15 tips om ketenpartners mee te krijgen

• 209
•  0
• 2 min
• 04 jan 2016

In de nieuwe economische realiteit is bereidheid tot samenwerken belangrijker dan concurrentiekracht. Organisaties moeten leren samen te werken, binnen die organisaties moeten functionele silo’s over hun eigen grenzen leren kijken. Bijna nergens is samenwerking zo cruciaal voor groei en bloei als tussen ketenpartners. 

Veel organisaties noemen dan ook ‘supplier onboarding’ als hinderpaal om succesvol digitaal te factureren. Iedereen weet wat het belang is maar het blijft vaak een probleem, in plaats van een oplossing.

Onboarding Best Practices
En dat is jammer – we hebben inmiddels genoeg ervaring met ketensamenwerking opgedaan om ‘best practices’ te identificeren, die het meekrijgen van ketenpartners (en interne aarzelaars en maarzeggers) een fluitje van een cent maken. We sommen er een aantal op.

1. Dynamic discounting – daar hebben beide partijen baat bij. Tip: kies voor een glijdende schaal, beginnend met 2% op dag 10 n dan langzaam minder, in plaats van 0% vanaf dag 12.
2. Biedt de leverancier een cashplanner-functie. Daarmee kan hij bijvoorbeeld intikken hoeveel cash hij eind van de maand nodig heeft – en zien via welke versnelde betalingen hij zijn doel bereikt.
3. Vermijd vaste afspraken. Crediteuren hebben soms meer en soms minder geduld – geef ze de keuze.
4. Zorg dat PO’s automatisch een factuur genereren
5. Geef voldoende informatie online – voorkom telefoontjes naar de helpdesk. Belt hij toch, wijs hem dan waar hij die info de volgende keer kan vinden.
6. Maak het gemakkelijk voor je leveranciers om zich aan te sluiten. Zorg bijvoorbeeld dat alle reeds bekende leveranciersinfo uit je ERP-pakket al in het e-invoice portaal staat, voor de leverancier zich aansluit.
7. Laat de leverancier zelf zijn gegevens bijhouden.
8. Vaak zullen leveranciers toch ‘attachments’ mee willen sturen. Zorg dat je e-invoicing tool dat aankan.
9. Laat je ketenpartners niet betalen voor de dienst.
10. Kies een systeem dat ook leveranciers in staat stelt rapportages op te stellen over PO’s, facturen en betalingen.
11. Loop niet in de val om alleen de verzending te digitaliseren – waarna verwerking ( en betaling) toch weer dagen duurt. Workflow hoort erbij.
12. Begin desnoods met je twintig belangrijkste suppliers en breidt daarna organisch uit.
13. Zorg ervoor dat elke nieuwe leverancier naar je systeem verwezen wordt – met alle voordelen van dien.
14. Beschouw en behandel je leveranciers als je beste klanten, met wie je graag en transparant samenwerkt.
15. Vraag de leverancier om tips en ervaringen. Wat hebben zij geleerd van andere klanten?

Heeft u voorbeelden uit de praktijk die ketensamenwerking hebben verbeterd? Heeft u een van bovenstaande tips geïmplementeerd? Ik hoor graag uw ervaringen in de reacties op deze blogpost.

Erica van den Biggelaar (auteur) Niets is zo blijvend als verandering. Maar ondanks dat worden bij veel organisaties “repeterende” bedrijfsprocessen dagelijks (handmatig) nog steeds op dezelfde manier uitgevoerd. Ik daag mensen, organisaties en mezelf graag uit om samen te kijken...