Digitaliseren

Onderwijs: hoog tijd dat de HR-prof tijd krijgt

Hr-profs besteden maar liefst 60% van hun tijd aan de personeels- en salarisadministratie. Digitaliseren geeft hr-profs weer de tijd voor hun échte werk. Terugblik op onze hr- kennissessie.

382
0

Onlangs organiseerden we samen met Driessen HRM een kennissessie op ons kantoor in Den Bosch. Samen met bestuurders en hr-professionals uit het onderwijs zoomden we in op de strategische functie van hr en de effectiviteit van hr-processen.  Dat deed Driessen, in de persoon van Bas van Leeuwen, vanuit hun rol van hr-adviseur voor de publieke sector. En Ricoh vanuit haar expertise met het stroomlijnen van informatie in onderwijsorganisaties. Het werd een middag met eensgezinde conclusies en vele eye-openers.

Wie kent niet het aloude gezegde ‘ik wens je veel personeel’? Een spreuk die niet zozeer de wens inhoudt voor meer voorspoed voor de ander, maar vooral reflecteert op de problemen die de afzender kennelijk zelf ondervindt om de boel – personeelstechnisch – in goede banen te leiden. Hoewel we leven in moderne tijden zou deze spreuk zomaar in 2016 kunnen zijn bedacht, op een hr-afdeling van een onderwijsinstelling.

Digitalisering

Marcel van der Steen van Ricoh (links) en Bas van Leeuwen van Driessen HRM (rechts)

60% van de tijd levert 10% effect
Continue verandering van (overheids)regels en een toenemend aantal flexkrachten maken dat hr-profs vaak tot hun oren in de administratie zitten en soms door de bomen het bos niet meer zien. Deze praktijkervaring van de aanwezigen wordt geboekstaafd door onderzoek. Hr’ers besteden maar liefst 60% van hun tijd aan personeels- en salarisadministratie. Activiteiten die slechts 10% toegevoegde waarde leveren. Aan primaire hr-processen, zoals werving, selectie, beoordelen en belonen gaat 30% van de tijd op. Dat is reëel, want deze activiteiten voegen ook 30% waarde toe. Maar voor de activiteit waar de meeste winst te behalen valt, het handen en voeten geven aan strategisch hr-beleid, is nog maar 10% over. Terwijl juist dit 60% waarde kan toevoegen aan het succes van de onderwijsinstelling. Eensgezinde conclusie deze middag: het moet anders.

20,5 miljoen verloren werkdagen
Als je de onderzoekscijfers verder bekijkt dan zijn de conclusies best schokkend – en dat vonden ook de aanwezige onderwijsprofessionals. Een hr’er van een onderwijsinstelling besteedt niet minder dan 1 volle werkdag per week – 20% van zijn tijd – aan het zoeken en bewerken van informatie. Simpele administratieve handelingen dus. Als we dit projecteren op het hele land, gaan hier jaarlijks 20,5 miljoen werkdagen aan verloren. Als we het hebben over de zo gewenste efficiency in het onderwijs, moeten we daar dan niet eens serieus naar kijken? Temeer omdat de beheersbaarheid van informatie een steeds urgenter thema is.


Meer weten?

Wilt u meer weten over digitaliseren? Het e-book ‘Documenten digitaliseren’ biedt u inzichten, tips en eye-openers. 


Naderende informatie-explosie
“Het lijkt wel alsof er steeds meer zand in de machine komt”, was de reactie van één van de aanwezigen. “Alles lijkt steeds trager te gaan en er komt steeds meer werk bij”, vertelde zij. Verklaarbaar? Ja, want de toegenomen flexibilisering van arbeid maakt nu eenmaal dat de hr-afdeling meer klanten krijgt, zeker in het onderwijs met al z’n parttimers, stagiaires, hulp-, tijdelijke en vervangende krachten. En daarbij neemt de hoeveelheid informatie exponentieel toe. Door de toegenomen digitalisering zijn er steeds meer stukken, rapporten, formulieren, bonnetjes en overeenkomsten om te archiveren en later (misschien) te bewerken. Geloof het of niet, maar de hoeveelheid informatie neemt de komende 4 jaar met een factor 30 toe. Een ware informatie-explosie nadert ons en die zorgt ervoor dat we elk jaar 6 á 7 keer meer informatie voor onze kiezen krijgen. Wie op z’n hr-afdeling hiervan nu al problemen ondervindt en de boel op z’n beloop laat, verzandt er straks letterlijk in.

Informatie direct in het juiste mapje
Dat het ook anders kan, merkten de aanwezigen tijdens een rondleiding door ons kantoor in Den Bosch. Hier geen uitpuilende archiefkasten op de hr-afdeling en bij de servicebalie. Iedereen heeft een opgeruimde desk en kan met de laptop ook in de espressobar of elders plaatsnemen. Papieren documenten die binnenkomen, vinden na het scannen de weg naar de papierversnipperaar, terwijl alle informatie direct in het juist digitale mapje terecht komt. En uiteraard is de originele image altijd nog raadpleegbaar. Alle beschikbare data, offline en online, is omgezet in relevante, vindbare informatie. Terwijl nieuwe data direct wordt geclassificeerd en volautomatisch in het juiste format op de juiste plek terechtkomt, geïndexeerd en wel.

Minder achteruitmanagen
Een wijziging in wet of regelgeving? Dan is het mogelijk om de nieuwe (beleids)regel toepasbaar te maken voor de hele hr-organisatie. Signalering gebeurt automatisch en dus nooit te laat. De juist personen ontvangen tijdig essentiële notificaties. Er gaat zo beduidend minder tijd verloren aan het ‘achteruitmanagen’ in de hr-organisatie: herstellen van wat eerder misliep. Eén van de aanwezigen zei het gevoel te hebben alleen daarmee bezig te zijn.

Brug te ver?
Klinkt dit allemaal tóch als de welbekende ‘brug te ver’ voor de gemiddelde onderwijsinstelling? Dat is het zeker niet. Ja, er is een investering nodig, maar wél één voor een uitstekende businesscase met een hoge ROI. Want digitaliseren maakt werkwijzen uniform, er zijn geen schaduwarchieven meer nodig, arbeidsintensieve handelingen minimaliseren en er is amper nog risico op onvolledige of niet-tijdige aangeleverde informatie. Terwijl hr’ers weer tijd krijgen voor hun échte werk, mensenwerk. En dat kan technologie nu eenmaal niet overnemen. Het is hoog tijd.

Downloads bij dit artikel

  • Slimmer, sterker en sneller werkenInfographic

    De drie belangrijkste voordelen van het digitaliseren van informatie volgens Europese leidinggevenden vindt u in deze infographic.

  • Gratis handleiding voor digitaal werkeneBook

    Bespaar tijd, kosten en creëer efficiency: digitaliseer uw zakelijke documenten en start met digitaal werken. Het e-book ‘Documenten digitaliseren’ biedt inzichten, tips en eye-openers. Download het e-book hier.

  • Zoektijd naar documentenInfographic

    Maar liefst 22% van de werktijd wordt besteed aan het zoeken naar en hercreeren van documenten. Meer cijfers over de zoektijd naar documenten vindt u in deze infographic.

Marcel van der Steen Optimalisatie van informatieprocessen

"Alles is mogelijk..! Vraag is niet wat, maar hoe en waarom..?"

Reageer ook

Reacties 0


Reageer

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Reageer ook