Print duurzaam. Doe mee met Printless Tuesday!

  • 521
  •  21
  • 3 min
  • 20 jun 2017
Print duurzaam. Doe mee met Printless Tuesday!

Print duurzaam. Doe mee met Printless Tuesday!

  • 521
  •  21
  • 3 min
  • 20 jun 2017

Toen Printless Tuesday voor de eerste keer werd geïntroduceerd in 2015, deden we al onderzoek naar de ‘de beste print duurzaam tips’. Maar met alleen praktische tips ben je er niet. Hoe meet je bijvoorbeeld de impact ? En het is bovendien een goede aanleiding om ook je medewerkers of collega’s mee te nemen in je MVO-programma en MVO-doelstelling. Hoe ga je je duurzaam printbeleid vormgeven? Hieronder vind je een aantal tips om slagvaardig jouw beleid rond duurzaam printen op te kunnen pakken.

Je kunt je duurzaam printbeleid inrichten via grofweg drie ‘domeinen’: Slimme producten, Slimme processen en Slimme diensten.

Slimme producten

Dit is het ‘laaghangend fruit’, waarmee je de eerste duurzame slag kunt maken. Er zitten tegenwoordig heel veel technische mogelijkheden standaard in printapparatuur. Maar welke zijn dat en hoe moeten medewerkers hiermee omgaan? Het is sowieso handig om met een duurzame checklist te werken met alle mogelijke instellingen die leiden tot minder inkt- of papierverbruik. Ik werk hier zelf ook mee. Aan de hand van zo’n simpele lijst is het gemakkelijk ‘afvinken’ van wat wel en wat niet kan binnen de organisatie. Op deze manier laat ik geen voor de hand liggende kansen liggen.

Een paar voorbeelden van duurzame instellingen:

  • Stel de stand-by modus in. De stand-by modus is de tijd waarop de machine in een zogenaamde slaapstand valt. Deze is per printer instelbaar en heeft een directe impact op het energieverbruik.
  • Zet de printerdriver standaard op duplex printen. Hiermee gebruikt u beide zijden van het papier. Wist u dat papierverbruik verreweg de meeste CO2 impact veroorzaakt in het geval van printen?
  • Combineer pagina’s. Waarom moet elke pagina op één A4tje, terwijl 2 pagina’s gecombineerd op 1 A4-tje ook prima leesbaar is?
  • Kies voor een lagere toner dekkingsgraad.

Wanneer producten maximaal duurzaam en passend bij de werkzaamheden zijn ingesteld, kun je extra duurzame stappen nemen door softwaretools in te schakelen. Dit zijn applicaties waarmee je bewust duurzame keuzes kunt maken. Een paar voorbeelden:

  • Beveiligd printen. Wanneer printopdrachten binnen een bepaalde tijd niet worden opgevraagd door de gebruiker, dan verwijdert de printer deze opdracht automatisch.
  • Management tools. Dit zijn software oplossingen die op elk wenselijk moment realtime inzicht geven in het verbruik van de geconnecteerde Multifunctionals en duplex percentages. Waardoor sturing mogelijk is.
  • Eco printer driver Dit is een slimme printerdriver die papierbesparende functionaliteiten bundelt in 1 handeling, zoals het elimineren van witregels. Hierdoor kan veel papier bespaard worden.

Slimme processen

Het volgende niveau, het optimaliseren en het anders inrichten en digitaliseren van processen, vergt iets meer inspanning. Maar levert ook veel op.

Onderzoek welke papiervretende processen er binnen de organisatie bestaan. Eén van de bekendere voorbeelden is inkomende en uitgaande facturen. Door deze processen kritisch onder de loep te nemen en deze geheel of gedeeltelijk te digitaliseren en kun je veel papier besparen. Het proces wordt bovendien minder tijdrovend en efficiënter. Er bestaan vandaag de dag laagdrempelige oplossingen die een dergelijk proces van het begin tot het einde kunnen automatiseren.

Een ander proces wat veel papier verbruikt, is uitgaande klantcommunicatie. Bijvoorbeeld het verzenden van direct mailings. Ook hier bestaan prachtige oplossingen voor, die multi-channel communicatie richting klanten ondersteunen. Zodat je op ieder gewenst moment, in ieder gewenst format, via ieder gewenst kanaal communiceert zonder papier te verbruiken. En de klant ook nog eens beter raakt.

Slimme diensten

Change management en het verkrijgen van inzicht en het sturen op KPI’s helpen om echt duurzaam resultaat te boeken. Een paar voorbeelden van slimme diensten:

  • Duurzame gebruikerstraining om medewerkers alle mogelijkheden te leren
  • Het aanleveren van rapportages over inzicht & gebruik

Wat is nu de impact?

Juist het tastbaar maken van die ogenschijnlijk minimale interventies, maakt dat er gericht naar een resultaat toegewerkt kan worden en resultaten gedeeld kunnen worden. Zo heeft het Green Office van Rijks Universiteit Groningen de focus echt op het verduurzamen van de werkomgeving. Ook op duurzaam printen. Hier worden hele mooie tastbare resultaten behaald en daarom kunnen zij dit goed delen met hun omgeving. Zij hebben een verhaal te vertellen.

Met bovenstaande aanpak behaal je in principe al prima resultaten. Door simpelweg instellingen te ‘dicteren’. Om dat naar een hoger plan te brengen, is op een gegeven moment echter het commitment van ‘de gebruiker’ broodnodig. Stel dat je circulair papier introduceert dat net een beetje minder wit is? Of de medewerker heeft de keuze om twee A4 berichten op een A4 pagina te printen met een wat lichtere zwartdekking. Het is dan belangrijk dat de gebruiker begrijpt wáárom dit ertoe doet. Hier komt cultuur- en gedragsverandering bij kijken. Dit is essentieel voor het slagen van implementatieprojecten voor nieuwe hard- & software. Daarover kun je alles lezen in dit artikel.


Tim Scharn

Tim Scharn (auteur) “De enige constante factor in het IT landschap is verandering” Volg Tim op LinkedIn. En blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen rondom printen.

Kennisbank