Samenwerken op afstand met… HR-manager Roxanne
Samenwerken op afstand met… HR-manager Roxanne
Samenwerken op afstand. Hoe bevalt het werkend Nederland? In deze serie vertellen professionals hierover. Deze keer aan het woord: Roxanne Willemse, HR-manager én Hoofd Communicatie bij financieel dienstverlener Nationale-Nederlanden. “Op afstand werken biedt veel flexibiliteit, maar het wordt pas compleet als we elkaar af en toe ook in het echt kunnen ontmoeten.
Als Hoofd Communicatie en HR-manager bij Nationale-Nederlanden stuurt Roxanne twee teams aan. Roxanne: “Als HR-manager verzorg ik samen met drie collega’s alle HR-werkzaamheden voor alle medewerkers binnen onze business unit Individueel Leven Service. Van onboarding, doorstoom en offboarding tot werkzaamheden rondom opleidingen, vitaliteit en verzuim. Tegelijk verzorg ik als Hoofd Communicatie met vijf collega’s de interne communicatie binnen het bedrijfsonderdeel Leven en Pensioen van Nationale-Nederlanden. Dat varieert van strategische communicatie plannen, intranet bijhouden en nieuwsbrieven verspreiden tot aan alle communicatie over corona.”
Scenario’s uitwerken
Al vóórdat het kabinet begin dit jaar opriep om thuis te werken, was het voor Roxanne ‘alle hens aan dek’. Ze vertelt: “We moesten alle medewerkers continu op de hoogte houden van de ontwikkelingen. Toen een intelligente lockdown steeds aannemelijker werd, kregen alle managers direct een uitgebreide briefing. We hebben razendsnel verschillende scenario’s uitgewerkt en plannen gemaakt om (samen)werken op afstand in goede banen te leiden. Wat zijn de risico’s als iedereen plots thuiswerkt? Wat betekent dit voor onze systemen? Zijn deze daarop ingericht? Kán iedereen wel thuiswerken? Hoe gaan we om met functies waarbij dit minder eenvoudig is? De briefing vond plaats op donderdagavond. De scenario’s waren vrijdag klaar. Maandag zouden we de scenario’s testen. Maar één scenario was toen al realiteit: iedereen werkte vanaf die dag vanuit huis.”
Soepel op afstand samenwerken
Hoe de eerste periode verliep? Roxanne: “Nationale-Nederlanden faciliteerde werken op afstand altijd al goed. Iedereen heeft een bedrijfslaptop en we werken volledig in de cloud. Nationale-Nederlanden heeft eigen systemen die ook vanuit huis bereikbaar zijn. Dat verliep dus soepel. Wel waren er uitdagingen rondom het netwerk. Plotseling wilden duizenden medewerkers hier tegelijkertijd gebruik van maken. Dit aantal bleek te groot. Daarom hebben we in het begin een aantal weken met instructies moeten werken. Qua communicatie betekende dit: managers informeren over de stand van zaken en medewerkers continu informeren hoe zij konden inloggen. Voor mij als communicatieprofessional was dat een ‘leuk gekkenhuis’. Gelukkig kwam er snel een goede oplossing. Sindsdien werken we (bijna) geruisloos op afstand samen.”
Meer flexibiliteit
Voor Roxanne biedt op afstand werken veel flexibiliteit. Ze legt uit: “Ik ben veel onderweg. Ik werk normaal gesproken vooral vanuit onze kantoren in Rotterdam en Arnhem. Mijn man heeft ook een baan en met twee kleintjes van 2 en 5 jaar is dat soms best even puzzelen. Nu we allebei thuiswerken, is plannen een stuk eenvoudiger. Hierbij hebben we ook het geluk dat we de ruimte hebben voor twee afzonderlijke, goed ingerichte werkplekken.”
