10 tips voor een duurzaam reisbeleid

• 1462
•  4
• 3 min
• 10 jan 2017

Door minder of anders te gaan reizen met behulp van bijvoorbeeld videoconferencing is er een positieve impact te realiseren op People (fijner werk-leven balans), Planet (minder CO₂-uitstoot) en Profit (minder reizen, minder tijd, minder kosten). Zo beslaat vliegverkeer maarliefst 10 tot 25% van de CO₂– voetafdruk van internationale ondernemingen.

Dat blijkt uit de whitepaper die Climate Neutral Group onlangs publiceerde over duurzaam zakenreizen. 18 internationale koplopers op het gebied van duurzaamheid delen hun inzichten rondom een duurzaam reisbeleid. Dat is geen theoretisch verhaal, maar het zijn voorbeelden uit de praktijk. De koplopers delen successen en mislukkingen. We kunnen hier veel van leren. Dat is toch een kans die we niet moeten laten liggen?

Naar een duurzaam reisbeleid

Niet veel bedrijven voeren een beleid op duurzaam reizen. Het blijkt een lastig onderwerp. Een argument dat vaak wordt aangevoerd is: ‘Reizen is nu eenmaal nodig voor het bedrijf’. Met andere woorden: het is zoals het is, en hier kunnen we weinig aan veranderen. Wanneer er wel sprake is van een algemeen beleid en sturing op duurzaamheid, dat concreet wordt opgepakt bij energieverbruik en automobiliteit, blijven zakenreizen vaak onderbelicht. Het beperken van CO₂– uitstoot door vliegreizen krijgt de laagste prioriteit na kosten, reistijd en tijdstip, comfort en voorkeur van luchtvaartmaatschappij. Uit het whitepaper blijkt echter dat een concreet duurzaam reisbeleid juist enorme kansen biedt voor een betere productiviteit en vermindering van CO₂ uitstoot. Het levert tijd op en het bespaart kosten.

10 tips om een duurzaam reisbeleid tot een succes te maken:

1. Voorbeeldgedrag. De baas geeft het goede voorbeeld én beslist uiteindelijk over de concrete maatregelen en reductiedoelstellingen.
2. Bepaal concrete reductiedoelstellingen als leidraad en mogelijke doorvertaling naar teams en personen.
3. Beleid is een gezamenlijk vertrekpunt. Hiermee kan iedereen elkaar aanspreken op gedrag. Het is een uitgangspunt voor het overleg met partners zoals reisbureaus.
4. Zorg voor draagvlak bij de reiziger zelf. Dat maakt een beleid succesvol.
5. Geef inzicht in de besparingseffecten. Dan weet je waar je het voor doet.

Zo heeft Microsoft een intern prijskaartje gehangen aan elke ton CO₂ die ze veroorzaken. Het ingezamelde geld wordt besteed aan klimaatcompensatie en aan innovatieve duurzame energieprojecten. De kosten van CO₂ zichtbaar maken in het eigen afdelingsbudget stimuleert op deze manier een verdere reductie.

6. Zorg dat in het centraal boekingssysteem zaken als frequent flyer punten geen dominante positie inneemt ten koste van duurzaamheid. Biedt ook andere opties aan, zoals de trein.
7. Een intern reisbureau maakt sturing makkelijker. Een extern reisbureau voert de wens van de opdrachtgever uit en kan veel minder makkelijk aanspreken op gedrag.
8. Stuur op kosten via een persoonlijk of een afdelingsbudget. Dan maken mensen uiteindelijk andere keuzes.
9. Maak videoconferencing gemakkelijk toegankelijk. Het is een perfect alternatief vanuit de verschillende dimensies zoals werk-leven balans, milieu en winst. In de praktijk zorgt het voor minder reistijd, meer comfort en een betere productiviteit.
10. Organiseer interne meetings via videoconferencing om medewerkers te laten wennen aan deze manier van samenwerken. Immers onbekend maakt onbemind.

Er zijn allerlei technologische innovatieve (online) oplossingen om mensen die op verschillende locaties werkzaam zijn, digitaal met elkaar samen te laten werken. Reizen is zeker niet altijd nodig.

Best practice videoconferencing

Dat videoconferencing hiervoor een effectieve oplossing is, blijkt uit een aantal best practices uit de whitepaper. Zo zijn er in 2015 bij PwC UK ruim 5.000 medewerkers in de organisatie intensief getraind op online vergaderen. Dit resulteerde in een stijging van maar liefst 210% van het aantal online vergaderingen.

“Binnen een jaar is er een reductie van 35% CO2 uitstoot gerealiseerd door een grootschalige introductie van videoconferencing.”

Een ander voorbeeld is Hewlett Packard global. Hier ligt de focus op CO₂-uitstoot en is er binnen een jaar een reductie van 35% gerealiseerd door een grootschalige introductie van videoconferencing. De bezetting van de videoconferencing studio varieert hier tussen de 150 en 250 uur per maand.

Erica van den Biggelaar (auteur) Niets is zo blijvend als verandering. Maar ondanks dat worden bij veel organisaties “repeterende” bedrijfsprocessen dagelijks (handmatig) nog steeds op dezelfde manier uitgevoerd. Ik daag mensen, organisaties en mezelf graag uit om samen te kijken...