Voor elke digitale werkplek een oplossing
Voor elke digitale werkplek een oplossing
Werkprocessen kunnen door de snelle technologische ontwikkelingen veel sneller en efficiënter. Papier moet de deur uit, vergaderen hoeft niet meer op locatie en we werken geautomatiseerd. Dat klinkt als een eenvoudig stappenplan om te komen tot een digitale werkplek, dat bij elk bedrijf op dezelfde manier kan worden toegepast. In de praktijk gaat dat toch net even anders.
Processen, documenten en wensen zijn bij elk bedrijf anders. Dat vraagt op elke werkplek om een unieke oplossing. Daarom is digitaliseren niet een kwestie van alles maar in een cloud zetten, maar moet je je eerst afvragen: wat willen wij met digitaliseren bereiken? Wat moet efficiënter in mijn organisatie en wat zijn de wensen op het gebied van digitaal werken?
De digitale werkplek is niet alleen open van negen tot vijf
De digitale werkplek is namelijk geen plek in hetzelfde kantoor, gebouw of stad. Werknemers willen zelf bepalen waar en wanneer ze werken. We werken steeds meer ad hoc, vaak vanuit huis. Nederland loopt voorop in Europa als het gaat om thuiswerken. 13,7% van alle werkenden in Nederland werkt thuis.
Daarom is het van belang om binnen een organisatie te kijken wat de wensen zijn. Op basis van deze wensen en de doelstellingen die men wil behalen met digitaliseren, kan er een plan worden gemaakt.
De papierwinkel in kaart brengen
De volgende stap is het in kaart te brengen welke documenten en processen er zijn binnen een bedrijf, want deze zijn voor elke organisatie uniek. Zo heeft een ziekenhuis duizenden dossiers en dat vraagt om een andere aanpak, dan een bedrijf dat haar factuurproces wil digitaliseren.
Het is goed om te kijken welke documenten er in een organisatie rondgaan. Welke interne en externe post wordt nog van bureau naar bureau verplaatst? Hoeveel kasten met dossiers hebben we eigenlijk? Hoe gaan we om met onze bonnen en facturen? Door deze vragen te stellen, breng je de papierwinkel in kaart.
Schakel een expert in
Zodra een organisatie een goed beeld heeft van wat ze wil bereiken met het digitaliseren van processen en in kaart heeft gebracht welke documenten er in de organisatie rond gaan, is het een goed moment om advies te vragen aan een expert.
Er zijn namelijk honderden mogelijkheden als het gaat om digitaliseren van documenten. Het is essentieel dat je goed geïnformeerd wordt over de verschillende mogelijkheden, zodat er een op maat gemaakte oplossing gevonden wordt. Op die manier krijgen werknemers precies de digitale tools die ze nodig hebben om hun werk naar eigen inzicht uit te voeren en kan de organisatie een enorme efficiëntieslag maken.
Wouter Aarts (auteur) Specialist in ICT en Samenwerken. Ik laat graag zien hoe je met nieuwe technologieën op een andere manier kunt (samen)werken. Volg mij op LinkedIn en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van samenwerken.
