Repro-outsourcing bij Albert Schweitzer ziekenhuis

Repro-outsourcing bij Albert Schweitzer ziekenhuis
Veel organisaties beschikken over een eigen repro-afdeling. Tot voor kort gold dat ook voor het Albert Schweitzer ziekenhuis. Voor meer gemak, efficiency én de zekerheid van constante kwaliteit koos het ziekenhuis er onlangs voor om de repro-afdeling uit te besteden. Ontdek hoe dat gaat én wat het de zorgorganisatie oplevert.
Het Albert Schweitzer ziekenhuis is een topklinisch opleidingsziekenhuis met ruim 1000 erkende bedden en een breed scala aan hoogwaardige klinische en poliklinische zorg. De ‘zorg met hoofd, hart en ziel’ wordt mogelijk gemaakt door circa 250 medisch specialisten, 4000 medewerkers en 700 vrijwilligers. Het Albert Schweitzer heeft locaties in Dordrecht, Zwijndrecht, Sliedrecht en Ridderkerk.
Inhouse repro-afdeling
Tot voor kort beschikte het Albert Schweitzer ziekenhuis over een inhouse repro-afdeling. Ted Antrag is Afdelingshoofd Logistiek en vertelt: “Hier printten we materialen zoals informatiefolders en brochures. De repro-opdrachten werden uitgevoerd door twee collega’s van logistiek, maar dit behoorde eigenlijk niet tot hun kerntaken. Het was voor hen een uitdaging om constante kwaliteit te leveren en de huisstijl effectief te bewaken.”
Lange doorlooptijden
Dat niet alleen. Door onderbezetting was de doorlooptijd van de repro-opdrachten soms wel 3 tot 4 weken. Ted legt uit: “We krijgen dagelijks tal van repro-opdrachten binnen van collega’s. Die zijn vaak omvangrijk. Denk aan informatiemapjes die allemaal afzonderlijk gesneden en geniet moeten worden. Dat kostte veel tijd en was erg arbeidsintensief. Daarom wilden we de repro uitbesteden.”
Uitbesteden
Na een uitgebreide inventarisatie besteedt het Albert Schweitzer ziekenhuis de repro uit aan een externe partner. Ted: “We leaseten hier al een aantal jaar multifunctionele printers. En na overleg bleek dat het voor hen ook mogelijk was om onze repro-werkzaamheden op grote schaal uit te voeren.”
Bestellingen plaatsen in AFAS
De inhouse repro-afdeling van het Albert Schweitzer is inmiddels opgeheven. Ted: “Medewerkers maken hun repro-opdracht aan via een formulier in ons AFAS-systeem. De ingevulde aanvraag gaat daarna eerst langs de afdeling communicatie, die controleert of de opdracht voldoet aan de huisstijl. Na akkoord wordt de opdracht automatisch doorgestuurd naar onze partner, die de repro-opdracht voor ons uitvoert.”
Resultaat
De repro-outsourcing biedt het Albert Schweitzer veel efficiency, gemak en kwaliteit, vertelt Ted. “95% van de repro-opdrachten is binnen 5 dagen geleverd. Een enorme verbetering. Ook de kwaliteit van de materialen is vooruitgegaan en altijd constant, omdat onze partner over zeer hoogwaardige repro-apparatuur beschikt.”
Matching inkooporders en facturen
Een bijkomend voordeel is de koppeling met AFAS. Ted: “Omdat we de bestellingen in AFAS plaatsen, staat de inkooporder gelijk klaar. Als onze repro-partner een factuur stuurt, matchen deze met elkaar. We hoeven dus niet meer handmatig te factureren.”
Uitdaging: versiebeheer
Ted kijkt positief terug op de implementatie van de oplossing. Ted: “Een belangrijk aandachtspunt is nog wel het versiebeheer. Ons drukwerk wordt regelmatig aangepast. Hoe zorgen we ervoor dat onze partner ook tijdig over deze juiste versies beschikt? Dit is een uitdaging vanwege ons interne securitybeleid, waardoor de externe partner hier niet bij kan. Gelukkig maken we binnenkort de stap naar de cloud, waardoor we de documenten op een veilige manier met elkaar kunnen delen.”
Rapport: De perspectieven van de centrale repro-afdeling
De rol van geprinte en elektronische documenten verandert. Dit rapport geeft praktische adviezen om centrale repro’s te ondersteunen in dit veranderende communicatielandschap. Download het rapport en ontdek de inzichten.