Online werkplekken reserveren bij Visma | Raet
Online werkplekken reserveren bij Visma | Raet
Hoe zorg je bij hybride werken dat je weet wie wanneer naar kantoor komt, dat er voldoende plekken beschikbaar zijn en dat collega’s elkaar snel vinden? HR- en payroll-softwarebedrijf Visma | Raet kiest voor een reserveringssysteem in de cloud.
Als je hybride werkt wil je dit zo goed mogelijk faciliteren. Medewerkers willen snel aan de slag kunnen op een geschikte plek. Tegelijk wil je als organisatie grip houden op de dagelijkse bezetting en het kantoorgebruik. Je wilt geen leeg kantoor, maar het moet ook niet te druk zijn. Je wilt weten: wie is wanneer aanwezig? Past dit? En zijn er wellicht duurzamere keuzes te maken in huisvesting of inrichting?
In de praktijk: Visma | Raet
Ook bij Visma | Raet speelden deze vraagstukken. Als het HR- en payroll-softwarebedrijf besluit om het kantoor te verbouwen en te herinrichten, zoekt Visma | Raet in eerste instantie een oplossing voor online roombooking. Maar dan breekt corona uit. Tom van Dael, Finance & IT Director, vertelt: “Ineens stonden we voor de uitdaging om op termijn voor alle medewerkers een veilige terugkeer naar kantoor te faciliteren. Tegelijk werd duidelijk dat we ook in de toekomst méér hybride blijven werken. Hoe zorg je dan voor optimale spreiding en dat collega’s van elkaar weten wie wanneer en waar in het gebouw is? Daarom verschoof onze focus naar een online reserveringssysteem in de cloud.”
Volledig ontzorgd met reserveringssysteem in de cloud
Download de klantcase
Een externe partner ontwikkelde voor Visma | Raet een reserveringssysteem in de cloud. Tom: “Een groot aantal reserveringssystemen zijn specifiek ontworpen voor horeca. Of oplossingen zijn zo ingericht, dat je zelf verantwoordelijk bent voor de hosting en configuraties. Terwijl we graag volledig ontzorgd wilden worden. De leverancier die deze oplossing ontwikkelde, neemt ook het beheer uit handen.”
Hoe werkt het?
Hoe het reserveringssysteem in de cloud werkt? Tom: “Het systeem is te benaderen via een app, internetportal of de eigen agenda. Op een plattegrond van ons kantoor zien medewerkers welke desks nog vrij zijn. Is een werkplek al gereserveerd? Dan zie je door wie. Dit is handig als je wilt samenwerken met een collega. Of als je als manager een rondje wilt doen langs je team. Je ziet dan precies wie waar in het gebouw is.”
Aantal werkplekken flexibel aanpassen
En er is meer. Want de afdeling facility kan ‘aan de achterkant’ van de oplossing de beschikbare capaciteit aanpassen. Tom: “Zo kunnen we sturen op de bezetting. En stel dat een projectgroep twee maanden lang vijf werkplekken nodig heeft, dan kan je deze werkplekken ‘blocken’ voor anderen.”
Tom van Dael, Finance & IT Director
Integratie met Google Workspace
Een belangrijke uitdaging bij de ontwikkeling van de oplossing was integratie met de collaborationtooling van Google. Tom legt uit: “Het gros van de zakelijke applicaties is Microsoft Office-gerelateerd, maar wij zijn een ‘Google-minded’ bedrijf. Onze leverancier realiseerde daarom een koppeling met Google Workspace. Hierdoor is het reserveringssysteem benaderbaar vanuit onze Google-tools en verschijnen reserveringen direct in de agenda’s van medewerkers.”
Voorsorteren op hybride werken
Visma | Raet speelt met de oplossing in op de trend van hybride werken. “Dankzij een dashboard en rapportages hebben we inzicht in het gebruik van onze kantoren. Daar kunnen we ons voordeel mee doen. Zo kunnen we bijvoorbeeld de schoonmaak beter plannen. Als bepaalde werkplekken niet gebruikt zijn, hoeft de schoonmaak er niet heen. We zien ook in één oogopslag of er wel een BHV’er aanwezig is in het pand. Maar denk ook aan baliemedewerkers, die gasten snel kunnen vertellen waar hun afspraak zich bevindt. En wellicht blijkt straks dat een bepaalde verdieping vrijwel altijd leegstaat, dat medewerkers graag ergens anders plaatsnemen. Dan zien we dit terug in het dashboard. Dit stelt ons in staat om zo nodig slimmere, duurzamere en kostenefficiëntere keuzes te maken in inrichting én onroerend goed. Op korte termijn willen we ook onze vergaderruimtes inrichten op het reserveringsplatform.”
Benieuwd naar meer informatie over de uitdaging en oplossing van Visma | Raet? Kijk het webinar terug én lees de case.
Ontdek meer tips voor samenwerken op afstand
Wil je dat medewerkers altijd prettig en soepel (samen)werken op afstand? Ontdek de mogelijkheden om dit zo optimaal mogelijk te faciliteren: lees meer informatie en ontdek praktische tips in het whitepaper.
Wouter Aarts (auteur) Specialist in ICT en Samenwerken. Ik laat graag zien hoe je met nieuwe technologieën op een andere manier kunt (samen)werken. Volg mij op LinkedIn en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van samenwerken.
