digitaal factureren facturatie proces

Slechte workflows: de verborgen tijdsverspiller

De term ‘workflow’ wordt tegenwoordig te pas en te onpas gebruikt. Workflowoptimalisatie. Documentworkflows. Workflowautomatisering. Persoonlijk workflowbeheer. Populair jargon. Het lastige is: hoe populairder deze worden, hoe minder betekenis ze krijgen.

306
1

Het is een feit dat veel bedrijven daadwerkelijk grote workflowproblemen hebben. Vanwege onbereidheid worden dit soort tijdsverspillers vaak niet aangepakt: “Waarom zouden we? Zo hebben we het toch altijd gedaan?” Maar ook omdat de mensen die de mogelijkheid hebben om veranderingen door te voeren, simpelweg niet weten dat er een probleem is.

Het woord betekent uiteraard ook verschillende dingen voor verschillende mensen. Praten in abstracte termen over het verbeteren van workflows kan dus heel verwarrend zijn. Het kan iets heel eenvoudigs zijn, zoals het stroomlijnen van verlofaanvragen en kostenrapportages. Maar workflows kunnen ook erg complex zijn, zoals het optimaliseren van een assemblagelijn in een fabriek.

Om uit te leggen hoe een inefficiënte workflow kan worden verbeterd, licht ik graag een specifiek voorbeeld toe wat bijna ieder bedrijf wel zal herkennen: de crediteurenadministratie.

De situatie
Laten we kijken naar de factuurverwerking in bijvoorbeeld een klein familiebedrijf, die we voor het gemak even Prins Meubelen & Zn. noemen. Deze kleine, lokale meubelwinkel heeft nog 3 vestigingen in stedelijke gebieden en verkoopt een grote hoeveelheid meubelen. Maar niet zo veel dat ze de crediteurenadministratie niet zelf kunnen doen.

Maar, al die administratie is ontzettend tijdrovend en saai. De zoon die verantwoordelijk is voor de financiën van het bedrijf is grotendeels van zijn dag kwijt aan de crediteurenadministratie. En wat nog erger is: hij heeft gevoel voor zakendoen en heeft de potentie voor MBA. Maar al zijn tijd gaat in de crediteurenadministratie zitten, terwijl hij zich eigenlijk zou moeten richten op het verbeteren van de bedrijfsstrategie en bottomline van het bedrijf.

Hoe het proces nu is
De financiën worden door het backoffice gedaan op de hoofdvestiging van het bedrijf. Dit betekent dat alle documenten gerelateerd aan de crediteurenadministratie (facturen, bezorgbewijzen, etc.) van andere locaties naar de hoofdlocatie moeten worden gebracht. Dit proces is enigszins gemoderniseerd in de afgelopen jaren (voorheen gebruikten ze koeriers hiervoor), maar het is nog steeds erg arbeidsintensief. Zo werkt het:

Facturatie facturen digitaal proces oplossing

Dit proces is niet alleen zeer tijdrovend voor iedereen die er deel van uitmaakt, maar het vergroot ook het risico op menselijke fouten en beveiligingslekken. Als de medewerker een fout maakt of iets verkeerd invult (als de fout al ooit wordt ontdekt), moet het proces van begin af aan opnieuw worden gestart. Als er een papieren kopie wordt achtergelaten op de printer of als een e-mail naar de verkeerde persoon wordt gestuurd, kan gevoelige bedrijfs- of leveranciersinformatie op straat komen te liggen.

Hoe het proces zou moeten zijn
Met een eenvoudige oplossing voor crediteurenadministratie, zou Prins Meubelen & Zn. een aantal zinloze stappen in het proces kunnen elimineren. Zo zou het kunnen zijn:

Facturatie facturen digitaal proces oplossing

That’s all. Geen handmatige invoer. Niet scannen, afdrukken en weer opnieuw scannen. Gewoon de factuur scannen en op de knop drukken. Het systeem is zo slim dat alle relevante informatie automatisch van de factuur wordt gelezen, zoals PO-nummers, data en bedragen. Vanaf dat punt is alles klaar voor verwerking, wat in slechts een paar klikken is gedaan.

