Smart Building: laat het gebouw voor je werken!
Smart Building: laat het gebouw voor je werken!
Van nature houden mensen niet van verandering. Het maakt onrustig. Ook als aan onze werkplek wordt gerommeld, zie je die reflex. Daarom is aandacht voor gedragsverandering cruciaal bij de introductie van Smart Building. Over dit innovatieve, slimme concept vond een inspiratiesessie plaats tijdens het Ricoh Open.
Terugkijkend op deze sessie bedenk ik me hoe toepasselijk die sessie was. Immers, de Open WorkSpace bij Ricoh Open fungeerde zélf als een mini-versie van een Smart Building met verschillende functies; hetontvangen van klanten, informeel brainstormen, dynamische werkplekken en vergaderruimten. Een inspirerend ‘gebouw’ waar je de toekomst kon voelen en proeven.
Straks en nu
Over de toekomst visualiseren is altijd inspirerend. Zal het ooit worden zoals Microsoft ons enkele jaren geleden voorspelde in een futuristisch filmpje? Hoe gaan we daar over 20 jaar op terugkijken? Jan Holleman, gedreven specialist op het gebied van Smart Buildings, zal er dan veel zinnigs over kunnen zeggen. Maar het is ook razend interessant om te zien waar we nú staan, zo hield hij zijn toehoorders voor. Twee trends die van groot belang zijn: ontzorgen en samen doen.
Ontwikkelingen
Slimme gebouwen voor slimme organisaties, waarbij het gemak voor medewerkers en klanten (burgers, patiënten, gasten) centraal staat. Iedereen is partner, we doen het samen. Dat is waar het bij Smart Building om draait. En waarom slimme organisaties? Omdat zij door efficiënt ruimtegebruik hun (vastgoed)kosten fors omlaag kunnen brengen. Dat betekent meer geld, en ook tijd, beschikbaar voor het primaire proces: goede dienst- en zorgverlening, hospitality/gastheerschap en oprechte aandacht voor de mens. Anders werken, beter leven; het geldt zowel voor medewerkers als voor de mensen die zij bedienen.
Kantoor als ontmoetingsplek
Andere manieren van werken zijn ‘in’, maar laat het geen lege huls zijn. Een Smart Building geeft een optimale invulling hieraan. Uitgangspunt is dat het kantoor niet meer de plek is waar je elke ochtend op dezelfde tijd op een vaste plek gaat zitten. Werken is zoveel dynamischer geworden. Het kantoor transformeert van een werkplek naar een ontmoetingsplek. Waar die trend heel duidelijk zichtbaar is, is bij de overheid. Rijksgebouwen, zoals het ministerie van VROM, en gemeentehuizen zetten meer en meer in op compacte huisvesting. Maar dan wel met een moderne uitstraling en toegerust op de eisen van de klant van vandaag. Overbodige vierkante meters worden afgestoten. Wat overblijft, moet optimaal en flexibel gebruikt kunnen worden.
Het fluïde kantoor als magneet
Het nieuwe kantoor als ontmoetingsplaats. Want daar daar vindt de interactie plaats, daar hoor je wat er gebeurt en heb je snel contact met collega’s. Slimme werkgevers maken van hun kantoor een aantrekkelijke ‘magneet’. Ze spelen in op de wensen en behoeften van hun medewerkers: de juiste werkplek op het juiste moment voor de juiste activiteit. De ene keer is dat vergaderen, dan geconcentreerd werken, het volgende moment informeel brainstormen en vervolgens een klant ontvangen. Werkplekken worden fluïde.
Kantoorapp
Tijds-, plaats- en apparaatsonafhankelijk werken in een Smart Building vraagt om een innovatieve oplossing. De app van Mapiq kan bijvoorbeeld écht het verschil kan maken. Deze blinkt uit in eenvoud. Op laptop, smartphone of tablet zijn alle mogelijkheden in een Smart Building binnen handbereik. Maak bijvoorbeeld gebruik van de 3D-plattegrond, werkplek-, en ruimtereservering, routingsysteem, collega-vinder en evenementenkalender. Ook persoonlijke wensen zijn via de oplossing in te stellen: licht en temperatuur in de vergaderkamer, de bediening van gordijnen en van AV-apparatuur. Een mooi voorbeeld van een gemeente die al veel van deze toepassingen gebruikt, is Haarlem.
Mens als gewoontedier
Ik ben ervan overtuigd dat het concept ‘kantoorruimte’ een enorme ontwikkeling gaat doormaken. We schuiven van kwantiteit naar kwaliteit. Minder vierkante meters, meer flexibiliteit en comfort. Of mensen daar op zitten te wachten? Een terechte vraag. De mens is immers een gewoontedier. Verandering maakt onrustig. Je zult medewerkers moeten verleiden. Het moet prettiger en gemakkelijker worden dan ze gewend waren. Maar dan ben je er nog niet.
Change management
Bricks & Bytes staan niet los van Behaviour. Aandacht voor gedragsverandering is cruciaal voor succes. Zonder Change Management kom je er niet. Mensen moeten heel goed in het verhaal worden meegenomen. Rode draad in dat verhaal zal moeten zijn dat een Smart Building vóór je werkt. Dat je je daardoor prettiger voelt en tot betere prestaties komt. Werk anders, leef beter. Geen theorie, maar praktijk!
Wouter Aarts (auteur) Specialist in ICT en Samenwerken. Ik laat graag zien hoe je met nieuwe technologieën op een andere manier kunt (samen)werken. Volg mij op LinkedIn en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van samenwerken.
