Mensen op afstand goed laten samenwerken
Mensen op afstand goed laten samenwerken
Toch voelt het, als je op afstand met verschillende teams werkt, soms alsof je met z’n allen niet over de slagkracht beschikt die je wel hebt als je in dezelfde ruimte met elkaar werkt. Het gevolg: stroeve communicatie.
Daarom is het zo belangrijk dat je een omgeving schept waarin samenwerken als vanzelf gaat, of de afstand tussen teamleden nu groot of klein is. Als leidinggevende versterk je op die manier de slagvaardigheid van je teams, de betrokkenheid van je teamleden en het onderlinge samenwerkingsvermogen en wederzijds vertrouwen van je mensen. Als jouw team uit mensen bestaat die je kent en respecteert, heb je meer verantwoordelijkheidsgevoel en een sterkere wens om goed te presteren. Daarom is het ontzettend belangrijk dat de teamleden die op afstand werken voor je gevoel heel dichtbij zijn – en dat iedereen goed met elkaar de handen uit de mouwen kan steken.
Meer vertrouwen
Ook als teamleden niet dezelfde kantoorruimte delen, moeten ze het gevoel hebben dat ze een volwaardig onderdeel van het team zijn. Videovergaderingen zijn daar het middel bij uitstek voor.
Je kunt namelijk echt een hechte band smeden en je bedrijfscommunicatie een stuk persoonlijker maken als je elkaar via video kunt zien en spreken. Dat levert ook meer vertrouwen en saamhorigheid op, met meer begrip voor elkaars standpunten.
Meer bespreken in minder tijd
Videovergaderingen hebben nog allerlei andere voordelen, zoals meer efficiëntie en flexibiliteit in de planning. Je kunt makkelijk op afstand werken en verbinding maken met wat voor apparaat dan ook, precies wanneer dat jou goed uitkomt. Een videovergadering verloopt meestal heel soepel. En als je de vergadering goed leidt, krijg je meer besproken in minder tijd.
Daarmee kom je als voorzitter van de vergadering natuurlijk ook beter uit de verf. Als je een duidelijke agenda opstelt en van tevoren goed aangeeft wat je precies van de vergadering verwacht, verloopt het allemaal uiteindelijk veel soepeler. Zorg ervoor dat je erom bekend komt te staan dat je je altijd netjes aan de agenda houdt, dat iedereen mag deelnemen en dat alle deelnemers de tijd krijgen om hun zegje te doen. Zo krijgt je team ook meer zin om de videovergadering daadwerkelijk bij te wonen, zeker als je de voordelen kent.
Wekelijkse vergaderingen
Een echt lastige knoop kun je maar beter niet in je eentje doorhakken. Zorg er daarom voor dat je altijd met je team overlegt voordat je een beslissing neemt. Dat is om twee redenen zinvol:
- Met andermans mening krijg je een beter beeld van alle voor- en nadelen. Hoe graag je het ook zou willen, het komt vaak genoeg voor dat je in je eentje bepaalde aspecten gewoon over het hoofd ziet.
- Je zorgt ervoor dat iedereen in het team zich gewaardeerd voelt, want alleen dan hebben ze de motivatie om echt een bijdrage te leveren. De meeste mensen hebben dagelijkse zingeving nodig om hun motivatie te behouden en een gevoel van succes en saamhorigheid te krijgen.
Je kunt tijdens wekelijkse videovergaderingen gezamenlijk knopen doorhakken. De grote kwesties komen dan bijvoorbeeld tijdens maandelijkse bijeenkomsten aan bod.
Bij een ‘fysieke’ vergadering, waarbij iedereen aanwezig is, kun je de koppen bij elkaar steken en een gevoel van zinvolheid kweken. Er is echter geen enkele reden dat zo’n resultaat uitsluitend aan persoonlijke bijeenkomsten is voorbehouden. We hebben ook nog andere tips voor je waarmee je effectievere videovergaderingen houdt.
Hoe pak je wekelijkse vergaderingen het beste aan?
Je hebt vast al door dat vergaderingen om structuur vragen. Bij virtuele vergaderingen is dat nog veel meer van belang. Wat je niet moet hebben, is 
dat alle deelnemers door elkaar heen praten. Daarom is het slim om iedereen zijn microfoon te laten dempen als een ander spreekt. Daarnaast kun je de deelnemers vragen hun hand op te steken als ze tijdens de videovergadering het woord willen nemen.
Je moet over de juiste omgeving beschikken – één waarin de deelnemers niet worden afgeleid. Een heldere achtergrond met zo min mogelijk achtergrondgeluid werkt altijd goed. Wil je voorkomen dat er deelnemers buiten de boot vallen, zorg er dan voor dat je schermen met teamleden kunt delen. Zo ben je zo min mogelijk tijd kwijt aan de details. Je kunt met de muisaanwijzer de aandacht op specifieke zaken vestigen of met klikjes als het ware een rondleiding op je scherm geven.
Maak het menselijk
Wie enkel via videoconferenties communiceert, heeft het vaak altijd en alleen maar over werk, werk en nog eens werk. Je hebt nu eenmaal op afstand niet de gelegenheid om even met elkaar bij te kletsen zoals dat op kantoor wel kan.
Het is van groot belang dat je ook buiten de vergaderingen om met je teamleden in contact blijft. Uit onderzoek van Trello blijkt namelijk dat samenwerken soepeler verloopt als je je collega’s wat beter hebt kunnen leren kennen.
Je kunt daarom bijvoorbeeld bij iedere vergadering voor aanvang een bijkletsmomentje inlassen, zodat de deelnemers elkaar wat beter leren kennen. Zo bouw je wederzijds vertrouwen op, wat van groot belang is voor de tevredenheid, openheid en communicatie. De meeste mensen dragen actiever bij aan een discussie en laten hun stem vaker horen als ze zich veilig in hun omgeving voelen.
Je kunt je medewerkers zelfs vragen om elkaar gewoon af en toe te bellen of met elkaar te chatten, zodat de communicatie echt menselijk blijft. Met zo’n maatregel simuleer je in feite de gang van zaken op een normaal kantoor, waar je op een gegeven moment altijd wel een momentje hebt om met je collega’s bij te praten. Hoe goed ken jij je collega’s?
Dit artikel is tot stand gekomen met één van onze partners.
Wouter Aarts (auteur) Specialist in ICT en Samenwerken. Ik laat graag zien hoe je met nieuwe technologieën op een andere manier kunt (samen)werken. Volg mij op LinkedIn en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van samenwerken.
