Facturen

P2P functionaliteiten die het leven makkelijker maken

Door het automatiseren van het P2P- proces krijg je meer grip en controle op uitgaven en meer inzicht in de status van orders, leveringen en facturen.

158
0

De uitrol van een Purchase-to-Pay (P2P) systeem is een iteratief proces. Je voegt steeds meer automatisering toe aan de crediteuren- en inkoopprocessen. Nadat de huidige manier van werken is geoptimaliseerd, breidt je de automatisering stap voor stap uit op basis van voortdurende optimalisatie. Ik beschrijf vier functionaliteiten die je hierbij helpen.

Terugkerende facturen

Bij de meeste organisaties is gemiddeld 30% van de uitgaven terugkerend op kwartaal, maandelijkse of wekelijkse basis. Elke maand ontvang je dezelfde rekeningen voor dezelfde bedragen voor onder andere huur, nutsvoorzieningen, abonnementskosten en schoonmaakdiensten. Door het vastleggen van een betaalschema, zorgt een P2P-systeem dat de factuur automatisch wordt gematcht met het periodiek afgesproken bedrag. Uiteraard wordt een dergelijk schema eerst goedgekeurd door een budgethouder.

En het wordt nog mooier. Het systeem herkent zelf dat er een betaalschema kan worden aangemaakt als een factuur vaker periodiek wordt ontvangen. Er zal een voorstel voor een betaalschema worden gemaakt door het systeem en ter goedkeuring aan een budgethouder worden voorgelegd.

Automatische ordermatchingPuzzelstukjes die in elkaar passen

Als je een factuur ontvangt, komt dat omdat er een inkoop is gedaan. Als deze inkoop is vastgelegd in het P2P- of ERP-systeem, dan kan de factuur zonder menselijke tussenkomst worden verwerkt.  Er van uitgaande dat de geregistreerde inkoop en de factuur met elkaar matchen. Op basis van meer dan 30 verschillende scenario’s kan deze matching plaatsvinden. Dankzij “best fit matching” wordt ook op headerniveau de meest geschikte goederenontvangsten gematcht met de factuur. Zo kunnen ook deelontvangsten correct worden verwerkt op headerniveau op basis van automatisch matchen.

Zo wordt factuurverwerking “touchless” en heb je er geen omkijken meer naar.

Analytics

Door de inzet van een overkoepelend P2P-syseem ben je in staat om meer procesdata inzichtelijk te maken. Analyse van deze gegevens laat zien hoe snel facturen door de administratie verwerkt worden en tegen welke issues ze aanlopen. Denk bijvoorbeeld aan leveranciers die facturen structureel verkeerd aanleveren of medewerkers die er te lang over doen om facturen goed te keuren. Deze bottlenecks kun je signaleren en vervolgens optimaliseren. Zo kun je gaan sturen op procesverbeteringen en toewerken naar voortdurende optimalisatie. Dat kan je bereiken door het proces te monitoren en op KPI’s te gaan sturen.

Met KPI’s krijg je bijvoorbeeld meer inzicht in:Rapportage op laptop

  • Percentage facturen gerelateerd aan een inkooporder (doel: verhoging automatische matching, wat leidt tot minder handmatige werkzaamheden).
  • Facturen op tijd betalen en betaald krijgen (doel: cashflow optimalisatie).
  • Uitgaven gebaseerd op een order (doel: vermindering maverick buying, zodat meer wordt geprofiteerd van afspraken met leveranciers).

Door op basis van KPI’s het proces te verfijnen, kunnen extra besparingen worden gerealiseerd. Er is minder tijd nodig voor verwerking, er kan meer inkoopkorting worden gerealiseerd door bundeling bij minder leveranciers, etc.

Samenwerken en dispuut management

Start in het P2P-systeem een “samenwerking” met je collega’s om elkaar te informeren en snel antwoord te krijgen. Vragen over facturen, aanvragen tot bestellen, bestellingen en goederenontvangsten van collega’s binnen hun bedrijf of rechtstreeks van de leverancier worden inzichtelijk. Je start een “chat” binnen bijvoorbeeld de bestelomgeving, om meer informatie te krijgen, waardoor tijdrovende telefoontjes en e-mails niet meer nodig zijn. En mocht er toch een dispuut zijn over de factuur die is ontvangen, dan start je eenvoudig vanuit het systeem de communicatie met de leverancier.  Een bijkomend voordeel is dat alle communicatie voor bijvoorbeeld de accountant beschikbaar is in de audit trail.

Wil je meer weten over hoe deze P2P-functionaliteiten je leven makkelijker kunnen maken? Laat het me hieronder weten, ik vertel je graag meer.

Downloads bij dit artikel

  • Hoe Heineken digitaliseertCase

    Digitale factuurverwerking geeft Heineken meer inzicht, tijd en ruimte. In deze case lees je alles over de voordelen en hoe dat in de praktijk in z'n werk gaat bij één van de grootste bierbrouwers van de wereld.

  • Case Carante GroepCase

    Carante verwerkt facturen voortaan volledig digitaal. De oplossing is geïntegreerd met het bij de Carante Groep in gebruik zijnde financiële systeem CODA. De doorlooptijd van binnenkomst tot en met betaling van de facturen is hiermee aanzienlijk verkort.

Marcel van der Steen Optimalisatie van informatieprocessen

"Alles is mogelijk..! Vraag is niet wat, maar hoe en waarom..?"

Reageer ook

Reacties 0


Reageer

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Reageer ook