Wat print jij…? Diploma’s!
Wat print jij…? Diploma’s!
Het diploma: misschien wel een van de meest waardevolle documenten die velen bezitten. En… iedereen ontvangt ‘m altijd op papier. Maar wat gaat er eigenlijk aan vooraf voordat een diploma wordt uitgereikt? Ralf Kruytzer is informatiemanager onderwijslogistiek op Zuyd Hogeschool en vertelt over dit bijzondere printproces.
Ralf Kruytzer, informatiemanager onderwijslogistiek bij Zuyd Hogeschool, bij de repro-printer en de kist met daarin de felbegeerde diploma’s
Hoe worden de diploma’s bij jullie geprint?
“Zodra een student als geslaagd is verklaard door de examencommissie van de opleiding, wordt in het student-informatiesysteem OSIRIS aangevinkt dat het diploma voor deze student geprint mag worden. Het systeem levert alle informatie aan. Zoals naam, opleiding, of het om een propedeuse, bachelor- of master-diploma gaat en natuurlijk de gevolgde vakken en behaalde eindresultaten. Speciale software maakt hier een nette pdf van met daarop het tweetalige getuigschrift (Nederlands / Engels), de tweetalige cijferlijst en het internationaal diplomasupplement. Verder wordt de set ook meteen als pdf in OSIRIS aan de student gekoppeld.
Hierna wordt elke stap vastgelegd binnen OSIRIS: printen, ontvangst bij de administratie en uitgifte door de opleiding. Alleen bevoegde collega’s van de administratieafdeling hebben toegang tot deze onderdelen van OSIRIS.”
En hoe gaat het verder?
“Zodra de pdf helemaal volgens de wettelijke regels én met onze eigen wensen is opgemaakt met de gegevens uit OSIRIS, wordt het document verstuurd naar de computer in de ruimte waar onze repro-printer staat. Alle diploma’s worden namelijk geprint vanuit slechts één centrale repro-printer. Deze staat op één van onze locaties. Dit is een goed beveiligde ruimte, waar de deur op slot gaat zodra deze diploma’s worden geprint. Niemand mag er dan in of uit.
De collega’s die de diploma’s printen, zijn hiervoor speciaal aangesteld. Ze zijn als enige bevoegd en grondig gescreend. Zo is er gecheckt of ze een relatie met de opleiding hebben, of ze bij ons studeren en of ze een verklaring van goed gedrag hebben. Door zowel een streng beleid als een strakke procedure rondom de uitgifte en vervoer te hanteren, doen we er alles aan om – bijvoorbeeld – een datalek of diplomafraude zoveel mogelijk te voorkomen.”
Waar en hoe worden de diploma’s bewaard?
“Als de diploma’s zijn geprint, worden ze direct in een speciale, afsluitbare kist opgeborgen. Deze kist is gemaakt van hard plastic en wordt vergrendeld met twee zegels van zeer stevig plastic, zodat niemand er zomaar bij kan. Je kunt deze zegels vergelijken met een grote tiewrap. Je moet de zegels echt doorsnijden wil je bij de diploma’s kunnen.”
Hoe worden de diploma’s vervoerd naar de juiste locatie?
“Bij Zuyd Hogeschool hebben we een vaste koeriersdienst voor het vervoeren van de toetsen en diploma’s. Dat is een gecertificeerde dienst, die bevoegd is om de diploma’s te mogen vervoeren. Ook de koerier is gescreend. Als er diploma’s klaarliggen, komt de koerier de afgesloten kisten afhalen. Op die kist staat de naam van de aanvrager van de diploma’s. Dit is de administratie van een specifieke locatie of opleiding. De zegels zijn voorzien een uniek nummer waarmee de administratie kan controleren of zegels niet zijn verwisseld.
De koerier doet altijd een (vaste) ronde langs alleen onze vestigingen. Hij wijkt daar niet vanaf en gaat tussendoor niet naar andere organisaties of opdrachtgevers. Pas als hij klaar is met zijn ronde, gaat hij naar de volgende route. Ook dit is om te kunnen borgen dat de diploma’s niet zoekraken en altijd tijdig worden afgeleverd op de juiste locatie.”
Hoe zorgen jullie ervoor dat er geen diploma’s zoekraken of vervalste documenten in omloop komen?
“Ons hele proces is al zo ingericht dat het erg complex is om bij de diploma’s te komen. Slechts enkele bevoegde collega’s hebben toegang tot de diploma’s, de deur gaat op slot bij printen en de diploma’s worden direct in een vergrendelde kist gestopt. En natuurlijk wordt alles continu door de betrokkenen gecontroleerd. Bij elke batch die we printen, gaat er een vel papier mee waarop staat hoeveel diploma’s er zijn geprint, en voor wie. Bij elke stap in het proces wordt opnieuw gecontroleerd of alles nog helemaal klopt. Tot nu toe is er nog nooit iets zoekgeraakt, maar mocht dit gebeuren, dan kunnen we het diploma via het unieke nummer ongeldig verklaren en vernietigen. Het diploma is dan waardeloos geworden.
Het hele proces – van printen tot uitreiken – houden we zo kort mogelijk. Vanaf het moment dat er een opdracht tot printen wordt gegeven, duurt het maximaal 4 of 5 dagen voordat het diploma wordt uitgereikt. Zo houden we het risico op zoekraken zo minimaal mogelijk. En bij aankomst op de locatie worden de diploma’s tijdelijk in een goed beveiligde kluis gelegd, tot aan de uitreiking.
Tot slot wordt natuurlijk elk diploma op speciaal waardepapier geprint, met daarop specifieke echtheidskenmerken. Hierdoor is vervalsing eigenlijk onmogelijk. Met Photoshop kom je er in elk geval niet!
Diploma’s: worden ze ooit digitaal?
“Ja, dat verwacht ik wel, maar dat is mijn persoonlijke mening. Er zijn zelfs nu al scholen die de diploma’s digitaal aanleveren: Massachusetts Institute of Technology (MIT) biedt in elk geval deze optie. Waarom ook niet? Hoe mooi en chic een papieren diploma ook is, ik geloof dat we over enkele tientallen jaren zeker tegen elkaar zullen zeggen: waarom reiken we dit niet volledig digitaal uit? Een online diploma is dan net zo waardevol! Maar nogmaals: dit is mijn persoonlijke mening.”
Tim Scharn (auteur) “De enige constante factor in het IT landschap is verandering” Volg Tim op LinkedIn. En blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen rondom printen.