Als het bedrag onder een bepaalde limiet ligt, dan hoeft het niet langs Finance. Dus dan wordt het document automatisch goedgekeurd en verwerkt. Als er een probleem is, kan Finance de factuur terug naar de aanvrager sturen zodat zij/hij het kan oplossen. Dit proces kost veel minder tijd en is bovendien vrij van menselijke fouten en potentiële beveiligingsrisico’s die gepaard gaan met handmatige invoer in het traditionele proces.

Een mooie illustratie van een bedrijf dat de transitie heeft gemaakt van de ‘oude manier van werken’ naar de ‘nieuwe’ efficiente manier van factuurverwerking, is drukkerij Gildeprint. Bekijk hieronder de video om te leren hoe zij deze transitie gemaakt hebben.


Ga op zoek naar productiviteitskillers
Dit is een eenvoudig voorbeeld van wat workflowoptimalisatie concreet inhoudt: neem een regelmatig terugkerend proces en maak het efficiënter, of automatiseer het hele proces. De uitdagingen en oplossingen lijken misschien anders voor elk bedrijf, maar elk bedrijf kan bepaalde processen wel verbeteren (PDF).

Maar efficiëntie is niet het enige voordeel. Niemand zal meer het gevoel hebben dat hij zijn tijd verdoet of talent verloren gaat. De kans is groot dat de mensen die dit soort werkzaamheden moeten uitvoeren er een hekel aan hebben, maar zich er simpelweg niet van bewust zijn dat het ook makkelijker kan. Het reduceren van administratieve handelingen kan een enorme impact hebben op de sfeer op de werkvloer. Medewerkers kunnen zich namelijk eindelijk richten op het werk waar ze eigenlijk voor waren aangenomen.

De grootste tijdsverspillers zijn vaak ondergeschikt aan de core business, wat betekent dat elk uur dat wordt verspild aan een frustrerend backofficesysteem in feite een verloren uur is. Meer tijd en moeite investeren in het vaststellen en aanpakken van dit soort workflowproblemen kan op de langere termijn verschillende voordelen opleveren.

Dit artikel is gebaseerd op een bijdrage van Brian Wallace voor WorkIntelligent.ly

Downloads bij dit artikel

  • Gratis handleiding voor digitaal werkeneBook

    Bespaar tijd, kosten en creëer efficiency: digitaliseer uw zakelijke documenten en start met digitaal werken. Het e-book ‘Documenten digitaliseren’ biedt inzichten, tips en eye-openers. Download het e-book hier.

  • Case: Digitale factuurverwerking bespaart TU Delft 14 FTECase

    De uitdaging: eenduidig factuurverwerkingsproces, geen zoektijden naar facturen, altijd kunnen voldoen aan betaaltermijn en volledige transparantie. Lees nu deze case.

Wouter Hendriks Werken nieuwe stijl binnen HR

Reageer ook

Reacties 1

Anton ,

Erg belangrijk bij het opzetten van geautomatiseerde workflow systemen is het vroegtijdig betrekken van de medewerkers uit het proces. Bij LeanForms hanteren we als vuistregel dat 90 % van de tijd voor workflow automatisering van een proces wordt besteed aan het goed afspreken van het gewenste proces. Veel zaken blijken overbodig en maken het proces onnodig ingewikkeld terwijl sommige functionaliteiten of handigheidjes in de huidige situatie worden gemist op de werkvloer. Kans dus om nog een verbeterslag te maken. Een praktijk situatie van een nederlands productie bedrijf is beschreven in deze blog. Als je eenmaal de verspillingen in 1 bedrijfsproces hebt gezien, ga je ze bedrijfsbreed ook zien. Een enorme kans.


Reageer

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Reageer ook