Papierloos werken is mooi, maar het werkt niet altijd

  • 1565
  •  12
  • 3 min
  • 06 dec 2016
Papierloos werken is mooi, maar het werkt niet altijd 2

Papierloos werken is mooi, maar het werkt niet altijd

  • 1565
  •  12
  • 3 min
  • 06 dec 2016

Toen in veel sectoren de digitalisering flink op stoom kwam, waren veel mensen ervan overtuigd dat papierloos werken snel de nieuwe werkelijkheid zou worden. Inmiddels zijn we technisch zover, weet elke IT-manager, maar de praktijk is weerbarstig. Dat laten de meest recente onderzoeken van Viadesk en Media:Tijd zien.

Ondanks de overvloedige beschikbaarheid van informatie via laptop, tablet en smartphone blijken we nog steeds behoefte te hebben aan papieren documenten. We printen per persoon nog altijd zo’n 9 pagina’s per dag. Zeven op de tien medewerkers geven aan dat ze in hun werk printen noodzakelijk vinden. Een even groot aantal stelt dat papierloos werken niet voor elk project geschikt is.

We lezen graag vanaf papier

Sowieso blijven we als Nederlanders hardnekkige papier-lezers, ook als je kijkt naar kranten, boeken en tijdschriften. Het onderzoek van Media:Tijd, dat zich richt op mediagebruik in de vrijetijd, laat dat zien. Op een gemiddelde dag besteedt 39% van de mensen z’n vrije uren aan lezen vanaf papier, tegen 20% die digitaal iets gaat lezen.

Het is niet vreemd dat gedrag in de privésituatie invloed heeft op hoe je in je werk omgaat met digitaal versus papier. Ook daar vinden we het fijn om bepaalde informatie van papier te lezen. De gemiddelde Nederlander print niet voor niets dagelijks nog steeds ruim 16 A4-pagina’s, zo is te lezen in het Viadesk-onderzoek. Opmerkelijk: leidinggevenden vinden het papierloze kantoor aantrekkelijker dan hun medewerkers, maar ze blijken een stuk meer te printen: 29,4 printjes per dag tegenover 17,8 voor niet-leidinggevenden.

papierloos werkenMinder optimistisch over papierloos

Ook opmerkelijk: ten opzichte van het vorige Viadesk-onderzoek (in 2013) heeft de Nederlander zijn mening over papierloos werken flink bijgesteld. Hij was eerst nog buitengewoon optimistisch: 85% vond papierloos werken realistisch en 75% beoordeelde het als aantrekkelijk. Die percentages zijn gedaald naar 43% en 42%.

Dit alles constateren is één, wat erachter zit is minstens zo interessant. Want waarom neemt papierloos werken geen vlucht, terwijl de noodzakelijke IT voorhanden is? Daar blijken verschillende oorzaken voor te zijn.

Print: veilig en makkelijker te onthouden

Er zijn medewerkers die bij gevoelige informatie twijfelen aan de digitale betrouwbaarheid en veiligheid. Voor de zekerheid willen ze óók een geprint document. Een andere, vaak genoemde, reden: veel mensen vinden het prettig om aantekeningen te kunnen maken op papier. Natuurlijk kan dat inmiddels ook in de tekstverwerker of op de tablet, maar mensen onthouden dingen beter wanneer ze met de hand schrijven dan wanneer ze typen.

Onderzoek van Mangen, Walgermo en Brönnick (2013) stelt dat het digitaal bestuderen van teksten tot slechtere studieresultaten leidt. Studenten, maar ook jonge medewerkers, vinden het sowieso niet meer dan normaal dat organisaties inspelen op hun behoeften rondom Het Nieuwe Werken, mobility en BYOD (Bring Your Own Device).

Wat heeft meerwaarde?

Er zijn ook organisaties die om andere redenen hun printmogelijkheden behouden en uitbreiden met up-to-date mogelijkheden (zoals mobiel printen volgens het any device-concept). Omdat in hun visie een nieuwe oplossing, zoals papierloos werken, niet altijd een substantiële meerwaarde heeft. Zij willen geen ‘ouderwetse’ werkwijze vervangen als die in de praktijk beter werkt.
Bij bepaalde werkprocessen bieden computers of tablets nu eenmaal niet dezelfde flexibiliteit als papier. Zo kun je digitaal minder makkelijk aantekeningen maken. Ook is het niet mogelijk om een digitaal document fysiek uit te delen; denk aan een flyer tijdens een beurs, of hand-outs bij presentaties. Zeker, je kunt een hand-out in principe digitaal delen, maar dan duikt iedereen tijdens je presentatie achter z’n laptop, tablet of smartphone. Voor je het weet, zijn ze afgeleid door appjes of mailtjes.

Lachen

Tot slot: ooit geprobeerd om een tablet met een punaise aan de muur prikken? Je kunt erom lachen, net als om dit filmpje, maar ook daaruit spreekt de boodschap: papierloos werken is een mooi streven, maar het is zeer twijfelachtig of de behoefte aan geprinte documenten ooit helemaal verdwijnt. Persoonlijk kan ik het me niet voorstellen.


Tim Scharn

Tim Scharn (auteur) “De enige constante factor in het IT landschap is verandering” Volg Tim op LinkedIn. En blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen rondom printen.

Kennisbank