Richt je Centrale Repro hybride in
Richt je Centrale Repro hybride in
Snelheid. Flexibiliteit. En betrouwbaarheid. Dat zijn voor veel overheidsinstellingen, scholen en multinationals de belangrijkste argumenten om voor een eigen centrale repro-afdeling te kiezen. Maar juist op die onderdelen staat de dienstverlening van de interne printservice regelmatig onder druk. Door de productie nu anders te organiseren, kan het serviceniveau weer omhoog.
Download rapport ‘De perspectieven van centrale reproafdeling’
Volgens het rapport ‘Room for Print’ zijn interne printafdelingen vaak van grote waarde voor bedrijven en organisaties. De onderzoekers maken duidelijk hoe traditionele Centrale Repro’s hun dienstverlening (moeten) aanpassen om ook in de toekomst hun waarde te blijven bewijzen. In het rapport stellen ze: “Tevreden ‘klanten’ zijn een garantie voor een ruimer gebruik van de diensten en het beste argument tegen uitbesteding. Gebruikers waarderen de directe beschikbaarheid en de gebruikersgerichtheid van een goed draaiende interne printservice in hun organisatie.”
Ze geven een voorbeeld: “De interne printservice van een grote verzekeraar kon de levertijden voor visitekaartjes reduceren van twee weken bij een externe leverancier tot één dag door ze zelf digitaal te drukken. Deze mogelijkheid is van grote waarde voor werknemers die zonder visitekaartjes komen te zitten.”
Doorgaan met Centrale Repro?
Juist die zo gewaardeerde snelheid en flexibiliteit van de dienstverlening komt bij veel repro-afdelingen onder druk te staan. Dat heeft verschillende oorzaken. Bijvoorbeeld: bij pensionering verlaten medewerkers de afdeling. Daarmee verdwijnt ook hun kennis en ervaring. Of bezettingsproblemen zorgen voor beperkte beschikbaarheid en capaciteit. Soms is het dienstenportfolio niet meer toereikend om aan de wensen van de organisatie te voldoen. Als vervolgens ook nog eens het printercontract afloopt, dan speelt al snel de vraag: “Moeten we nog wel doorgaan met onze centrale repro?”
Het beste antwoord op die vraag is in de meeste gevallen: jazeker, maar organiseer het anders. Kijk als interne printservice goed naar de veranderde behoefte van de organisatie: waar nemen de printvolumes af, is er meer behoefte aan kleur? Groeit de vraag naar posters? Moeten er ook t-shirts besteld kunnen worden?
Richt daar vervolgens de productieafdeling op in. Weeg af wat (en hoe) er daadwerkelijk intern moet worden geproduceerd – en welke diensten ook door externe partijen kunnen worden geleverd. Het gaat daarbij niet alleen om printcapaciteit, maar ook om operators, specifieke kennis of softwareoplossingen. Door voor een ‘hybride’ aanpak te kiezen, ontstaan talloze nieuwe mogelijkheden.
Hybride aanpak biedt perspectief
Zo’n hybride uitgangspunt stelt een centrale repro in staat om slim samen te werken met partners, zoals hun printerleverancier. Die beschikt over een breed portfolio aan software en hardware, en over mensen met de juiste kennis. Zo ontstaat een optimale werkwijze, passend bij de organisatie. De centrale repro blijft op die manier het centrale aanspreekpunt binnen de organisatie. De rol van ‘traffic manager’ wordt daarbij belangrijker. Die zorgt ervoor dat elke printopdracht efficiënt op de juiste plek belandt. Afhankelijk van de gekozen inrichting worden kleine oplages en spoedopdrachten dan intern op de eigen apparatuur geproduceerd. Ook t-shirts kunnen uitstekend intern worden bedrukt in plaats van ze altijd uit te besteden. Maar bijvoorbeeld grotere volumes of mailings worden juist volledig extern door de professionele printpartner afgehandeld.
Door de centrale repro afdeling anders te organiseren, kan het serviceniveau weer omhoog. Ook het dienstenpakket kan verder worden verbreed. Daarmee blijven snelheid, flexibiliteit en betrouwbaarheid ook in de toekomst gewaarborgd.
Wil je weten hoe interne printafdelingen waardevolle communicatiediensten kunnen blijven aanbieden? Download dan hier het Nederlandstalige rapport over de perspectieven van centrale repro-afdelingen.
Ben je benieuwd of een hybride centrale repro-afdeling voor jouw organisatie of bedrijf interessant is? Neem dan direct contact met mij op.
Tim Scharn (auteur) “De enige constante factor in het IT landschap is verandering” Volg Tim op LinkedIn. En blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen rondom printen.
