Menselijk verkeer op de werkvloer
Menselijk verkeer op de werkvloer
In mijn vorige artikel hebben we het gehad over hoe we kunnen voorkomen dat we twee dingen tegelijk doen. We kunnen productiviteit verhogen door dagen op te delen in blokken waarin je je afsluit, blokken waarin je tijd neemt voor overleg met collega’s en blokken waarin je je kunt ontspannen. Zo ontsnap je op de juiste momenten aan bepaalde prikkels en kan je ook weer volledig ontladen.
De juiste inrichting
Als je de discipline hebt om je dag in duidelijke blokken op te delen, ben je ook nog afhankelijk van de indeling van de faciliteiten in het gebouw. De plekken waar je je kunt afzonderen en de plekken waar spontane of geplande ontmoetingen mogelijk zijn, moeten een goede plek in het gebouw krijgen. Met de inrichting van een gebouw kun je het bewegen van mensen door een gebouw beïnvloeden. Waar je faciliteiten en groepen mensen neerzet, stimuleer je verschillende factoren als samenwerking, beweging, gemak, effectiviteit en dienstverlening.
“We vergaderen tegenwoordig vaak in vissenkommen.”
Je ziet op kantoor vaak dat de vergaderruimte centraal of vlakbij de ingang wordt geplaatst, een plek waar juist veel menselijk verkeer is. Als zo’n ruimte helemaal afgesloten zou zijn, is dat geen probleem, maar tegenwoordig zie je vaak dat er sprake is van een vissenkom. Door de combinatie van transparantie en menselijk verkeer, gaat de productiviteit en effectiviteit achteruit. En dat terwijl werknemers zelf al aangeven dat ongeveer twee derde van de vergadertijd ineffectief is. Ditzelfde geldt voor de ruimtes waar werknemers zich willen afzonderen. Zorg daarbij dat deze ruimtes zich niet vijf meter van de andere werknemers bevindt. Reken er maar op dat collega’s alsnog de neiging hebben om de werknemer te storen of te bestoken met vragen. Plaats deze ruimtes dus aan de randen van het gebouw of van de vloer.
Welbekende koffieautomaat gesprekken
De koffiecorner staat ook wel bekend om de dagelijkse koffieautomaat gesprekken. Deze gesprekken bevorderen het informele contact tussen mensen en teams. Persoonlijke en informele contacten brengen iets wat de ‘formele communicatie’ niet doet. Werknemers zoeken open, gelijkwaardige gesprekken om te delen hoe we echt denken over wat er om ons heen gebeurt. Uit onderzoek blijkt dat de positie en de openheid van de koffiecorner invloed heeft op zowel het aantal koffiemomentjes per dag als de hoeveelheid gesprekken die in de corner plaatsvinden. De beschikking over een goede koffiecorner, centraal gelegen, met goede faciliteiten en een goede afscherming, zorgt voor een flinke plus in het contact over teamgrenzen heen.
“Een goede koffiecorner zorgt voor een flinke plus in het contact over teamgrenzen heen.”
Op kantoren waar geen vaste werkplekken zijn, komt duidelijk naar voren dat werknemers als laatste op de plekken gaan zitten die zich vlakbij de koffiecorner en/of de printer bevinden. Je hebt hier nu eenmaal last van menselijk verkeer dat zich vaak richting deze plekken beweegt en daarbij kunnen beide faciliteiten voor geluidsoverlast zorgen. Vroeger stonden printers vaak midden op de werkvloer, maar tegenwoordig is er om deze reden vaak een aparte printkamer.
Multifunctioneel café
Als je naar de eetruimtes gaat kijken, zie je hierin een ontwikkeling ontstaan. Restaurants van organisaties worden namelijk multifunctioneel: naast eten en drinken, worden de restaurants nu ook ingezet voor werk, overleg en vergaderingen. Dit werkt bijvoorbeeld goed voor salesorganisaties. Door de salesmensen, beneden in een restaurantomgeving te plaatsen, worden zij direct geconfronteerd met degene die zij m
oeten hebben. Zij werken daar gedurende de dag en zodra een klant binnenkomt, komt hij/zij bij hen te zitten voor overleg of om even te wachten. Door de ontvangst te combineren met een restaurant, wordt een ontspannen sfeer gecreëerd. De restaurantomgevingen in kantoren worden steeds meer gecombineerd met de voorkant van het proces van organisaties.
Bij het inrichten van het kantoor is het dus belangrijk rekening te houden met de doelen van je organisatie. Bedenk hoe de plaatsing van faciliteiten invloed heeft op verschillende factoren en manipuleer daarmee het verkeer en het bewegen van mensen op de werkvloer.
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met één van onze partners.
Roel Geenen (auteur) Afgestudeerd veranderkundige en de grondlegger van Het Nieuwe Werken. Volg Roel op LinkedIn en blijf op de hoogte van zijn inspirerende kijk op een andere manier van samenwerken. HNW is een belangrijke energiebron is voor de ontwikkeling van organ...
