
  • 4 min
  • 02 nov 2017
Zó krijg jij inzicht in jouw daadwerkelijke printerkosten 2

Zó krijg jij inzicht in jouw daadwerkelijke printerkosten

  • 1315
  •  9
  • 4 min
  • 02 nov 2017

Natuurlijk ga je gedegen te werk en doe je grondig onderzoek bij het kiezen van de juiste printer. Daarbij gebruik je allerlei informatiebronnen, zoals productbeoordelingen, vergelijkingen, ervaringen met aanbieders en cijfers over de klanttevredenheid, printerkosten, om zo tot de juiste keuze te komen.

Maar hoe uitgebreid je ook zoekt en hoeveel verschillende informatiebronnen je ook aanboort om tot een weloverwogen beslissing te komen, uiteindelijk is er wat mij betreft één ongelooflijk belangrijke variabele die je altijd in je overwegingen moet meenemen: de totale eigendomskosten van het apparaat – ook vaak de TCO genoemd, oftewel: Total Cost of Ownership.

Total Cost of Ownership-analyse

Van oudsher wordt de TCO-analyse gebruikt om kopers en aanbieders duidelijk te maken wat de directe en indirecte kosten zijn voor de eigenaar van een product. Wie verantwoordelijk is voor de toeleveringsketen printerkosten zo kies je een nieuwe printer cpc cpp TCOof op een ICT-afdeling werkt, weet waarschijnlijk allang dat TCO-analyses heel vaak worden gedaan. Maar ook als je thuis werkt of aan het roer van een kleine onderneming staat, kan zo’n analyse erg nuttig zijn. Met een TCO-analyse druk je de volledige levenscyclus van een apparaat dat je op het oog hebt in één waarde uit. En in die waarde zijn echt alle kostenposten meegenomen: de aankoop, het verbruik, het onderhoud en eventuele verbeteringen of uitbreidingen. Anders gezegd: je weet met een TCO-analyse op voorhand al precies hoeveel een printer gaat kosten tijdens de periode dat je het apparaat gaat gebruiken.

Hoe verhouden de totale kosten zich tot de aankoopprijs?

Uit de TCO-waarde blijkt het verschil tussen de aankoopprijs en de printerkosten op de lange termijn, bijvoorbeeld van extra hardware- of softwareproducten. Afhankelijk van het soort printtechnologie dat je hebt gekozen en de hoeveelheid pagina’s die je gaat printen, kunnen de kosten van een printer zomaar ineens 2 tot 6 keer hoger zijn als de aankoopprijs. Daarnaast bestaan er grote verschillen in de kosten van verbruiksartikelen. Sommige mensen laten zich verleiden door het vooruitzicht van heel goedkope verbruiksartikelen, om er vervolgens pas na de aankoop achter te komen dat ze die artikelen wel érg vaak moeten worden vervangen. Laat je dus niet misleiden door goedkope hardware of toner die bijna voor niets verkocht worden.

Met welke factoren wordt er bij een TCO-analyse van een printer rekening gehouden?

De TCO-analyse bevat drie belangrijke onderdelen:

  • De kosten van de aankoop en de daadwerkelijke hardware: dit zijn de kosten van de printer – het bedrag dat op de factuur van de leverancier In het bedrijfsleven wordt vaak met leaseconstructies gewerkt. De kosten bestaan dan uit de leasekosten over de gehele tijdsperiode. Deze kosten kun je nog variabel maken door ze te delen door de yield.
  • De variabele printkosten: dit zijn de kosten die je hebt tijdens het gebruik van de machine. Denk hierbij aan de kosten van toners (of cartridges). Om de kosten per print (ook wel de CPP: cost per print genoemd) te berekenen deel je de kosten van elke toner door het aantal pagina’s wat je ermee kunt printen (yield).
  • TCO: daarna tel je alles bij elkaar op, zodat je weet hoeveel je per pagina betaalt. De uitkomst van die som is waarschijnlijk vrij laag, maar als je die vervolgens vermenigvuldigt met het aantal pagina’s dat je in een maand print en dat vervolgens weer vermenigvuldigt met het aantal maanden dat je het apparaat wilt gebruiken, dan nemen de kosten waarschijnlijk flink toe.