Efficiënter vergaderen
Ze vervolgt: “Thuis ervaar ik meer ruimte en rust om plannen uit te werken. Je wordt minder vaak onderbroken en veel afspraken verlopen efficiënter. Ze zijn vooral functioneel van aard. Dat vind ik niet áltijd een voordeel. Het heeft ook een keerzijde. Voor mij is het informele netwerk enorm belangrijk. Zo weet ik wat er speelt in de organisatie. Op kantoor spreek ik met collega’s, bijvoorbeeld bij de koffieautomaat. Je loopt even langs of eet een broodje met elkaar. Als je op afstand werkt moet je gericht bellen. Dat doe ik dan ook, maar het is toch anders.”
Team managen
Als manager zoekt Roxanne continu naar manieren om haar teams op afstand optimaal aan te sturen: “Soms is dat zoeken. Het is lastiger om te zien hoe het écht gaat met iemand. Je voelt dit minder snel aan tijdens een videovergadering dan wanneer je bij elkaar om tafel zit. Ik plan bewust persoonlijke gesprekken in om te vragen hoe het gaat, op het werk én thuis. Heeft iemand spullen of coaching nodig? Ik vind het belangrijk dat iedereen in het team zich goed voelt en prettig kan werken. Daarom bel ik zo nu en dan ook spontaan op om te horen hoe het gaat.”
Digitale onboarding
Of op afstand samenwerken specifieke uitdagingen biedt op HR-vlak? Roxanne vertelt: “De onboarding van medewerkers verliep al gedeeltelijk digitaal. Dit hebben we nu volledig gedigitaliseerd. Een groot gedeelte van onze opleidingen zijn ook gedigitaliseerd. We zien dat dit eigenlijk best goed gaat. Meer persoonlijke gesprekken voeren we nu ook voornamelijk digitaal, zoals sollicitatiegesprekken of functioneringsgesprekken. Hierbij merken we dat dit toch verre van ideaal is. De gesprekken verlopen goed. Maar doordat deze digitaal plaatsvinden, lever je wel wat in qua kwaliteit. Het blijft uitdagend. Als HR-manager druk ik leidinggevenden op het hart om nieuwe medewerkers intensief te begeleiden, zodat zij ook echt ‘on board’ voelen. Blijf bijvoorbeeld meer dan ooit vragen wat een nieuwe collega nodig heeft. Lukt alles? Kun je goed en prettig werken? Wat heb je nodig? En hoe gaat het thuis? Dezelfde vragen moet je natuurlijk ook stellen aan collega’s die al langer in je organisatie werken. Maar verhoogde dijkbewaking bij nieuwe collega’s kan echt geen kwaad.”
Digitale HR-processen
Ook alle andere HR-processen verlopen digitaal. Roxanne: “We werken hier 100% paperless. Documenten delen we met elkaar in de cloud. We printen zo min mogelijk. Op deze manier dragen we positief bij aan het milieu. Het heeft ook te maken met informatiebeveiliging en privacy. Ook in het vak van HR zijn dat belangrijke thema’s. We werken vaak met privacygevoelige informatie. Daarom hebben we eigen systemen waarin alles veilig opgeslagen wordt.”
Goede balans vinden
Wat voor Roxanne de ideale werkvorm is? Ze besluit: “Dan ga ik voor hybride. Op afstand werken biedt veel flexibiliteit. Het zorgt ook voor creativiteit en onalledaagse oplossingen, die verrassend goed uitpakken. Tegelijk blijft fysiek contact ontzettend belangrijk. Ik ben ervan overtuigd dat elkaar regelmatig zien en ontmoeten veel oplevert en nodig is. Het is voor de toekomst dus belangrijk om een goede balans te vinden tussen werken op afstand en op kantoor.”
Lees ook de ervaringen van ondernemer Örjan Frikkee en IT-manager Kees Vianen.
Ontdek tips voor samenwerken op afstand
Wil je ook dat medewerkers altijd prettig en soepel (samen)werken op afstand? Ontdek de mogelijkheden om dit zo optimaal mogelijk te faciliteren: lees meer informatie en ontdek praktische tips in het whitepaper.
Wouter Aarts (auteur) Specialist in ICT en Samenwerken. Ik laat graag zien hoe je met nieuwe technologieën op een andere manier kunt (samen)werken. Volg mij op LinkedIn en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van samenwerken.
