Printless Tuesday: 10 tips om bewuster te printen

• 468
•  1
• 3 min
• 18 jun 2015

De cijfers uit het onderzoek naar het printgedrag van Nederlanders dat door onderzoeksbureau Multiscope werd uitgevoerd, liegen er niet om: ruim 60% van alle Nederlanders gooit wekelijks één of meer foutief geprinte pagina’s weg of vergeet deze op te halen bij de printer. Dat er nog veel winst te behalen valt in het creëren van een verantwoorder printgedrag, blijkt ook uit het gegeven dat slechts 12% van de Nederlandse organisaties een duidelijk printbeleid hanteert voor de eigen medewerkers. Met duurzame themadagen en initiatieven als Printless Tuesday – dit jaar op 23 juni – wordt getracht om meer bewustwording te creëren rondom duurzaam printen.

Even vergeten de duplex-modus aan te zetten bij het printen van een rapport, per ongeluk een te groot lettertype gehanteerd, waardoor meer pagina’s benodigd zijn of een aantal pagina’s uitprinten die u alleen even wilt doorlezen. Vanuit milieuoogpunt klinken deze extra geprinte pagina’s als druppeltjes in een oceaan, maar de macht der getallen leert dat deze druppels bij elkaar opgeteld een flinke impact hebben. Gezamenlijk printen we in Nederland meer dan 30 miljoen pagina’s per dag en gooien we bijna de helft van onze geprinte pagina’s weg…

Hoe kun je zelf verspilling van prints tegengaan en hoe kunnen organisaties de bewustwording rondom printen verhogen? Acties die je zelf kunt oppakken en snel tot resultaat leiden zijn onder meer standaard dubbelzijdig printen en het gebruik van lichter papier (bijvoorbeeld 70 in plaats van 80 gram). Maar waar valt nog meer aan te denken? Enkele tips:

• Beoordeel voor je iets uitprint hoe lang je de afdruk gaat bewaren. Is het alleen voor eigen gebruik en gooi je het binnen een werkdag weg? Lees of review dan van het scherm.

• Print webpagina’s, e-mails of andere digitale berichten naar PDF en sla de documenten digitaal op voor later gebruik. In de standaard PDF-reader kun je ook annoteren en reacties toevoegen.

• Deel informatie digitaal voorafgaand aan een vergadering en werk digitaal samen tijdens de vergadering. Bijvoorbeeld via een interactive whiteboard of op een tablet en deel de notities later ook digitaal.

• Registreer en geef als organisatie regelmatig inzicht in het (individuele) papierverbruik. Dit werkt motiverend en vormt  de aanzet tot bewust en slim printen én verlaging van het aantal (onnodige) prints.

• Spreek af dat notities en memo’s op 1 A4 moeten passen. Je dwingt jezelf daarmee meteen om kort en bondig je punt te maken.

• Registreer en geef inzicht in de duurzaamheidsgevolgen van printen. Wat is het water- en stroomverbruik, de CO₂-uitstoot en het aantal bomen dat maandelijks wordt verbruikt? Het start met bewustwording en bewust omgaan met afdrukken.

• Bij stukken die voor eigen gebruik bestemd zijn, kunnen twee A4-pagina’s prima op één kantje worden afgedrukt; dit levert een dubbele capaciteit op.

• Werk met slimme printeroplossingen die ongewenste afdrukken voorkomen. Deze controleren bijvoorbeeld of documenten juist zijn opgemaakt of al eerder zijn geprint.

• Stop met fysieke visitekaartjes. Leg contact via LinkedIn. Zo behoud je bovendien automatisch het contact wanneer iemand bij een andere organisatie gaat werken.

• Werk met printvolgsystemen, waarbij opdrachten pas uit de printer rollen zodra je hier met je persoonlijke printpas opdracht voor geeft.

Welke milieubesparingen een bewuster printgedrag kan opleveren, is goed zichtbaar in analyses die de afgelopen twee jaar bij 117 organisaties werden uitgevoerd. Investering in een gedegen printbeleid heeft er bij deze organisaties toe geleid dat het aantal gemaakte prints in totaal met 14% is afgenomen. Bovendien is het aantal dubbelzijdige prints verhoogd van 12% naar 32% van het totale aantal prints. Hiermee is de totale CO₂-uitstoot met 340 ton gedaald.

Nu de digitale transformatie bij veel Nederlandse organisaties in volle gang is, dreigt de aandacht voor een strategisch printbeleid te verslappen. In mijn ogen onterecht, aangezien print nog steeds een belangrijke plaats inneemt binnen document- en informatieprocessen en juist hier met de nodige aandacht nog steeds veel winst te boeken valt. Niet alleen bewustwording vanuit de medewerker, maar vooral ook motivatie vanuit de organisatie vormt hierbij een belangrijke driver.

Tim Scharn (auteur) “De enige constante factor in het IT landschap is verandering” Volg Tim op LinkedIn. En blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen rondom printen.