Een voorbeeld:

De totale CPP = aankoopprijs van toner/pagina’s per tonercartridge × maandelijks aantal geprinte pagina’s x het aantal maanden dat je contract duurt.

Stel, je CPP bedraagt 5 cent per pagina en je print of kopieert gemiddeld 1000 pagina’s per maand. Als je dat vijf jaar lang doet, komen je verbruikskosten uiteindelijk op € 3000 uit. Die prijs moet je optellen bij de aankoopprijs van het apparaat.

Klikcontract

Je kunt ook op een andere manier een printer kopen, bijvoorbeeld met een ‘klikcontract’. Je betaalt dan een vaste prijs voor een ‘click’, oftewel één print of kopie van de printer. Hiermee ben je qua printerkosten waarschijnlijk goedkoper uit, omdat je alleen betaalt voor wat je daadwerkelijk print. Je hoeft je geen zorgen te maken over de beste prijs voor printbenodigdheden als toner, inkt en onderdelen (zoals drums voor laserprinters). Sommige overeenkomsten dekken ook het onderhoud van het apparaat. Uiteindelijk moet je de volledige kosten van het klikcontract bij de TCO-analyse optellen.

Gebruikskosten van de printer – waar moet je rekening mee houden?

Stroomverbruik

Het stroomverbruik over de gehele tijdsperiode: we willen allemaal energiebesparend en milieuvriendelijk bezig zijn. Maar sta je weleens stil bij het elektriciteitsverbruik van al je apparaten? Alle printers zouden de Energy Star-energienorm moeten hebben en van een TEC-indicatie zijn voorzien. TEC staat voor Typical Energy Consumption. Aan de TEC-waarde zie je hoeveel stroom het apparaat in een week verbruikt. De fabrikant berekent de TEC-waarde zelf, waardoor je printers heel gemakkelijk met elkaar kunt vergelijken. Stel, printer 1 heeft een TEC-waarde van 1,17 kWh en printer 2 van 2,67 kWh. Als je beide waarden vermenigvuldigt met de kosten per kWh die je energieleverancier rekent en je de uitkomst vervolgens vermenigvuldigt met het aantal weken dat je het apparaat wilt gebruiken, merk je al snel dat de ene printer per jaar 30 tot 100 euro meer kost dan de andere.

Papier

Ook belangrijk om rekening mee te houden: de kosten van het papier dat geschikt is voor de printer van je voorkeur. Laserprinters werken vaak met heel betaalbaar standaardpapier. Inkjetprinters hebben daarentegen vaprinterkosten prijs bedrag cpc - onderhoud cppak duur, speciaal papier nodig, met name als je mooie kleurenprints wilt maken. Houd bij je berekening van de papierkosten daarnaast rekening met de mogelijkheid om dubbelzijdig te printen of te kopiëren. Je kunt het apparaat standaard op dubbelzijdig instellen. Zo halveer je meteen de papierkosten en het papierverbruik. Niet alleen goed voor het mileu, maar ook voor je portemonnee!

Onderhoud

Onderhoudskosten, zoals een onderhoudscontract of garantiekosten: hoe lang heb je eigenlijk garantie van de aanbieder? Wordt het apparaat op locatie gerepareerd, moet je de machine zelf komen brengen of werkt het anders? Kun je de garantie verlengen? En zo ja, wat voor kosten zijn daaraan verbonden? En wat valt er precies onder de garantie? Of kun je misschien een jaarcontract voor onderhoud afsluiten? Dit zijn stuk voor stuk variabelen die de kosten kunnen verhogen. Daarom moet je ze allemaal meenemen in je TCO-analyse.

Zo krijg je met een gedegen TCO-analyse inzicht in printerkosten en hoeveel jouw nieuwe printer gaat opleveren.


Tim Scharn

Tim Scharn (auteur) “De enige constante factor in het IT landschap is verandering” Volg Tim op LinkedIn. En blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen rondom printen.

Kennisbank