Automatiseren printproductieproces begint al bij de order-aanname

  • 55
  •  0
  • 3 min
  • 24 jan 2023

Automatiseren printproductieproces begint al bij de order-aanname

  • 55
  •  0
  • 3 min
  • 24 jan 2023

Tegenover elke euro die een grafimediabedrijf besteedt aan de daadwerkelijk printproductie, staan drie euro’s voor de workflowprocessen er omheen. Het is dan ook verstandig, juist in deze uitdagende tijden, die processen zo veel mogelijk te automatiseren. Met gespecialiseerde software valt er, letterlijk, veel winst te behalen – nog voordat de productie van een order van start gaat.

Het is een bekend gezegde: het eindresultaat wordt bepaald aan het begin van het proces. Dat is zeker ook het geval bij printproducties. Het gaat daarbij vaak om complexe processen, die elk grafimediabedrijf anders organiseert. Bovendien stelt iedere markt andere eisen en heeft elke klant eigen wensen. Het lijkt daardoor telkens opnieuw een flinke uitdaging om op efficiënte wijze tot het gewenste eindproduct te komen.

Toch zijn er, ondanks alle verschillen, wel degelijk ook overeenkomsten aan te wijzen, namelijk: de vijf stappen die elke order moet doorlopen. Van de orderaanname, het orderbeheer en de ordervoorbereiding, tot de productie en tenslotte het eindproduct. En juist in die eerste stappen van de workflow liggen in de meeste grafimediabedrijven nog volop mogelijkheden tot optimalisatie en automatisering.

E-mail nog altijd favoriet. En dat is een probleem.

Download e-book ‘E-book: Ontrafel je printworkflow: Het Ecosysteem van grafimediabedrijven’

“De belangrijkste variabele in het hele printproces is de manier waarop orders en bestanden worden aangeleverd en ontvangen”, stelt Ralph Schlözer. Volgens deze technologie-analist, gespecialiseerd in de grafische industrie, worden er veel verschillende methodes naast elkaar gebruikt: “Maar e-mail is nog altijd veruit favoriet.” En dat is een probleem, meent Schlözer, want e-mail zorgt voor een stroom aan ongestructureerde informatie die handmatig moet worden overgenomen. Dat werkt misverstanden en vergissingen in de hand, met kostbare vertragingen en fouten in de productie als gevolg.

Met gespecialiseerde software en geautomatiseerde processen kun je een goed alternatief bieden voor de fout-gevoelige e-mailstroom. Door de orderaanname te standaardiseren, wordt telkens alle benodigde klantinformatie voor elke order op de juiste manier vastgelegd. Online web-to-print oplossingen of integraties met de inkoopsoftware van de klant zijn bij uitstek geschikt om het orderaanname-proces op deze manier te optimaliseren. Daarmee verkort je de tijd die het duurt om een order te verwerken, voorkom je fouten en verbeter je de klantervaring aanzienlijk.

Automatiseren met web-to-print

In de tweede aflevering van een korte serie webinars onder de titel ‘Ontrafel je printworkflow’  benadrukt Ralph Schlözer nog een belangrijk voordeel van het online afhandelen van de orderaanname: “Je vergroot je publiek en daarmee je markt. Dat zorgt voor nieuwe kansen.”

Hij krijgt daarin bijval van Arndt Eschenlohr, expert op het gebied van online print. “Je zorgt voor extra werk op je bestaande productieapparatuur. Tegelijkertijd reduceer je je verkoopkosten. En je verkleint je risico’s dankzij de spreiding over een groter aantal klanten.” Volgens Eschenlohr is het bovendien belangrijk aan te sluiten op de toekomstige trend: “De nieuwe generatie klanten vertoont een heel ander inkoopgedrag.”

Eschenlohr schetste tijdens het webinar een aantal belangrijke afwegingen, die bij de stap naar een online proces moeten worden gemaakt. Zoals:

– ga je de b2b- of de b2c-markt bedienen?

– kies je voor een bestaand platform, of bouw je je eigen software?

– welke oplossing past het beste bij mijn orderpakket en zorgt voor de meeste efficiëntie?

– sluit het platform direct aan op mijn productieomgeving, of heb ik een apart MIS systeem nodig?

– ga je zelf voor online marketing zorgen, of neem je een bureau of consultant in de arm?

Juiste software voor unieke oplossing

Schlözer en Eschenlohr zijn het eens over de rol die leveranciers kunnen spelen in het optimaliseren van de complete printworkflow. “Zij moeten zich als partners richten op de specifieke wensen van een grafimediabedrijf. Elke situatie is anders en vereist een unieke oplossing.”

Een gezamenlijke analyse van de werkstroom is dan ook een belangrijk uitgangspunt, aldus Schlözer. “Doorloop alle stappen van de workflow. Stop geen tijd in de uitzonderingsgevallen – die zullen er toch altijd wel blijven – maar automatiseer waar mogelijk alle veelvoorkomende taken. Alleen op die manier kun je de groeiende stroom aan kleinere opdrachten efficiënt verwerken én een gezonde winstmarge behalen.”

Wil je meer weten over het automatiseren van jouw printworkflow, en welke software je daar bij kan helpen? Neem dan contact met mij op.


Huib Kolen 1

Huib Kolen (auteur) Als marketeer ben ik geïnteresseerd in technologie, maatschappelijke ontwikkelingen en hoe dit onze behoeften en manier waarop we werken verandert. Ik help organisaties graag vooruit in het optimaal werken en laat professionals samenwerken zodat i...

E-book

Ontrafel je printworkflow: Het Ecosysteem van grafimediabedrijven

Ontdek in dit e-book:

  1. De vijf stappen in je printworkflow, van orderaanname (input) tot eindproduct (output);
  2. De uitdagingen, kansen en oplossingen van elke fase;
  3. Hoe je de workflow kunt optimaliseren en de printkwaliteit kunt bewaken.
Download

Kennisbank