Met een leeg hoofd naar huis

Hoe meer een mens tegelijk wil doen, hoe minder effectief men werkt. De meeste kenniswerkers gaan bijna iedere avond met een vol hoofd naar huis; er staan nog vijftig mails open. Hoe kun je dit het beste oplossen?

388
0

Appen, mailen en informatie opzoeken, hoe meer een mens tegelijk wil doen; hoe minder effectief men werkt. Wanneer je door activiteit-gerelateerd werken bijvoorbeeld de bewuste keuze maakt om niet naar de wekelijkse vergadering te gaan, heb je meer ruimte in je hoofd en ga je regelmatig naar huis met een leeg hoofd en een lege mailbox.

Onderzoek staaft dat mensen die activiteit-gerelateerd werken vaker met een leeg hoofd naar huis gaan en niet nog ’s avonds mailtjes hoeven te typen op de bank. Dat levert gezondere, tevredener en uiteindelijk ook effectievere werknemers op. Dat is wel onder voorwaarde dat je niet alleen de huisvesting aanpakt, maar ook routines en gewoontes in het werk. Huisvesting heeft daar een rol in, wanneer die aansluit bij de manier van werken van de mensen.

Bij veel opdrachtgevers voer ik in wat ik zelf ook doe. Na het opstaan en douchen reserveer ik een uurtje voor mijn mail, dan is de mail uit mijn hoofd en hoef ik de twee uur erna geen mail in te zien, ook niet tijdens overleg. En vrijdag is mijn thuiswerkdag. Op die dag kan ik alles uitwerken en dat leidt absoluut tot tijdswinst.

Lean en agile in uw nieuwe kantoor

Technieken als Lean en agile bepalen steeds meer hoe mensen hun werk aanvliegen. Maar wanneer je Lean, agile werken of activiteit-gerelateerd werken oplegt, staat de relatie met de omgeving onder druk. Dan kan het vervelende gevolgen hebben als iemand drie dagen per week thuis gaat werken. thuiswerken

In een gezin laat de één de sokken liggen en bepaalt de ander om dat te accepteren, zich te ergeren of het te bespreken. In een arbeidsrelatie is dat hetzelfde: nemen collega’s van elkaar de telefoon op en zijn ze er als de één een thuiswerkdag heeft? Het gaat er niet meer om of de manager het goed vindt, of dat het in de functie- of taakomschrijving staat, maar: ‘Hoe krijgen we het met elkaar geregeld?’

Werkplezier, balans en effectiviteit

Maken mensen de keuzes vanuit het belang van het geheel, dan kiezen ze er zelf voor om niet anderhalf uur in de file te staan, maar hun huis bijvoorbeeld ter beschikking te stellen voor een vergadering. Door de werkhouding die bij activiteit-gerelateerd werken hoort, staan mensen ervoor open om keuzes te maken met effect op hun eigen werkplezier, de balans werk-privé én op de effectiviteit van het werk.

Wanneer je niet voor mensen bepaalt wat ze moeten doen, maar ze er zelf voor kiezen, verbetert vaak ook hun samenwerking. Zo kun je nog scherper aan de wind zeilen; samenwerkplekken kosten immers minder vierkante meters dan individuele werkplekken. Onder samenwerkplekken verstaan we ruimtes waar mensen samen iets produceren, brainstormen, overleggen, één-op-ééngesprekken houden, samen creëren of bijvoorbeeld een dagstart houden. Je kunt er uiteraard ook voor kiezen om digitaal samen te werken. Dan heb je helemaal geen vierkante meters meer nodig.

Zo groeien organisaties steeds meer naar vernieuwde arbeidsverhoudingen, die heel goed in het Rijnlandse model passen; de manier waarop we in Nederland werken. Wanneer mensen zelf kiezen hoe ze willen werken, is activiteit-gerelateerd werken gemakkelijk in te voeren. Ze blijven dan verbonden met hun collega’s en manager.

Categoriseren van werkstijlen

Ik deel de werkstijlen in een organisatie altijd in in categorieën. Dat zijn vijf tot twintig categorieën, afhankelijk van het bedrijf. Meestal blijkt het dat mensen zelf heel goed weten hoe ze hun werk kunnen verbeteren. Maar per werkstijl zijn de verbeteropties en oplossingen heel verschillend.

Het ‘oude’ nieuwe werken is one size fits all; één huisvestingsoplossing en dezelfde regels voor iedereen. Daarmee staat bovendien de invoering van Lean of agile onder druk. Uit metingen blijkt dat het niet handig is om de hele organisatie met Lean te bestoken; voor sommige categorieën is het invoeren van bijvoorbeeld de dagstart super, maar voor andere niet.
flexibel werken

Activiteit-gerelateerd werken verschuift daarmee van huisvesting en kostenbesparing naar aandacht voor verschillende behoeften van verschillende werkstijlen. Overigens blijft het feit dat mensen met minder vierkante meters minstens zo tevreden blijven. Bijzonder is zelfs dat wanneer we het werk inrichten per werkstijl, het aantal vierkante meters nog verder kan afnemen.

Segmenteren van overleg

Steeds meer mensen maken bewuster onderscheid in wat ze samen doen. Voorheen werd er veel geregeld in overleggen. Ze beginnen met de actiepunten, dan vertelt iedereen wat hij deze week gedaan heeft en ten slotte houdt het team een korte brainstorm om het werkproces te verbeteren.

Ik adviseer om dat bewust te scheiden. Houd bijvoorbeeld een overleg dat alleen de brainstorm faciliteert, alleen de week- of dagstart, alleen bepaalt wat je mensen moeten produceren en hoe, alleen een projectafstemming of houd een coördinatieoverleg over wie heeft wat gepresteerd. Dan zijn daar ook alleen de mensen bij die daar echt bij betrokken zijn en nodig zijn voor het overleg.

Bij grote multinationals en overheden zitten in één afdeling meestal zowel mensen die projectmatig werken, als die procesmatig werken. De leidinggevende probeert met alle goede bedoelingen dat allemaal in één overleg te bespreken, zowel de project- als de procesvoortgang. Daarmee creëren ze wel enige saamhorigheid in de afdeling, maar de helft van het overleg is maar voor het ene deel van de mensen interessant en de andere helft voor het andere deel. Als je het segmenteert, kun je een projectvoortgang bespreken in drie kwartier en daarnaast eens in de paar weken een bijeenkomst houden over saamhorigheid. Dan kun je daarvoor ook bewust kiezen voor een vorm die verbinding oproept, bijvoorbeeld samen een hapje eten of praten over wat de ander bezighoudt.

Resultaat

Het bovenstaande leidt ertoe dat mensen weer met een leeg hoofd en een lege inbox naar huis gaan aan het eind van de dag. Bovendien combineert het goed met Lean en agile werken, groeit het werkplezier, verbetert de werk-privé balans en werken jouw mensen effectiever in goedkopere huisvesting.

Dit artikel is gebaseerd op een artikel van één van onze partners.

Downloads bij dit artikel

Roel Geenen Organisatieadvies, Activiteit Gerelateerd Werken (AGW)

"Just Curious."

Reageer ook

Reacties 0


Reageer

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Reageer ook