Vergeet werk-privé balans: vanaf nu is het werk-privé integratie
Vergeet werk-privé balans: vanaf nu is het werk-privé integratie
Er zijn drie ontwikkelingen die het concept ‘werk-privé balans’ hebben doen verouderen. De belangrijkste is wellicht dat veel kenniswerkers door technologie in staat zijn moeiteloos plaats- en tijdonafhankelijk te kunnen maar vooral ook willen werken. Gefaciliteerd door technologie als document management systemen, videovergaderen, en groupware kan dit én merken we dat anderen dit ook doen. Vanavond even chatten met een collega waarvan ik zie dat zij ook online is: dagelijkse praktijk.
Het karakter van werken en daarmee de werk-privé balans is hiermee fundamenteel veranderd. Waar werken eerst een aaneengesloten activiteit was van 8-9 uur, is het een gefragmenteerde activiteit geworden, doorspekt met andersoortige privé activiteiten. Dankzij digitale technologie zijn medewerkers dus always on.
Op het eerste gezicht lijkt deze trend een groot pluspunt, omdat medewerkers over de middelen beschikken om echt bovenop hun projecten te zitten én in contact te blijven met hun collega’s. Het nadeel? Waar sommigen vroeger bang waren dat plaats- en tijdonafhankelijk werken zou leiden tot minder werken, is er de zorg gekomen dat dit fenomeen de kans op een burn-out vergroot. De grens tussen always on zijn en overwerken is maar dun. Wij mensen hebben tijd nodig om bij te komen van een drukke werkdag. We moeten bewegen en ontspannen, tijd doorbrengen met familie en we hebben voldoende slaap nodig.
Een trend die de afgelopen jaren zichtbaar werd, is dat toegewijde medewerkers ook buiten kantoortijden altijd ‘aanwezig’ zijn. Aan het management de taak om medewerkers te helpen hierin maat te houden. Daarom hier 3 manieren waarop organisaties hun medewerkers kunnen helpen met een succesvolle werk-privé integratie.
1. Flexibele werkschema’s voor medewerkers
Tussen verplichte kantoortijden, doktersafspraken en kinderen door worden medewerkers in meerdere richtingen getrokken, die vaak met elkaar botsen. Een vast werkschema maakt deze conflicterende prioriteitstelling nóg uitdagender. Dat wat dit probleem heeft veroorzaakt, is ook een onderdeel van de oplossing. Een (radicale) adoptie van werk-privé integratie kan door medewerkers de ruimte te geven om nog meer dan nu hun eigen werkschema aan te houden. Medewerkerskunnen zelf als beste herkennen wanneer zij rust of afstand van hun werk nodig hebben. De vrijheid om dit zelf te reguleren, helpt medewerkers om op het juiste spoor te blijven.
Een op output gerichte manier van aansturen hoort daar bij. Richt je op communicatie rondom specifieke (project)mijlpalen. Indien medewerkers hun doelstellingen niet halen, dan is er een probleem. Zo niet, laat ze dan gewoon met rust. Kortom, verruil het ‘command en control denken’ voor het ‘connect en engage model’
2. Vraag managers na te denken…
Het is en blijft een vervelende en soms zenuwslopende ervaring om vanuit de hiërarchie een urgente vraag of een vervelend verwijt te ontvangen. Vaak is het niet 
de ‘business’ of een íssue’ wat deze urgentie genereert, maar het ongeduld van de hiërarchie die zelden bewust –vaak op een moment waarop de mail niet kan worden geadresseerd- stress genereert. Het is ook een gebrek aan zelfreflectie van de manager, die een incident beoordeelt zonder de feiten goed te kennen en dan het verkeerde communicatiekanaal gebruikt (e-mail) in plaats van de telefoon of een videogesprek. In plaats van medewerkers onder druk te zetten voordat ze gaan slapen, zouden managers stil moeten staan bij wat voor type mail ze versturen en op welk moment van de dag ze dit doen.
De beste manier? Bewust kanalen kiezen; kies voor feedback ‘op afstand’ liever voor een videogesprek. Een face to face gesprek werkt natuurlijk ook. Om te voorkomen dat medewerkers gestrest raken, is het verstandig om e-mails pas de volgende ochtend te verzenden. Een tool zoals Boomerang kan helpen bij het vooraf inplannen van e-mails.
3. Moedig medewerkers aan ook eens ‘nee’ te zeggen
Enthousiaste, hardwerkende medewerkers hebben de neiging om heel veel nieuwe projecten aan te nemen en werkzaamheden op te pakken. Vaak aarzelen medewerkers die overlopen van het werk om projecten af te wijzen, uit angst voor een negatieve reactie.
Gedreven door een schuldgevoel zeggen veel goed presterende werknemers vaak ‘ja’. En vervolgens hebben ze stilletjes spijt van hun keuze, omdat dit heeft geleid tot werkweken van meer dan 70 uur.
Managers zouden een cultuur moeten creëren waarin medewerkers het gevoel hebben dat het oké is om werk af te wijzen. Maak duidelijk dat medewerkers zelf de hoeveelheid werk mogen en moeten reguleren die er op hun bordje terechtkomt. Voor het toewijzen van werk zouden managers daarom medewerkers moeten laten weten dat ze het recht en de plicht hebben om in dialoog te gaan over het aangeboden werk.
Omarmen van werk-privé integratie
De balans tussen werk en privé is een verouderd concept omdat beide werelden bij kenniswerkers vervlochten zijn geraakt. Managers zouden de nieuwe wereld waarin werk en privé met elkaar integreren, moeten omarmen en medewerkers de middelen moeten bieden die ze nodig hebben om gezond en productief te blijven.
Wouter Aarts (auteur) Specialist in ICT en Samenwerken. Ik laat graag zien hoe je met nieuwe technologieën op een andere manier kunt (samen)werken. Volg mij op LinkedIn en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van samenwerken.
