De werkplek van… Manager Operatiekamer
De werkplek van… Manager Operatiekamer
Ingrid Dubbeldam is Manager Operatiekamer – kortweg ‘OK’ genoemd – en daarmee eindverantwoordelijk voor het reilen en zeilen in de operatiekamers van twee locaties. Ze is verantwoordelijk voor het personele en materiële budget. Ze stuurt 3 leidinggevenden op de operatiekamers aan, die weer leiding geven aan 120 medewerkers. Daarnaast leidt ze belangrijke projecten rondom bijvoorbeeld kwaliteit en veiligheid.
Hoe ga je om met de hectiek van je werk?
“Ik ben niet zo snel onder de indruk, dus de hectiek is juist hetgeen wat de OK voor mij leuk maakt en spannend. Het is altijd weer een uitdaging om alles bij elkaar te krijgen. Voor een spoedingreep moet de programmacoördinator de juiste ruimte vrij maken, het juiste personeel snel bij elkaar hebben en de juiste materialen hebben. De patiënt moet snel ge
registreerd worden, de juiste gegevens moeten opgehaald worden in het elektronisch patiënten dossier en de medisch specialist moet paraat staan. Op zo’n cruciaal moment lukt het altijd weer om het voor elkaar te krijgen. Je ziet dat onze OK tot een hele hoop in staat is. Als het echt nodig is, dan werkt iedereen perfect mee. Dan kun je er ook alles uit halen wat er op dat moment mogelijk is voor de patiënt. Ik vind dat altijd wel fascinerend.“
“We hebben ook ’s avonds en ‘s nachts een ploeg die voor de spoedoproepen klaar staat. Maar stel dat zij bezig zijn met een grote vaatoperatie, terwijl op de gynaecologie een moeder een spoedkeizersnede nodig heeft, dan moeten mensen ad hoc opgeroepen worden. Daar zijn mensen dan niet op ingeroosterd. Dan wordt er puur een appèl gedaan op ‘ben jij in staat om zo spoedig mogelijk naar het ziekenhuis te komen’ en zelfs dan zijn mensen supersnel hier in huis en staan ze klaar. Dat is de hectiek die bij operatiekamers hoort. Maar andere dingen kunnen ook heel spannend zijn. Dat is meer gericht op de langere termijn en meer op mijn vlak. Stel je hebt te veel geld uitgegeven op materiële kosten, hoe ga je daar op ingrijpen? Of stel het ziekteverzuim is in korte tijd sterk opgelopen en we krijgen het personeel niet rond, hoe gaan we daar dan mee om? Of een calamiteit die plaats heeft gevonden, met consequenties voor een patiënt, emoties bij de patiënt en diens familie, maar ook bij de betrokken zorgverleners. Hoe geef je follow-up aan zo’n incident? Of wat als de productie wordt beïnvloed door allerlei zaken? Of bouwtechnische problemen, zoals een grote lekkage in de nieuwbouw. Dat zijn de grotere issues, die voor mij uitdagend zijn.”
Hoe combineer je werk en privé?
“Ik heb eigenlijk altijd veel gewerkt. 40 uur als basis en daar bovenop meer en ook veel reistijd. Bij mijn huidige baan kan ik mijn werk goed doen binnen de uren die ervoor staan. Ik maak vier lange dagen, dus ik heb nog een dagje vrij in de week. En ik heb een korte reistijd. Voor overleg met de medisch specialisten moet je wel vaak ‘s avonds werken. Die kunnen overdag niet vergaderen, omdat ze dan of aan het opereren zijn of poli-spreekuur houden. Mijn man heeft een eigen muziekschool, aan huis. Hij is eigenlijk het vaste gezicht thuis voor de kinderen. Hij heeft er altijd voor gezorgd dat thuis alles goed liep. In mijn oude baan was ik interim-manager en adviseur. Dan sliep ik vaak twee nachten per week ergens in Nederland in een hotel, omdat anders de reistijd te veel opliep. En als ik wel thuis sliep, was ik toch vaak pas om acht uur thuis. Dus dan kwam veel op hem neer thuis. We hebben samen een hele goede balans.”
De hectiek is juist hetgeen wat de OK voor mij leuk en spannend maakt.
Hoe onderhoud je het contact met je man en de kinderen?
