3 kansen om onderwijs te vernieuwen
3 kansen om onderwijs te vernieuwen
De laatste jaren is er een toenemende behoefte aan onderwijsvernieuwing. Daarbij zijn we geneigd om vooral te kijken naar de kosten. Technologie die vernieuwing accelereert is immers niet gratis. Toch zou wat meer oog voor de opbrengsten een beter investeringsklimaat scheppen. Waarvan het onderwijs uiteindelijk profiteert.
Technologie biedt fantastische kansen voor onderwijsinstellingen om efficiënter, servicegerichter en voordeliger te werken. Ik noem graag drie kansen.
1. Administratie stroomlijnen
Elke onderwijsinstelling heeft te maken met een wirwar van administratieve processen. Al deze handelingen drukken vaak behoorlijk op de begroting. Terwijl met de juiste technologie de volledige administratie verregaand te stroomlijnen is. Neem de inkoop- en factuurverwerking. In veel onderwijsorganisaties gebeurt dit nog altijd per locatie op verschillende manieren. Facturen komen op diverse adressen binnen en worden decentraal verwerkt. Er is amper controle en niemand weet precies wie wat bij welke leverancier bestelt. Het risico is dat facturen zoekraken of juist dubbel worden betaald. Inkoopvoordeel ontbreekt. Met een centrale en digitale administratie gaat er substantieel minder tijd verloren aan het zoeken naar facturen of andere documenten. Alles is eenvoudig te traceren. Het proces wordt zo een stuk doelmatiger. En dat merk je.
2. Documenten digitaliseren
Veel onderwijsinstellingen zijn grootverbruikers van papier en inkt. Facturen, inkooporders, studenten- en medewerkersdossiers, salarisadministratie. Het zijn omvangrijke documentstromen die vaak nog volledig worden geprint en bewaard. Deels heeft dit te maken met compliancy, maar een groter deel is probleemloos te digitaliseren. Met alle voordelen en kostenbesparingen van dien. Documenten fysiek archiveren en bijhouden kost immers tijd, ruimte en werkuren. Bovendien hoeft documenten digitaliseren geen hels karwei te zijn. Met de juiste hulpmiddelen worden gescande documenten direct op de juiste plaats opgeslagen.Dan kunt u er natuurlijk ook nog voor kiezen om lesmateriaal digitaal beschikbaar te stellen aan leerlingen. Collega’s hoeven niet langer opdrachten en oefeningen uit te printen op papier, maar kunnen dit digitaal aanbieden aan de student via een webportal. Dat scheelt extra handelingen, printkosten en uiteindelijk ook tijd.
3. Overal mobiel printen
Printfaciliteiten op onderwijsinstellingen vormen één van de grootste verborgen kostenposten en tevens één van de grootste ergernissen van zowel medewerkers als studenten. Veel scholen beschikken nog over eigen computers en printers. Gebruikers moeten de documenten éérst naar zichzelf mailen, om het vervolgens via de computer van school te printen. Omslachtig en tijdrovend voor de gebruiker en voor de onderwijsinstelling inefficiënt en kostbaar. Het kan ook anders. Met mobiel printen kan iedereen vanaf een eigen mobiel apparaat printen. Dit werkt via een intuïtieve app met geïntegreerde betaalmodule. Hierbij is het mogelijk om de printers standaard in te stellen op dubbelzijdig afdrukken, waardoor afdrukken op rekening van de onderwijsinstelling zelf een significante besparing oplevert. Kosten doorbelasten op de gebruiker is ook mogelijk. Terwijl leerlingen en medewerkers met mobiel printen meer service ervaren, hoef je als onderwijsinstelling minder te investeren. Het is bijvoorbeeld mogelijk om per opleiding of etage één multifunctioneel apparaat te plaatsen voor printen, kopiëren en scannen.
Meer tijd over voor onderwijs
Natuurlijk, alle bovenstaande voorbeelden vragen om een investering. Maar kijk vooral ook naar de opbrengst. Door administratieve processen te stroomlijnen, documenten te digitaliseren en te kiezen voor mobiel printen bespaar je uiteindelijk tijd doordat processen efficiënter verlopen. Je zorgt voor meer tevredenheid onder studenten, docenten en leveranciers doordat informatie altijd en overal digitaal beschikbaar is.
Zo houd je aan het eind van de rit geld over voor datgene waar het uiteindelijk allemaal om draait: leerlingen voorzien van excellent en vernieuwend onderwijs.
Erica van den Biggelaar (auteur) Niets is zo blijvend als verandering. Maar ondanks dat worden bij veel organisaties “repeterende” bedrijfsprocessen dagelijks (handmatig) nog steeds op dezelfde manier uitgevoerd. Ik daag mensen, organisaties en mezelf graag uit om samen te kijken...
