Uniform printbeheer bij gemeente Breda
Uniform printbeheer bij gemeente Breda
Hoewel steeds meer organisaties kiezen voor digitalisering, blijven papieren documenten belangrijk. Daarom wil je dat medewerkers overal eenvoudig kunnen printen en scannen. En dat je printers het altijd goed doen, terwijl je zelf zo weinig mogelijk omkijken hebt naar het beheer van de printers en de benodigdheden, zoals toners. Dat dacht ook gemeente Breda. Zij kozen voor uniform printbeheer.
Gemeente Breda zet zich dagelijks in om Breda mooier, beter, sterker en completer te maken. Kwaliteit van wonen, werken en leven staan voorop. De ambitie: een grenzeloze, groene en gastvrije stad. Om prettig te kunnen wonen, werken en leven. En waar iedereen zich welkom voelt. De gemeente Breda bestaat naast de gelijknamige stad uit de dorpen Prinsenbeek, Bavel, Teteringen en Ulvenhout en telt zo’n 184.000 inwoners.
Eén uniforme printomgeving
Download de klantcase
De gemeente Breda wilde voor 18 locaties één uniforme én veilige afdrukomgeving creëren. Hierbij bestond de nadrukkelijke wens om het beheer van zowel de printers als de hoogvolumeprinter van de repro-afdeling te beleggen bij één partner. Ludo Franken, Beleidsadviseur Facilitair: “We zochten een betrouwbare partij die ons hoge, uniforme afdrukkwaliteit kon garanderen. Ook wilden we voor alle locaties uniformiteit in het beheer en gebruik van de machines. Daarnaast was informatieveiligheid voor ons erg belangrijk. Tegelijk zetten we sterk in op digitalisering. Hierdoor is ons printvolume de laatste jaren gedaald. Er stonden verspreid over de organisaties zeker 175 printers. Dit aantal wilden we graag verlagen.”
Eigen repro-afdeling
Na een uitgebreide aanbesteding valt de keus op een gerenommeerde IT-partner. Ludo vertelt: “We kozen voor 98 multifunctionele printers en twee hoogvolumeprinters voor onze repro-afdeling. We hebben namelijk een eigen team dat uitingen zoals brochures en informatiefolders verzorgt. Dit doen we in eigen beheer. De nieuwe hoogvolumeprinters zijn van zeer hoge kwaliteit en bieden enorm veel mogelijkheden, waaronder het direct vouwen en nieten van boekjes.”
Hoge kwaliteit, volop gemak
Het partnership en de nieuwe printers betekenen meer kwaliteit, lagere kosten, maximale security en volop gemak en eenduidigheid voor gemeente Breda. Ludo: “Het aantal printers is gereduceerd van 175 naar 98. Dat scheelt al flink in de kosten. Daarbij is de kleurechtheid van zowel de multifunctionals als de hoogvolumeprinters uitmuntend. Ook is de apparatuur snel en intuïtief in het gebruik. Medewerkers en gasten kunnen beveiligd printen met een eigen pas of code. Alleen als zij de pas voor de printer houden of de code invoeren, rolt de printopdracht eruit. Zo voorkomen we dat documenten onbeheerd op de printer liggen en iemand anders ze per ongeluk meepakt. Papieren documenten kunnen we scannen en rechtstreeks opslaan als (beveiligde) pdf of Word-document.”
Geen omkijken naar het beheer
Een ander groot voordeel is dat de gemeente geen omkijken heeft naar het beheer van de nieuwe apparatuur en software. Ludo: “Toners worden automatisch toegezonden zodra deze voor een bepaald percentage leeg is. Het voorraadbeheer is hierdoor sterk vereenvoudigd. Periodiek verzorgt onze partner een onderhoudscheck en kleine storingen worden op afstand uitgelezen en gemonitord. Eerstelijnsstoringen pakken we zelf op, maar bij complexere issues kunnen we altijd rekenen op een snelle oplossing.”
Printer kiezen? Lees tips in het e-book
Ben je benieuwd waar je zoal op kunt letten tijdens je zoektocht naar een passende printer voor jouw organisatie? Download het e-book en ontdek de belangrijkste aandachtspunten.
Tim Scharn (auteur) “De enige constante factor in het IT landschap is verandering” Volg Tim op LinkedIn. En blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen rondom printen.
