Documenten in kleur

Maak het verschil met kleur

Printen in zwart-wit? Kan. Bijvoorbeeld als het om e-mails of archiveringsdocumenten gaat. Maar wil je écht impact maken? Geef dan kleur aan de juiste documenten.

207
0

Kleurgebruik heeft een positieve werking op het doel dat je beoogt met een bepaalde uiting of document. Kleur geeft documenten kracht en maakt ze uitnodigend om naar te kijken. Maar met welke documenten maak je nu de meeste impact, als je kiest voor kleur?

Dat kleur een positief effect heeft, weet iedereen. Tal van wetenschappelijke onderzoeken en psychologische studies wijzen dit ook uit. In mijn eerste artikel vertelde ik over het effect van kleurenprints. In dit artikel ga ik graag dieper in op het type documenten waarbij een kleurenprinter absoluut het verschil maakt.

Externe communicatie: maak een kwaliteitsstatement
Allereerst is daar natuurlijk de externe communicatie. Nette brieven met een standaard briefhoofd, offertes, contracten en facturen. Kortom: alles wat de deur uitgaat en waar het bedrijfslogo opstaat. Deze externe documenten verdienen het om geprint te worden in kleur. Hierdoor straal je professionaliteit uit én maak je een echt kwaliteitsstatement.

Brand identity Kleur voor zwart-wit
Door externe documenten netjes uit te printen in een mooie kleurcombinatie – bijvoorbeeld passend bij de huisstijl – zorg je tegelijk voor extra herkenbaarheid bij klanten, relaties en leveranciers. Het draagt bij aan je brand identity. Zo is het in veel organisaties zelfs beleid om het bedrijfslogo áltijd in kleur te printen.

Urgentie en vertrouwen
Daarbij wijst onderzoek ook uit dat externe documenten in de juiste kleuren het gewenste gevoel kunnen aanwakkeren. Print je bijvoorbeeld een factuur in zwart-wit? Dan oogt deze niet zo aantrekkelijk. Gebruik je daarentegen de kleur geel? Dan verhoog je het gevoel van urgentie. Kies je voor blauwe kleuraccenten? Dan straal je professionaliteit en vertrouwen uit, passend bij bijvoorbeeld offertes of klantpresentaties.

Intern: presentaties, grafieken en infographics
Ook met interne communicatie wil je vaak een bepaalde impact maken. Denk aan een hand-out voor een training of presentatie aan collega’s. Dan wil je dat de deelnemers lang geconcentreerd blijven, dat ze de informatie goed kunnen onthouden én dat deze ook echt lang bijblijft. Slim kleurgebruik draagt hieraan bij.

Misschien gebruik je tijdens de training ook nog grafieken of infographics. Ook dan is kleur onmisbaar: een grafiek met verschillende lijnen is immers minder snel te begrijpen als je kiest voor drie verschillende grijstinten, die nauwelijks van elkaar te onderscheiden zijn. Kies je daarentegen voor kleur? Dan bied je structuur, overzicht en begrijpen collega’s sneller wat er staat. Mission complete!

Kleurgebruik? Houd balans
Met kleur maak je dus meer impact op de lezer of ontvanger. Maar let op: overdrijf het niet. Jouw document of presentatie hoeft geen Picasso te zijn! Bedenk dat de basistoon van papier altijd wit is. Een volledig gekleurde factuur of presentatie kan juist afleiden. Zorg voor een prettig evenwicht. Ga voor mooie kleuraccenten, die het onderscheid tussen vorm en inhoud extra benadrukken.

Zwart-wit: niet onderschatten
Printen in kleur? Zeker, maar onderschat ook het belang van zwart-witprints niet. Soms is het zelfs een vereiste, Impact kleurdenk aan richtlijnen bij archivering van belangrijke documenten, zoals een auditverslag. En in een bedrijf is het vaak handig om zo nu en dan eens een e-mail van een collega met belangrijke informatie uit te printen. Ook dan kan een zwart-witprintje volstaan.

Ga na: waar komt de printer terecht?
Dus, kies je voor kleur of zwart-wit? Het een sluit het ander niet uit. Mijn tip: ben je toe aan nieuwe printers? Bouw dan eerst een moment van reflectie in. Bedenk op welke afdeling de printer straks komt te staan en welke documenten daar worden geprint. Zo zal de inkoopafdeling enorm gebaat zijn met een kleurenprinter, voor professionele facturen en contracten in kleur. Hetzelfde geldt voor marketing of de R&D-afdeling. Terwijl het archief juist gebaat kan zijn met een zwart-witprinter, in verband met actuele archiveringseisen.

Bedenk dus altijd: waar komt de printer te staan en welke impact wil je maken? Pas daar jouw printerpark op aan. Dan maak je pas écht het verschil.

Downloads bij dit artikel

Tim Scharn Product Marketing

"When nothing goes right, go left…"

Reageer ook

Reacties 0


Reageer

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Reageer ook