“Ja, dat is wel grappig. Want de kinderen kunnen tegenwoordig skypen. Dus dan zeiden ze, bij mijn vorige baan “Oh mama, laat eens zien hoe je hotelkamer eruitziet” en dan liep ik rond met m’n laptop. Beeld heeft dan toch meer toegevoegde waarde dan alleen bellen. En ze appen natuurlijk. Onze kinderen zijn nu 12 en 14 jaar, dus die hebben ook mobieltjes en kunnen de hele dag berichtjes sturen. Bovendien zijn ze heel zelfstandig en gaat het goed met ze. Toch is het natuurlijk anders dan dat je thuis bent, maar het maakt de afstand een stukje kleiner. Ik heb werk en privé altijd wel goed kunnen combineren. En ook zeker dankzij mijn man. Hij werkt veel ‘s middags en ’s avonds. En als ik dan ‘s avonds weer thuis ben, dan gaat hij aan het werk. Wij zien elkaar wel wat minder, maar dat halen we dan wel weer in het weekend of leuke vakanties in. En in mijn huidige baan ben ik sowieso meer in beeld thuis.“
Met welke documenten heb je in je werk te maken?
“We zijn overgegaan op een elektronisch patiënten dossier. We hadden altijd papier, maar nu is dat allemaal digitaal geworden. Dat is een hele grote verbetering, vind ik. Qua vindbaarheid en accuratesse, alle gegevens staan bij elkaar, zijn snel oproepbaar en goed te delen. Dat heeft wel een hele hoop voordelen.
Zelf werk ik veel met management informatie. Bijvoorbeeld maandrapportages over de financiële situatie en allerlei indicatoren waar we mee werken. Wat is de stand van zaken qua materiële en personele kosten? Wat is de productie op OK? Hoeveel 
patiënten opereren we? En hoe lang doen we daarover? Hoe zijn de wisseltijden tussen twee operaties in? Die wil je namelijk zo kort mogelijk hebben. Dat houden we in de gaten, maar ook de kwaliteitsaspecten. We hebben een aantal indicatoren, dat we monitoren met als doel het terugdringen van infecties. Dat gaat bijvoorbeeld over hoe vaak de deur opengaat tijdens een operatie, wordt de antibiotica op tijd toegediend etc.? Ook dit soort managementdata monitor ik. Dat zijn stukken die ik vaak nog wel uitprint, omdat ik er van hou om daar nog dingen voor mezelf bij te schrijven, met kleuren of verklaringen. Als ik bijvoorbeeld weet dat er een complexe buikwandoperatie heeft plaatsgevonden, dan weet ik dat ze daar buitengewoon ‘dure’ meshes, een soort matjes, voor nodig hadden. Dat noteer ik er dan bij om hogere materiële kosten te verklaren. Dat soort stukken vind ik fijn om op papier uit te draaien en te overleggen met de betrokkenen. Andere documenten houd ik wel digitaal. Op vergaderstukken bijvoorbeeld maak ik digitaal notities.”
Hoe vinden de vergaderingen met medisch specialisten plaats?
“Ik heb zelf veel bilateraal overleg en telefonisch. De specialisten overleggen vaak met andere ziekenhuis via video verbindingen. Bijvoorbeeld voor een oncologie bespreking met academische ziekenhuizen. Dan hoef je niet naar elkaar toe te rijden. Daar hebben we speciale vergaderruimtes voor. Dat werkt heel goed. Ze kunnen dan ook digitaal beelden delen via een interactive whiteboard. Je kunt dan tegelijk naar dezelfde beelden kijken, je hoort elkaar praten en je ziet elkaar. Ik denk dat dat voor patiënten ook een grote meerwaarde heeft, want daardoor krijgen zij de expertise die nodig is. Je wordt dan niet belemmerd, doordat je niet op dezelfde locatie bent of daar niet naartoe kan.”
Digitaal werken heeft voor ons veel voordelen. Alle gegevens staan bij elkaar, zijn snel oproepbaar en gemakkelijk te delen.
Wat doe je om te ontspannen?
“Ik hou heel erg van eten. Dus dat doe ik graag met mijn gezin en vrienden. Ik vind koken ook heel leuk. En ik hou van snowboarden, vakanties, films kijken en lezen, maar daar moet ik wel de tijd voor hebben. Ook hou ik van kunst, dus ik ga graag naar galerieën en musea.”
“Ik geloof er heel erg in, dat je ontspanning moet creëren. Zeker in banen die druk of complex kunnen zijn. Net zoals hier in het ziekenhuis. Na een pittige vergadering die ik met een leidinggevende van de OK heb bijgewoond, ga ik soms bewust even samen koffie drinken om te ontspannen en op te laden. Terug in de operatiekamers komt er weer een hele hoop op je af dat je vervolgens veel beter aan kunt. Ik ben zelf niet vaak gestrest. Ik denk dat dat komt, doordat ik op tijd mijn rust pak. En omdat ik hou van actie, afwisseling en op het topje van mijn kunnen presteren.”
Wouter Aarts (auteur) Specialist in ICT en Samenwerken. Ik laat graag zien hoe je met nieuwe technologieën op een andere manier kunt (samen)werken. Volg mij op LinkedIn en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van samenwerken.
