Multitasken bestaat niet

In hoeverre laat jij jezelf afleiden? Ben je je bewust van alle keren dat je bezig bent met andere dingen dan je werk? Door te multitasken krijg je echt niet meer gedaan. Minder zelfs!

859
0

In werkomgevingen zijn er genoeg prikkels om je de hele dag te laten afleiden. Maar in hoeverre laat jij dit zelf toe? Ben je je bewust van alle keren dat je bezig bent met andere zaken dan je huidige taak? Denk maar aan telefoontjes opnemen, reageren op vragen van collega’s of het beantwoorden van WhatsApp berichtjes. Door te multitasken krijg je echt niet meer gedaan. Minder zelfs!

Velen van ons denken meer gedaan te krijgen op een dag als ze verschillende taken tegelijkertijd doen. Door je boterham achter je bureau naar binnen te werken, kun je namelijk lekker doortypen. Je checkt ondertussen nog even Facebook, terwijl je aan je collega doorgeeft wat je wilt drinken. Maar do

multitasken

or jezelf niet de tijd te geven om te ontspannen en je brein niet de ruimte te geven om hetgeen waar je mee bezig was even achter je te laten, blijft de spanningsboog hoog en gaat je energielevel omlaag. Je blijft wel bezig, maar krijgt steeds minder gedaan.

Jiskefet sketches

Als werknemers het kantoorpand verlaten, zeggen ze vaak dat ze hun werk niet af hebben gekregen en ’s avonds nog even twee uurtjes gaan werken. Dit komt waarschijnlijk door het (ongevraagd) multitasken. Op kantoren kom je soms situaties tegen waarbij het even voelt alsof je een scène van Jiskefet bent binnengelopen. Je zult de volgende veel voorkomende situaties vast en zeker herkennen.

  • Telefoontjes                                                                                                                                          Vier werknemers zitten aan een blok, waarvan één collega een belangrijk telefoontje pleegt. De andere collega’s willen wat bespreken en beginnen te praten. Uit irritatie begint de bellende collega harder te praten, waarop de anderen dit ook doen. Dit gebeurt allemaal terwijl om hen heen collega’s zitten die gebeld worden, dingen bespreken of half meeluisteren met de telefoongesprekken.
  • Weekendverhalen
    Het is maandagochtend en je moet je nog even inlezen voor een belangrijk interview om 9 uur. Een collega zit al aan het blok en je hebt het even over afgelopen weekend. Halverwege het gesprek komen de volgende twee collega’s binnenlopen die ook graag willen horen wat je zojuist hebt verteld. Als dan nog een collega binnenkomt en je voor de derde keer hetzelfde verhaal vertelt, besef je je dat het al 5 voor 9 is en je nog niets hebt gedaan.
  • Vragen van collega’s
    Je bent druk bezig met het schrijven van een artikel, maar je collega heeft even een vraag. Je probeert hem/haar meteen te helpen. Vervol
    gens bekijk je eerst nog even Facebook of je binnengekomen berichtjes, voordat het je lukt om weer volledig in het artikel te duiken.
  • Drinken halen voor anderen
    Een collega gaat drinken halen en vraagt iedereen van het blok wat zij willen drinken. Deze collega krijgt een momentje om te ontladen, terwijl de rest lekker aan het doortypen is. Je verwacht dat de productiviteit toeneemt, maar iedereen is weer even afgeleid en hun spanningsboog blijft hoog.

Iedereen is eraan gewend geraakt om elkaar te storen en bovenstaande situaties zijn ondertussen ‘heel normaal’ geworden. Als je je hier bewust van wordt, kun je bepaalde dingen aanpassen en hoef je straks niet meer thuis verder te werken.

Deel je dag op in blokken

Door je dag op te delen in blokken voorkom je dat taken meer tijd innemen dan je denkt. multitaskenDe dag bestaat dan uit drie blokken: blokken waarin je je afsluit en nadenkt, blokken waarin je dat wat in je hoofd zit in een document zet, blokken waarin je tijd neemt om met collega’s te vergaderen en blokken die de gelegenheid bieden om het met collega’s te hebben over andere dingen dan werk. Het toelaten van prikkels hangt gedeeltelijk af van de facilitaire voorzieningen. Zonder ruimtes waar je je kunt afsluiten, ruimtes voor vergaderingen of een plek om te ontspannen kun je niet aan bepaalde prikkels ontsnappen of jezelf ontladen. In de afgesloten ruimtes kun je ook uitgebreid belangrijke telefoontjes voeren, zonder anderen hiermee af te leiden.

Naast facilitaire voorzieningen komt het neer op discipline en het scheppen van de juiste verwachtingen. Een team kan namelijk verzuipen in het idee dat zij er altijd voor elkaar moeten zijn. Je hoeft heus niet meteen de tijd te nemen om de vraag van je collega te beantwoorden. Vaak is dit wel de gang van zaken, maar je mag natuurlijk best aangeven dat je hier straks op terugkomt. Daarnaast kan je in plaats van drinken voor elkaar te halen, twee koffiemomenten per dag inplannen met je collega’s. Er ontstaat een moment om interesse te tonen in collega’s én om allemaal te ontladen. Zo verbeter je de productiviteit van het hele team.

Dat multitasken niet werkt, betekent dus niet dat je je de hele dag alleen maar op je werk moet focussen. Bepaal alleen voor jezelf duidelijk op welke momenten jij jezelf wil afzonderen en wanneer je tijd besteedt om te ontladen door gesprekken met collega’s of door een kijkje te nemen op Facebook.

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met één van onze partners.

Downloads bij dit artikel

  • Digitaal samenwerkeneBook

    Online samenwerken is tijd- en kostenbesparend en productief. Het scheelt reiskosten, reistijd, ondersteunt de creativiteit en is efficiënt. Download het e-book ‘Digitaal samenwerken’ en lees er alles over.

  • Inspiratieboek Work. Live.Inspiratie

    Download gratis het e-book Work. Live. met heel veel inspiratie om anders te werken en beter te leven.

Roel Geenen Organisatieadvies, Activiteit Gerelateerd Werken (AGW)

"Just Curious."

Reageer ook

Reacties 0


Reageer

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Reageer ook