Ontlast IT in de uitgifte en het beheer van IT-middelen
Ontlast IT in de uitgifte en het beheer van IT-middelen
Als organisatie wil je de uitgifte én het beheer van IT-middelen zo slim mogelijk regelen. Denk aan de uitgifte van laptops, smartphones en stekkerdozen. Zodat medewerkers snel aan de slag kunnen. Tegelijk wil je de IT-afdeling hierin zoveel mogelijk ontlasten. Smart lockers bieden dan een goede oplossing.
Door onder andere de schaarste op de arbeidsmarkt hebben veel IT-afdelingen te maken met onderbemanning en een hoge werkdruk. Natuurlijk zijn zij het liefst bezig met meer strategische taken. Maar de realiteit is dat er dagelijks veel tijd verloren gaat aan operationele taken, waaronder de uitgifte van IT-middelen.
Uitgifte bij hybride werken
Download e-book ‘De sleutel tot slim asset management’
Daar komt bij dat medewerkers tegenwoordig met name hybride werken. Zij kiezen zelf wanneer zij naar kantoor komen. Dan is het handig als zij niet afhankelijk zijn van de aanwezigheid van IT om hun benodigde spullen op te halen en hiervoor eerst een afspraak hoeven te maken. Want wellicht werken de IT-collega’s zelf ook op afstand?
Kast voorzien van technologie
Een van de oplossingen om deze uitdagingen te tackelen, is de inzet van zogenoemde smart lockers. Dit is een kast met kluisjes, voorzien van technologie waarmee je de uitgifte van IT-middelen automatisch coördineert en volgt.
Locker reserveren en openen
Hoe werkt dat? Medewerkers reserveren vooraf een locker via hun smartphone of laptop. Eenmaal op kantoor, openen ze de locker met hun persoonlijke pas of bar- of pincode. IT hoeft hierbij dus niet fysiek aanwezig te zijn.
Zicht op middelen dankzij tracking
Bijkomend voordeel: dankzij een trackingsysteem kan IT zien wie welk middel heeft gepakt. Dit vergroot de kans op terugvinden als spullen zoekraken, omdat je weet welke collega het item als laatst heeft gehad.
Grip op ontvangst via notificaties
Je kunt ook instellen of het IT-middel op een bepaald tijdstip terug moet zijn. Bijvoorbeeld omdat een andere collega het de volgende dag nodig heeft. Dan kun je dit vooraf instellen. Is het product niet op tijd terug? Dan ontvangt IT een notificatie, zodat zij contact kunnen opnemen met de desbetreffende collega om dit alsnog te doen. Zo houd je ook grip op de ontvangst van de middelen.
Zicht op defecten
Bij smart lockers zijn er tal van optionele functionaliteiten mogelijk. Zo kun je kiezen voor een functie waarbij medewerkers tijdens het terugbrengen van hun spullen kunnen aangeven of een item defect of beschadigd is. Ook hier krijgt IT dan weer een melding van. Dit versnelt de doorlooptijden voor reparatie.
Ook geschikt voor o.a. post en retail
Tot slot zijn smart lockers zeer breed inzetbaar. Natuurlijk kun je er niet alleen IT-middelen in kwijt, maar ook bijvoorbeeld post en pakketjes. Ook zijn smart lockers nuttig voor vrijwel elke branche. Denk aan transport & logistiek, waar medewerkers in distributiecentra veel gebruikmaken van hand terminals. Maar ook aan winkels. Klanten kunnen dan online een bestelling plaatsen en deze fysiek in de winkel via de smart lockers afhalen op een moment dat het hen uitkomt.
E-book: De sleutel tot slim assetmanagement
Benieuwd naar alle mogelijkheden en voordelen van smart lockers? Lees het e-book en ontdek hoe je het assetmanagement in jouw organisatie stroomlijnt en slim organiseert.
Wouter Aarts (auteur) Specialist in ICT en Samenwerken. Ik laat graag zien hoe je met nieuwe technologieën op een andere manier kunt (samen)werken. Volg mij op LinkedIn en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van samenwerken.
