Het vergaderen van de toekomst
Het vergaderen van de toekomst
Dankzij digitale technologie werken we op nieuwe, ongekende manieren en heeft het moderne kantoor een ware metamorfose ondergaan. We kunnen tegenwoordig bijvoorbeeld veel gemakkelijker dan ooit op afstand werken. En dankzij technologische innovaties, zoals cognitieve interactieve whiteboards, kunnen we nu ook optimaal samenwerken met onze collega’s. Ook zonder het traditionele vergaderen.
Vergaderen 2.0
Lange tijd ging de voorkeur uit naar ‘echte’ vergaderingen, waarbij alle aanwezigen in dezelfde ruimte zitten. Op de moderne werkvloer is zo’n ‘echte’ vergadering echter niet heel praktisch. Er wordt dan ook steeds minder op die manier besproken, want de nieuwe generatie heeft andere eisen. Uit ons onderzoek blijkt dat 77% van de babyboomers liever ‘echt’ vergadert, terwijl dat percentage bij generatie Z maar 58% bedraagt. Een meeting op afstand met behulp van een interactief whiteboard vormt dus de volgende logische stap – een nieuw hoofdstuk in de evolutie van het vergaderen. Met de moderne technologie kunnen we documenten in een handomdraai maken, bewerken, opslaan en delen, terwijl we ondertussen met collega’s op afstand overleggen. We mogen inmiddels echt wel spreken van ‘vergaderen 2.0’.
De nieuwe generatie stelt andere eisen aan een vergadering.
Groepsgewijs communiceren
Voor de groei van een bedrijf zijn nieuwe ideeën bedenken en kennis uitwisselen onmisbaar. Dankzij telefoons, e-mail en chat kunnen we dat tegenwoordig ook doen als we niet bij elkaar in de buurt zijn. Helaas zitten er wel wat haken en ogen aan dit soort technologie, omdat je daarmee niet groepsgewijs en synchroon kunt communiceren. Zeker bedrijven die groeien, moeten op de een of andere manier groepsgewijs kunnen communiceren waarbij de synchroniciteit gewaarborgd moet zijn.
Tot dusver vormde de technologie geen volwaardig alternatief voor een persoonlijke vergadering, waarbij je rechtstreeks kennis kunt uitwisselen. De nieuwe technologie doet dat echter wél. Met interactieve whiteboards kunnen (groeiende) bedrijven efficiënt blijven samenwerken. De ingebouwde visuele communicatiemiddelen komen namelijk goed van pas bij contact op lange afstand. Je kunt heel eenvoudig deelnemen en visuele aanwijzingen geven, die alle aanwezigen meteen kunnen zien. Ook hoef je geen complete papierwinkel naar een vergadering mee te slepen. Alle documenten kun je digitaal inzien, bewerken en delen, vanaf je laptop, smartphone of iPad.
Met telefoon, e-mail en chat kun je ook op afstand communiceren, maar niet groepsgewijs.
Documenten delen en bewerken
De spreker kan tijdens het vergaderen meerdere documenten heel eenvoudig delen, bespreken en van opmerkingen voorzien. De spreker kan daarnaast, voordat de vergadering is afgelopen, alle bijgewerkte bestanden rechtstreeks vanaf het whiteboard naar de aanwezigen e-mailen. Zo kun je gewoon naar de vergadering, zonder van alles met je mee te nemen. De mensen in de vergaderruimte kunnen gewoon hun gesprek voortzetten en tegelijkertijd de mogelijkheden van het apparaat verkennen. Daardoor worden toekomstige vergaderingen alleen maar prettiger.
Persoonlijk contact
Het onmisbare persoonlijke contact blijft behouden, omdat het lijkt alsof je bij elkaar in de ruimte zit. Je kunt elkaar recht in de ogen kijken en ziet ook de non-verbale communicatie van je collega of klant. Cruciaal voor efficiënte communicatie. Ook kun je, zeker als internationaal bedrijf, medewerkers meer aan je binden. Je kunt, ondanks de afstand, alsnog een ‘wij’-gevoel creëren, daardoor je persoonlijk contact hebt en de interactie aan kunt gaan. En dat zonder reistijd- en kosten. Wel zo efficiënt!
Meer weten over hybride werken? Lees dan het artikel: Wat is hybride werken en hoe faciliteer je dit? 5 tips.
Wouter Aarts (auteur) Specialist in ICT en Samenwerken. Ik laat graag zien hoe je met nieuwe technologieën op een andere manier kunt (samen)werken. Volg mij op LinkedIn en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van samenwerken.
