Automatiseren is een must voor gezonde marges in grafimedia
Automatiseren is een must voor gezonde marges in grafimedia
Deze trend stelt grafimedia-ondernemers voor nieuwe uitdagingen. Voor de productie is inmiddels een ruime keuze aan professionele digitale productiesystemen beschikbaar. Maar om de winstgevendheid van al die opdrachten te optimaliseren is een volautomatisch proces noodzakelijk met een volledig gestroomlijnde workflow.
De grafimediamarkt investeert volop in software en diensten die antwoord moeten bieden op de veranderende markt. Uit een inventarisatie van de Europese markt door InfoTrends (2015) blijkt bovendien dat deze investeringen ook de komende jaren met gemiddeld 7,2% blijven toenemen: van ruim 900 miljoen euro in 2013 naar meer dan 1,1 miljard euro in 2016 tot bijna 1,4 miljard euro in 2019. Naast management informatie systemen (MIS) en workflow management neemt ook software voor variabel data printen (VDP) en voor e-commerce (webshops) een belangrijk deel van die investeringen voor hun rekening.
Investeringen in software en diensten blijft de komende jaren met gemiddeld 7.2% toenemen.
De orderstroom van kleinere en vaak ook complexere opdrachten lijkt om steeds meer menselijke handelingen te vragen. De steeds wisselende processtappen, in het printproces, bij de nabewerking en de verzending van een drukorder, laten zich maar moeilijk standaardiseren tot een naadloos productieproces dat een hoge mate van automatisering toestaat. De industrie werkt weliswaar aan manieren om dit beter mogelijk te maken – denk aan JDF en CIP4 die een platform onafhankelijke uitwisseling van order- en productiegegevens faciliteren – maar veel grafimediabedrijven komen nog niet verder dan deel-automatisering.
De veranderende samenstelling van het orderpakket maakt het ook lastiger om een optimale machinebezetting te realiseren. Zeker in een hybride productieomgeving, met offsetpersen en printsystemen, ontbreekt het vaak aan de flexibiliteit om nog op een laat moment in de planning snel te kunnen switchen. Zo’n opdracht moet dan in veel gevallen weer helemaal opnieuw vanuit het ordermanagementsysteem worden aangemaakt. Dat hindert het efficiënt benutten van de productiecapaciteit, terwijl dat nu juist de kans biedt om tijd en geld te besparen.
Deelautomatisering
Er is dus nog aanzienlijke verbetering mogelijk. Dat blijkt bijvoorbeeld ook uit een analyse door Caslon (2014). Automatisering van workflow lijkt zich voornamelijk af te spelen aan de ‘voorkant’ van het proces: zo’n 60% van de respondenten heeft het online invoeren van opdrachten geautomatiseerd, evenals het managementinformatiesysteem (MIS). Maar slechts 30% heeft ook de daadwerkelijke productie van die opdrachten zo ingericht dat er nauwelijks menselijke handelingen nodig zijn. Zo’n 80 tot 90% van de bedrijven erkent dat er behoefte is aan workflowautomatisering in elke fase van het productieproces. 50 tot 70% van de markt geeft aan te willen investeren in de aankoop of verbetering van automatiseringssoftware.
Slechts 30% heeft de productie zo ingericht dat er geen menselijke handelingen nodig zijn.
Ondanks goede wil ontbreekt het veel grafimediabedrijven aan tijd, mensen en financiële slagkracht om IT-kennis en -infrastructuur op te bouwen en te beheren. Ook worden er hoge eisen gesteld aan de beveiliging, flexibiliteit, schaalbaarheid en toekomstbestendigheid ervan. Hier bieden cloudgebaseerde diensten – ook wel ‘Software as a Service’ (SaaS) genoemd – nu een oplossing. Bedrijven kunnen op basis van een abonnement gebruikmaken van software, zonder grote investeringen vooraf. Het kan daarbij gaan om bijvoorbeeld web-to-print, maar ook om marketing resource management of om het automatiseren van de workflow.
De aanbieder van deze clouddiensten zorgt voor het up-to-date houden van de software, de infrastructuur en de beveiliging ervan. Gebruikers kunnen direct starten met de inrichting van de applicatie en eenvoudig toepassingen opschalen of toevoegen. Ze besparen zich de kosten van het onderhouden van een IT-afdeling en kunnen meer tijd besteden aan het binnenhalen van nieuwe klanten en opdrachten.
Management Informatie Systeem
Een volledige integratie van de workflow biedt grafimedia-bedrijven kansen op verschillende niveaus. Het MIS zorgt ervoor dat alle informatie beschikbaar is om de bedrijfsvoering te optimaliseren. Daarmee kunnen betere prestaties worden geleverd op financieel en administratief gebied. Tegelijkertijd speelt het MIS een centrale rol richting zowel de inkoop (bijvoorbeeld via portals van toeleveranciers of partners) als de verkoop (bijvoorbeeld via een web-to-printapplicatie of de koppeling met een CRM-systeem van een opdrachtgever). En ook de productie moet integraal onderdeel zijn van dezelfde centraal aangestuurde workflow, van planning en productie tot verzending.
Alleen op deze manier is het mogelijk om te komen tot de flexibiliteit, productiviteit en efficiency die nodig zijn om profijtelijk in te spelen op de veranderende markt.
Huib Kolen (auteur) Als marketeer ben ik geïnteresseerd in technologie, maatschappelijke ontwikkelingen en hoe dit onze behoeften en manier waarop we werken verandert. Ik help organisaties graag vooruit in het optimaal werken en laat professionals samenwerken zodat i...
