Van de deelfiets naar het deelkantoor
Van de deelfiets naar het deelkantoor
Kantoorpanden zijn vaak onderbezet. Kijk op de woensdagen en vrijdagen maar eens naar de lege plekken om je heen. Er zijn zelfs organisaties waarvan werknemers meer tijd spenderen bij opdrachtgevers dan op kantoor. Voor zulke organisaties heeft het geen prioriteit om vijf dagen in de week een kantoor ter beschikking te hebben, zolang ze maar minstens één keer in de week een plaats hebben om samen te komen.
Besparen door te delen
Ik geloof in multifunctioneel en flexibel gebruik. Ook op het gebied van kantoorpanden. Er zijn genoeg kantoren waarbij de bezetting op maandag 100 procent is en de rest van de dagen slechts tien tot twintig procent. Door het kantoor te delen met een andere organisatie kunnen beide partijen besparen op kosten. Op deze manier zijn fantastische constructies te creëren.
Zo hebben wij ons kantoorpand te huur aangeboden op de onderbezette dagen. Hier werd helaas nog niet massaal op gereageerd. Men ziet het als een standaard om een eigen kantoor te hebben en moet nog wennen aan het idee om een kantoor binnen te lopen dat ook van een ander bedrijf is.
Naast de onderbezette dagen op kantoor, zijn er ook momenten waarop kantoren helemaal niet gebruikt worden: het weekend en de avonduren. Het is zonde als het kantoor dan compleet leeg blijft, terwijl er ook tijdens deze momenten partijen zijn die behoefte hebben aan een ruimte om bij elkaar te komen. Denk bijvoorbeeld maar aan sportverenigingen die in de avonduren vaak een wijkkantoor of een plaatselijke kroeg afhuren om te vergaderen. De kosten hiervan worden meestal gesponsord of gesubsidieerd door gemeenten. En dat terwijl het kantoorpand van de gemeente zelf gewoon leeg staat. Zonde! Dit kan gemakkelijk op een andere manier opgelost worden.
Zo bewust als we tegenwoordig omgaan met energie en afval scheiden, zo onbewust gaan we om met grote zaken als onderbezette en leegstaande panden. Een aantal bedrijven is wel al bezig met slimme technologie die de bezetting van het kantoor bijhoudt. Op basis daarvan openen ze bijvoorbeeld de bovenste verdieping op vrijdag niet. Deze ruimte hoeft dan niet verwarmd of schoongemaakt te worden. Dit is al een enkel voorbeeld van een manier om zuinig om te gaan met onderbezette panden, maar tegelijkertijd is het slechts een druppel op een gloeiende plaat. Door kantoorpanden te delen kunnen we pas echt een grote slag slaan!
Belemmeringen die geen belemmering hoeven te zijn
Er zijn natuurlijk altijd redenen te bedenken waarom het de voorkeur heeft om vijf dagen in de week een kantoor ter beschikking te hebben. Maar op het moment dat je er als bedrijf voor kiest om één dag met z’n allen thuis te werken en een kantoor te zoeken waar je vier dagen in de week over kunt beschikken, bespaar je veel geld. En met de technologie waarover we tegenwoordig beschikken, is thuiswerken geen grote opgave. Zo kun je op afstand deelnemen aan een vergadering en heb je alle informatie bij de hand door digitalisering. Er zijn echter verschillende dingen waar organisaties tegen aan lopen bij het delen van een kantoor. Werknemers moeten ervoor zorgen dat ze de werkplek opgeruimd achterlaten en het kan zijn dat het company gevoel verdwijnt door het ontbreken van het logo op de deur.
Dit zijn allemaal zaken die op te lossen zijn. De technologie is tegenwoordig zo ver ontwikkeld dat er genoeg 
alternatieven voor te bedenken zijn. De identiteit van een organisatie is gemakkelijk in beelden te vatten door middel van logo’s video’s en foto’s. Door deze via schermen te tonen die op meerdere plekken in het kantoor hangen, komt het company gevoel al snel weer terug. Het kantoor is meteen weer het kantoor van ‘jouw’ bedrijf. Het is daarnaast ook mogelijk om het bureau en de bureaustoel automatisch weer af te stellen op de juiste hoogtes. Daardoor hoeft de werkplek niet elke dag opnieuw handmatig te worden afgesteld, afhankelijk van wie er zit. Wel zo handig.
Er zijn op dit moment al enkele bedrijven die werkplekken aan elkaar verhuren. Andere bedrijven moeten wellicht nog even wennen aan het idee, maar een oplossing voor de toekomst is het zeker. Het is belangrijk dat bedrijven dit gaan zien als een duurzaamheidsinitiatief, net zoals dat is gebeurd met de deelfiets en de deelauto. Door de huidige technologie is het bovendien ook nog eens steeds makkelijker om een pand te delen met een ander bedrijf. Niet alleen het milieu profiteert van deze constructie, ook de huurkosten worden hiermee omlaag gebracht. Waar wacht je nog op?
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met één van onze partners.
Roel Geenen (auteur) Afgestudeerd veranderkundige en de grondlegger van Het Nieuwe Werken. Volg Roel op LinkedIn en blijf op de hoogte van zijn inspirerende kijk op een andere manier van samenwerken. HNW is een belangrijke energiebron is voor de ontwikkeling van organ...
